Accompagnement certification Qualiopi

La certification Qualiopi est nécessaire depuis le 1er janvier 2022 pour tout organisme de formation souhaitant recevoir des fonds publics.

Qualiview conseil propose un accompagnement à la certification Qualiopi. We are able to do all the work in English (including all the documents).

Sandrine Baslé, directrice de Qualiview conseil, est également auditrice sur le référentiel Qualiopi pour plusieurs organismes certificateurs. Ceci en fait une experte à même de vous conseiller sur les pratiques à mettre en œuvre pour mieux répondre à ce référentiel.

Notre accompagnement à la certification Qualiopi est personnalisé et adapté à votre situation. Il peut être réalisé en anglais.

Offre d'accompagnement à la certification Qualiopi

Nous accompagnons les organismes de formation (y compris les CFA) jusqu’à l’obtention de la certification Qualiopi.

Une de nos expertes vous suit et répond à toutes vos questions pendant les réunions et par mail entre chaque réunion. Nous sommes en alerte le jour de votre audit pour répondre à vos questions si besoin. 

Notre accompagnement à la certification Qualiopi consiste en :

  • Faire un état des lieux de votre situation actuelle (diagnostic) ;
  • Identifier les indicateurs qui s’appliquent à vous et vous indiquer les écarts (non conformités) ;
  • Établir un plan d’action (actions restant à mener)
  • Identifier les éléments de preuves et prévoir ceux manquants ;
  • un audit à blanc (si nécessaire).

Faire appel à Qualiview conseil c’est la garantie d’être en contact avec une équipe d’expertes dédiées.

Nous rédigeons avec vous votre manuel Qualité Qualiopi. L’audit est parfois un peu stressant et le fait d’avoir, par écrit, la réponse pour chaque indicateur, vous retire une grande partie du stress éventuel.

Ce manuel qualité présente, pour chaque indicateur :

  • la réponse que vous pourrez apporter à l’oral lors de votre audit ;
  • en y associant vos éléments de preuve.

La constitution de ce manuel Qualiopi permet de savoir ce que vous devez dire à l’auditeur le jour de l’audit. Et en fixant votre démarche aujourd’hui, vous gagnerez un temps précieux dans la préparation de l’audit de surveillance

Nos forces : 

  • Sandrine Baslé, directrice de Qualiview Conseil qu’elle a créé en 2010,  est auditrice pour plusieurs organismes certificateurs depuis 2019 ; Ceci nous permet de vous conseiller sur le choix d’un organisme certificateur en connaissance de cause ;
  • Nous sommes spécialistes de la formation professionnelle depuis 12 ans et travaillons au sein de l’équipe de Centre Inffo (association sous tutelle du Ministère du travail) ;
  • Notre connaissance du droit applicable en matière de formation professionnelle ainsi que des dispositifs de financement, nous permet de vous conseiller plus largement sur le développement de votre activité ;
  • Notre expérience de juriste (avocat au barreau de Paris de Sandrine Baslé, spécialiste des contrats), constitue un appui dans l’élaboration des documents contractuels ;
  • Sandrine Baslé a travaillé plusieurs années dans le domaine des études et sondages (pour IPSOS et l’Institut CSA) : ceci est un atout pour les indicateurs portant sur le recueil de la satisfaction ;
  • De par notre expérience d’accompagnement depuis plus de 3 ans sur Qualiopi, nous pourrons vous permettre de mettre en place les meilleures pratiques pour votre activité (processus, constitution d’éléments de preuve) ;
  • Notre accompagnement est complet et permet de vous préparer dans de bonnes conditions : vous profitez de cette opportunité pour revoir vos pratiques et pérenniser l’activité dans le temps, tout en améliorant votre image de centre de formation délivrant des prestations de qualité ; 
  • Notre accompagnement vous permet d’être assuré de mettre en place les bonnes pratiques dans la durée pour votre organisme de formation et donc d’être préparé pour les prochains audits Qualiopi (tous les 18 mois).

Eléments de preuve et processus : nous vous fournissons également des documents types (trames) qui peuvent vous aider pour mettre en œuvre le plan d’action :

  • fiche présentation de vos formations (indicateur 1, 2 et 3)
  • questionnaire d’analyse du besoin (indicateur 4)
  • déroulé pédagogique (Indicateur 6)
  • questionnaire d’auto-évaluation  (indicateur 8)
  • questionnaires de satisfaction (indicateur 30)
  • charte Handicap
  • charte des formateurs
  • clause pour contrat de sous-traitance (indicateur 27)
  • règlement intérieur
  • documentation réglementaire (indicateurs 9 et 17)
  • mail financeur (indicateur 30) 
  • suivi des aléas et réclamations (indicateur 31)
  • plan d’amélioration continue (indicateur 32)…

Au-delà de la possibilité de recevoir des fonds publics, cette démarche qualité est une opportunité pour améliorer le fonctionnement de votre organisme. Pour cela, il convient de faire appel à un spécialiste de la formation professionnelle. Qualiview conseil a su développer depuis 10 ans une véritable expertise dans ce domaine. 

Sandrine Baslé, directrice de Qualiview conseil, est par ailleurs auditrice pour des organismes certificateurs. Ce rôle lui donne une légitimité et une connaissance de la ou des journées d’audit où vous présentez vos éléments de preuve à un auditeur ou une auditrice. Ce jour-là, vous devez démontrer la réalité et pérennité de vos pratiques.

Si les critères et les indicateurs sont bien expliqués dans le guide, de nombreux écueils restent à éviter. Il est nécessaire d’affiner en fonction du périmètre de votre activité. Il est nécessaire de démontrer que la démarche que vous décrivez est réelle et pérenne. Une autre difficulté réside dans la rapidité de l’audit lui-même qui ne dure qu’un jour pour la majorité des prestataires de formation. Afin d’aborder cette journée sereinement, il est préférable de bien s’y préparer.

La journée d’accompagnement par Qualiview conseil pour les entreprises de formation et CFA est de 1200 euros HT. Cela comprend l’analyse des éléments de preuve entre chaque session d’accompagnement et le suivi du prestataire jusqu’à l’obtention de la certification Qualiopi. Il faut compter entre 1 et 5 journées en moyenne. 

100% des entreprises accompagnées ont été certifiées Qualiopi (sans non-conformité). 50 entreprises de formation accompagnées à ce jour (décembre 2021).

Pour en savoir plus, contactez-nous ! 01 45 80 27 71 ou info@qualiview-conseil.com

Vous pouvez aussi consulter nos offres :

Nos articles sur Qualiopi :

Les réponses à vos questions les plus fréquentes

Quand pourrais-je être certifié ?

 

Pour un organisme de moins de 6 salariés, comptez maximum 2 mois. Ce délai est estimé :

  • dans l’hypothèse où vous préférez organiser le diagnostic dans les 2 semaines ( et non immédiatement, et afin de vous préparez) ;
  • en tenant compte du délais de 2 semaines après l’audit initial, pour que l’organisme certificateur prenne sa décision (ce délai peut être plus court).

Si vous êtes très pressés, il est possible d’accélérer le processus et que vous soyez certifiés dans un délai d’1 mois. 

Ces délais sont indiqués en moyenne, en fonction de ce que nous avons observé. 

Pour les “gros” organismes (plus de 6 salariés) ou les CFA, la préparation est souvent plus longue et dépend beaucoup de la disponibilité des équipes pour mettre en place le plan d’action. Comptez un minimum de 3 mois et de façon plus réaliste, 6 mois. 

Quelles sont les étapes de l'accompagnement ? 

 

Diagnostic : de 0,5 à 1,5 jour selon les cas
Suivi du plan d’actions ; Minimum 2 réunions et jusqu’à 1 journée par semaine selon les cas (cf. le tableau récap. ci-dessous)
Audit blanc si besoin.

Pour plus de détails sur ces différentes étapes : 

  1. Nous fixons un 1er rendez-vous de diagnostic dans un délais de 2 semaines (ce délai peut-être plus court, si besoin); il nous arrive, pour préparer le diagnostic, de prévoir 1 heure de rendez-vous pour vous présenter les attendus de chaque indicateur. Cela vous permet de mieux vous préparer pour la journée de diagnostic ; 
  2. 1 journée de diagnostic (qui est parfois réduite à 1/2 jour) : pour réaliser ce diagnostic, nous suivons les indicateurs qui vous concernent, comme dans le cadre d’un audit blanc. Nous prenons note de vos réponses dans le projet de manuel qualité. Nous gardons ce qui est conforme dans vos pratiques. Quand il y a un écart, nous vous indiquons quoi faire. Pour cela, nous vous outillons de trames de documents. Celles-ci sont adaptées à votre situation. Elle vous donne une meilleure idée de ce qui est attendu. Dans le manuel, nous indiquons en rouge ce qu’il reste à faire. Et nous associons, pour chaque indicateur, les éléments de preuves à prévoir ;
  3. Accompagnement à la mise en oeuvre du plan d’action jusqu’à la conformité : nous fixons des réunions régulières au cours desquelles nous suivons la mise en oeuvres du plan d’action et nous complétons le manuel qualité Qualiopi ;
  4. Sensibilisation des équipes internes ou des formateurs sous-traitants : il est parfois utile de réunion tous vos formateurs et que nous leur présentions la démarche qui est en train de se mettre en place ; cela les rassure et permet de répondre à leurs questions ; 
  5. Pour certains clients, nous organisons un audit blanc avec une auditrice ou auditeur ;
  6. Nous pouvons aussi faire un focus sur le handicap : Handicap et Qualiopi ;
  7. Enfin, nous pouvons être présents le jour de votre audit, si besoin ; dans les cas, nous sommes en alerte le jour de l’audit en cas de questions de la part de l’auditeur ou auditrice.

Exemples de prix de l’accompagnement Qualiopi, en fonction de votre contexte :

Offre Qualiview conseil

Vous êtes ?

Nbre de jours d'accompagnement

Ce qui comprend

Manuel qualité

Audit blanc ?

Durant votre audit

Prix (HT)

Mini

Un indépendant ou une structure avec 1 ou 2 salariés

de 1 à 1,5 jours

Aide à la rédaction des éléments de preuve Remise de trames

Oui (au moins en projet)

Optionnel

En alerte le jour de votre audit, nous appeler en cas de question ou non-conformité

de 900€ à 1.800€

Moyen

Un organisme avec plus de 2 salariés ou adossé à une entreprise principale

de 1,5 à 4 jours

Aide à la rédaction des éléments de preuve Remise de trames

Oui

Optionnel

En alerte le jour de votre audit, nous appeler en cas de question ou non-conformité

de 1.800€ à 4.800€

Large

Un (gros) organisme avec un périmètre ou un chiffre d'affaires importants

de 4 à 8 jours

Aide à la rédaction des éléments de preuve Remise de trames

Oui

Compris

Notre présence

de 4.800€ à 9.600€

Maxi

Un organisme multi-sites avec un chiffre d'affaires important (plus de 750K)

de 8 à 24 jours et plus (rendez-vous réguliers toutes les semaines)

Aide à la rédaction des éléments de preuve Remise de trames

Oui

Compris

Notre présence

de 9.600€ à 40.000€ et plus

Notre prestation comprend aussi :

Toute communication nécessaire en dehors des réunions
Suivi post audit (nouveautés juridiques)
Participation aux événements organisés pour les clients Qualiview conseil

RÉFÉRENCES

Résultats : Une cinquantaine d’organismes accompagnés et aucun organisme n’a eu de non-conformité jusqu’à présent (English Booster, Circoe, GSM Master, OPPBTP, D2L informatique, Humensis, Vinci, Dalkia, Asplef, Nexity, l’école internationale de la danse (AID et AFMDCC), PSA, CFA Navigation intérieure, Pluridis Axa Assistance,…). Nous pouvons aussi accompagner en anglais.

Recommandations de clients de Qualiview conseil (2020-2021) dans le cadre de missions de formation / accompagnement à la démarche Qualiopi.

Organisme de formation d’un constructeur automobile“Mes plus sincères remerciements pour l’accompagnement que vous avez délivré. Lors de l’audit, nous avons véritablement pris conscience de la qualité de votre prestation, nous étions bien préparés pour répondre aux questions et présenter les éléments de preuve attendus. Toute l’équipe formation se joint donc à moi pour vous remercier.”

Organisme de formation d’un syndicat “Cet accompagnement m’a permis de gagner en temps et en efficacité, de maîtriser les procédures qualités, de pouvoir les expliquer, et les défendre et également d’avoir le vocabulaire pédagogique adapté. Qualiview Conseil  de par son expérience et son expertise dans la démarche qualité nous a apporté tout son savoir-faire et permis de d’obtenir la certification QUALIOPI. Un grand merci pour votre professionnalisme.”

Organisme de formation dans le domaine des langues“Un grand merci à toute l’équipe de QUALIVIEW et plus particulièrement à Sandrine pour votre accompagnement réussi : nous venons de recevoir la confirmation de notre certification Qualiopi !

Etape par étape, Sandrine nous a véritablement coachés avec rigueur et aussi une pointe d’humour ce qui est très appréciable. Merci également à Sylvie pour l’audit blanc, qui fut très utile pour nous préparer en conditions réelles. Professionnalisme, focus-résultat et réactivité sont les trois mots clés qui me viennent à l’esprit quand je pense à QUALIVIEW. 

Je vous recommande vivement leurs services qui, avec le recul, me semblent indispensables pour préparer sereinement et efficacement sa certification QUALIOPI.”

Académie dans le domaine culturel« Nous avons eu l’occasion d’apprécier la prestation fournie par la Société Qualiview conseil dans le cadre de la mise en place de la certification Qualiopi.

Dans ce contexte, nous recommandons sans réserve, Madame Sandrine Baslé qui est pour nous, à l’image de ce cabinet, une interlocutrice de grande qualité. »

« Nous avons eu l’occasion d’apprécier la prestation fournie par Madame Sandrine Baslé et Madame Béatrice Huet dans le cadre du montage du renouvellement de notre titre d’artiste danseur, danseuse au RNCP. Vous avez su faire évoluer notre référentiel au plus près des métiers qu’il visait. 

Cette démarche nous a conduit à une analyse approfondie qui a abouti à la refonte de notre dossier et au changement de référencement avec le titre d’artiste danseur(euse) chanteur(euse) et comédien(ne), au plus près de notre cœur de métier.  Nous avons apprécié, au cours des séances de travail planifiées, la qualité, le professionnalisme et la connaissance du fonctionnement de notre CFA Danse, Chant, Comédie. La recevabilité de notre dossier, déposé en ligne par vos soins, a été validée par France Compétences. 

Dans ce contexte, nous recommandons sans réserve, Madame Sandrine Baslé et Madame Béatrice Huet, qui avez su être pour nous, à l’image de ce cabinet, des interlocutrices de grande qualité. »

CFA CAP / Bac pro« Très bonne synthèse à partir des données transmises par le demandeur. Appréciation juste et adaptée des remarques. Aide précieuse pour la cohérence de l’ensemble. Toujours très grande disponibilité avec toujours beaucoup d’efficacité et de gentillesse. »

Puis à la suite de l’audit : « nous tenions à exprimer notre vive gratitude à Sandrine Baslé qui a su, avec beaucoup de professionnalisme, de rigueur mais aussi de diplomatie, nous faire découvrir ce qui pouvait être conforme ou non. Elle s’est pleinement investie dans cet accompagnement bien au-delà de sa mission, avec conviction, compétence et gentillesse, afin de nous préparer le mieux possible dans cet objectif de certification obtenue suite à cet Audit. »

CFA spécialisé dans l’optique « Nous sommes très contents de travailler avec Sandrine Baslé. Vous êtes toujours à notre disposition. Vous proposez vous-mêmes de passer un coup de fil pour dire que vous êtes là pour nous. Vous êtes très réactive. Nous avons les retours très rapidement de votre part. Le travail est compréhensible. Vous nous donnez des bonnes instructions exploitables. Vous respectez notre rythme, en respectant nos possibilités, ce qui est important pour nous. »

Organisme dans le domaine de l’hôtellerie :  “Compétence évidente, bienveillance et passionnée par ses multiples activités, c’est toujours un plaisir d’échanger professionnellement avec Sandrine. D’un apport indispensable à la préparation de l’audit de certification Qualiopi, Sandrine est toujours disponible et à l’écoute. Une vraie pro. !”

Organisme dans le domaine des services« A l’écoute et très pro! Je recommande vivement !! »

Organisme uni-personnel « Je vous écris ces quelques lignes pour vous exprimer toute ma reconnaissance pour votre accompagnement sur la voie de Qualiopi.

J’ai particulièrement apprécié votre temps passé sans compter pour m’apporter tout l’éclairage nécessaire à la lecture et à l’interprétation du référentiel national, votre disponibilité et vos bons conseils pour préparer l’audit initial. »

Organisme de formation : « L’équipe K. et moi-même tenons à vous remercier de votre accompagnement dans la démarche Qualiopi. Vos explications, votre pédagogie et votre réactivité nous ont été précieuses dans l’obtention de notre certification. Au plaisir de travailler de nouveau avec vous pour l’audit de surveillance. »

DERNIERES PUBLICATIONS DE QUALIVEW CONSEIL

Que faut-il savoir sur l’audit de surveillance ? (9/8/2021) : https://qualiview-conseil.com/audit-surveillance-qualiopi/

Quel avenir pour le modèle économique des indépendants ? (2/7/2021) : https://www.centre-inffo.fr/site-centre-inffo/actualites-centre-inffo/le-quotidien-de-la-formation/articles-2021/quel-avenir-pour-le-modele-economique-des-independants

La certification Qualiopi pour les formations à distance (06/06/2021) : https://qualiview-conseil.com/la-certification-qualiopi-pour-les-formations-a-distance/

Référentiel Qualiopi : quelles spécificités pour les prestataires de Validation des Acquis de l’Expérience (VAE) ? (09/01/2021) : https://qualiview-conseil.com/certification-qualiopi-vae/

Calculer la durée de l’audit initial dans le cadre de la certification Qualiopi 2022 (02/01/2021) : https://qualiview-conseil.com/calculer-duree-audit-initial-qualiopi/

Articles repris dans le dossier documentaire de Centre Inffo sur Qualiopi : https://www.centre-inffo.fr/site-reforme/qualite-de-la-formation/dossier-documentaire-qualiopi-la-qualite-des-prestataires-de-formation

Sur le handicap et Qualiopi

Handicap : quels indicateurs du référentiel Qualiopi en parlent ? https://qualiview-conseil.com/handicap-quels-indicateurs-du-referentiel-qualiopi-en-parlent/

Recommandations opérationnelles de Qualiview conseil à l’attention des référents handicap au sein des organismes de formation et des CFA (12/08/2020) : https://qualiview-conseil.com/recommandations-operationnelles-a-des-referents-handicap-au-sein-des-organismes-de-formation/

Qualiopi : une étude de Qualiopi pointe une insuffisante prise en compte du handicap (03/09/2020) : https://www.centre-inffo.fr/site-centre-inffo/actualites-centre-inffo/le-quotidien-de-la-formation/articles-2020/qualiopi-une-etude-de-qualiview-pointe-une-insuffisante-prise-en-compte-du-handicap

Comment mieux prendre en compte le handicap dans le secteur de la formation professionnelle, en harmonie avec le référentiel Qualiopi ? (01/08/2020) : https://qualiview-conseil.com/formation-professionnelle-et-handicap-dans-le-cadre-de-qualiopi/

Sur l’ingénierie pédagogique à distance : Quelles conséquences du confinement sur les pratiques de formation, aujourd’hui et sur le long terme ? (27/05/2020) : https://qualiview-conseil.com/pedagogie-distanciel-confinement/

Le confinement modifiera durablement les pratiques de formation (Qualiview conseil) (09/06/2020) : https://www.centre-inffo.fr/site-centre-inffo/actualites-centre-inffo/le-quotidien-de-la-formation/articles-2020/le-confinement-modifiera-durablement-les-pratiques-de-formation-qualiview-conseil

Ce qu’il faut savoir sur le Référentiel National Qualiopi

Qualiopi, nom du nouveau référentiel qualité, s’applique à toute entreprise de formation voulant recevoir des fonds publics ou mutualisés, de l’État, des régions, de la Caisse des dépôts et consignations, de Pôle emploi ou de l’Agefiph. Pour pouvoir bénéficier de ces fonds, il sera nécessaire d’être certifié Qualiopi à partir du 1er janvier 2022.

Quelle différence avec Datadock ?

Qualiopi est l’étape 2 par rapport à Datadock. Ce dernier disparaîtra à partir du moment où Qualiopi entrera en vigueur. Datadock est donc toujours d’actualité. Il a été mis en place en 2017 par les financeurs afin de pousser les prestataires de formations à respecter certaines conditions (21 indicateurs, contre jusqu’à 32 indicateurs pour Qualiopi). En contrepartie, ils pouvaient prétendre à des fonds publics. 

Datadock a été un succès puisque 44 000 prestataires étaient “datadockés” alors que seulement 22 000 recevaient des fonds publics. Datadock a été reconnu comme un gage de qualité et a joué un rôle important sur le marché de la formation. Cette marque a été rapidement connue de tous. 

Au vu de ce succès, France Compétences, la nouvelle entité qui régit la formation professionnelle, a souhaité passer à l’étape suivante et aller plus loin en termes d’exigences requises pour prétendre à des fonds publics. 

Ce qui est nouveau avec Qualiopi par rapport à Datadock, réside dans :

  • la prise en compte de l’analyse du besoin en amont de la conception des formations
  • la coordination des membres de l’équipe
  • l’amélioration continue des relations avec l’ensemble des parties prenantes (et plus seulement les stagiaires)
  • la mise en place d’indicateurs spécifiques à la certification professionnelle et à l’alternance

Comment déterminer les indicateurs qui vous concernent ?

Les 32 indicateurs sont regroupés en 7 critères de qualité. Le nombre d’indicateurs dépend de votre activité : formation continue, VAE, alternance et bilan de compétences. Si vous proposez des certifications professionnelles, vous serez aussi soumis à des indicateurs spécifiques. Le tableau ci-dessous permet de bien identifier et comprendre les indicateurs auxquels vous êtes soumis en fonction de votre activité :

Référentiel National Qualiopi

Que faut-il savoir sur l’audit Qualiopi ?

L’audit se déroule sur 1 à 4 jours dans la majorité des cas ( en fonction du chiffre d’affaires, du nombre de sites de l’entreprise de formation et de l’étendue de son activité (formation, VAE, bilan de compétences et apprentissage). Pour calculer la durée de votre audit, vous pouvez utiliser notre table de calcul: https://qualiview-conseil.com/calculer-duree-audit-initial-qualiopi/
L’audit est organisé par un des 29 organismes certificateurs dont la liste figure à https://certification-qualiopi.fr/liste-organismes-certificateurs-qualiopi-2020/
Nous pouvons vous aider à faire votre choix.

PUBLICATIONS

Recommandations opérationnelles de Qualiview conseil à l'attention des référents handicap au sein des organismes de formation et des CFA

Auteures : Sandrine BasléEsther Gagneux et Valentine Lesser Galtier, publié le 12 août 2020

Le référentiel Qualiopi requiert que les prestataires de développement des compétences démontrent la mise en place d’une démarche vis-à-vis des publics en situation de handicap. Le référentiel compte un indicateur spécifique au handicap.

Comment mieux prendre en compte le handicap dans le secteur de la formation professionnelle, en harmonie avec le référentiel Qualiopi ?

Auteures : Sandrine Baslé et Esther Gagneux, publié le 01 août 2020

Qualiview conseil, avec le soutien de Valentine Lesser et du CFA Stephenson, a réalisé 19 entretiens au mois de juillet 2020, à la fois avec des personnes en situation de handicap (9 entretiens) et des professionnels de la formation et du handicap (10 entretiens) afin de mieux comprendre comment est et doit être pris en compte le handicap dans le secteur de la formation professionnelle.

Quelle continuité des activités pédagogiques et des financements de la formation en période de coronavirus ?

Par Sandrine Baslé, publié le 20 avril 2020

Responsable du pôle droit et politiques de formation à Centre Inffo, Fouzi Fethi a présenté les conséquences de la situation actuelle sur la continuité pédagogique et les financements de la formation au cours d’un webinaire disponible en replay. Retour sur quelques points de son intervention.