Référentiel Qualiopi :
quelles spécificités pour les prestataires de VAE (Validation des Acquis de l’Expérience) ?
Auteures : Sandrine Baslé et Esther Gagneux publié le 9 janvier 2021, mise à jour le 9 décembre 2022
Le référentiel Qualiopi est obligatoire le 1er janvier 2022 pour tous les prestataires de formation recevant des fonds publics. Qualiopi concerne également les prestataires d’actions permettant la VAE (Validation des Acquis de l’Expérience). Le guide de lecture de Qualiopi contient des spécificités applicables aux prestataires de VAE. Cet article vise à éclairer ces particularités du référentiel Qualiopi pour la VAE.
La VAE, mise en place en 2002, est un dispositif qui permet d’obtenir une certification professionnelle : le Ministère du travail précise que “Toute personne, quels que soient son âge, sa nationalité, son statut et son niveau de formation, qui justifie d’au moins 1 an d’expérience en rapport direct avec la certification visée, peut prétendre à la VAE. Cette certification, qui peut être un diplôme, un titre ou un certificat de qualification professionnelle doit être inscrite au Répertoire national des certifications professionnelles (RNCP).”
En ce qui concerne la certification Qualiopi, les prestataires de VAE sont soumis à tous les indicateurs transversaux du référentiel (qui s’appliquent à tous, par opposition aux indicateurs spécifiques).
Ici, nous nous concentrerons sur les indicateurs qui contiennent des spécificités pour les prestataires de VAE.
Nous proposons une offre d’accompagnement à la certification Qualiopi pour les prestataires de VAE. Pour en savoir plus, contactez-nous ! 01 45 80 27 71 ou info@qualiview-conseil.com.
Les indicateurs qui comprennent des spécificités sur la VAE sont les indicateurs 1, 2, 3, 4, 5, 6, 10, 11, 16, 18, 21, 23 et 32
Indicateur 1 : l’information du public bénéficiaire
“Le prestataire diffuse une information accessible au public, détaillée et vérifiable sur les prestations proposées : prérequis, objectifs, durée, modalités et délais d’accès, tarifs, contacts, méthodes mobilisées et modalités d’évaluation, accessibilité aux personnes handicapées.”
L’indicateur 1 indique aux entreprises de formation en général qu’elles doivent diffuser une information accessible au public, détaillée et vérifiable sur les prestations proposées.
Sur la VAE, le guide de lecture précise que “les contraintes et exigences de la démarche sont clairement formalisées et communiquées, notamment les modalités d’instruction et de faisabilité (c’est à dire le processus à suivre pour effectuer la demande d’éligibilité).”
Un prestataire de VAE doit donc communiquer clairement, comme toutes les entreprises de formation certifiées Qualiopi, sur :
- les prérequis,
- les objectifs,
- la durée (du projet de VAE dans son cas, mais aussi par exemple de durée hebdomadaire de travail estimée),
- les modalités et délais d’accès,
- les tarifs,
- les contacts,
- les méthodes mobilisées
- et les modalités d’évaluation,
- l’accessibilité aux personnes handicapées.
De manière plus spécifique à la VAE, il doit préciser les étapes détaillées à suivre pour effectuer une demande de Validation des Acquis de l’Expérience. Par exemple, le site internet du prestataire peut proposer d’effectuer une estimation de la faisabilité du projet de VAE, à travers un auto-diagnostic.
Indicateur 2 : les indicateurs de résultat
“ Le prestataire diffuse des indicateurs de résultats adaptés à la nature des prestations mises en œuvre et des publics accueillis.”
L’indicateur 2 implique de diffuser des indicateurs de résultats.
Il est précisé que, concernant la VAE, cela peut consister en une communication sur le nombre de candidats accompagnés, le taux de réussite globale, le taux de réussite sur les diplômes les plus demandés ou le taux de satisfaction des clients.
Le nombre de candidats accompagnés a du sens s’il est accompagné de la période concernée : par exemple, “8000 candidats accompagnés depuis 2005, dont 1300 en 2020”. Le prestataire peut également communiquer sur le pourcentage de chaque type de diplôme ou le nombre de bilans de compétences réalisés, si cela est utile. Tous ces éléments ne sont pas cumulatifs : le prestataire de VAE peut choisir ce qu’il est le plus opportun pour sa cible de communiquer.
Indicateur 3 : les taux d'obtention des certification professionnelle.
“Donner au public une information accessible, exhaustive et actualisée.”
Il convient d’informer sur les taux d’obtention des certifications préparées, les possibilités de valider un ou des blocs de compétences, ainsi que sur les équivalences, passerelles, suites de parcours et les débouchés.
Exception pour les nouveaux entrants : “la communication sur les taux d’obtention des certifications est auditée lors de l’audit de surveillance”.
Indicateur 4 : l'analyse du besoin
“ Le prestataire analyse le besoin du bénéficiaire en lien avec l’entreprise et/ou le financeur concerné(s).”
L’indicateur 4 demande de toujours bien analyser le besoin du bénéficiaire en formation.
Pour la VAE, il s’agit de contractualiser l’accompagnement, décrivant notamment la méthode utilisée, les modalités individuelles et collectives, mais aussi l’échéancier de la mise en œuvre. Par exemple, le prestataire peut fournir comme preuve le diagnostic initial d’un projet de VAE. Si le prestataire de VAE n’est pas responsable de l’analyse du besoin, il doit cependant démontrer qu’il en tient compte dans la conception et l’exécution de sa mission.
Pour un modèle de contrat entre l’accompagnateur VAE et la personne suivie : https://www.vae.gouv.fr/IMG/pdf/contrat-daccompagnement-en-vue-de-la-vae-2.pdf
Indicateur 5 : les objectifs opérationnels et évaluables
“ Le prestataire définit les objectifs opérationnels et évaluables de la prestation.”
Selon l’indicateur 5, le prestataire doit définir les objectifs opérationnels et évaluables de la prestation.
Le prestataire de VAE devra fournir des fiches de travail formalisant le cadre de travail avec le bénéficiaire, le programme de travail avec les durées prévues ainsi que les entretiens avec les accompagnateurs. Pour pouvoir démontrer cet indicateur, le prestataire de VAE montre la contractualisation de l’accompagnement à travers l’énonciation des engagements respectifs du bénéficiaire et de l’accompagnateur.
Indicateur 6 : contenu et modalités de mise en œuvre de la prestation adaptés aux objectifs définis et aux publics bénéficiaires
“Le prestataire établit les contenus et les modalités de mise en œuvre de la prestation, adaptés aux objectifs définis et aux publics bénéficiaires.”
En conformité avec l’indicateur 6, le prestataire, établit les contenus et les modalités de mise en œuvre de la prestation.
Pour la VAE, des éléments de preuve peuvent être les ateliers collectifs d’explicitation de l’expérience.
Remarque : les indicateurs 7 et 8 ne s’appliquent pas à la prestation d’accompagnement VAE.
Indicateur 9 : information aux bénéficiaires sur le déroulement de la prestation
“ Le prestataire informe les publics bénéficiaires des conditions de déroulement de la prestation.”
L’indicateur 9 correspond à : toutes les informations dont le bénéficiaire a besoin pour savoir :
- comment se déroule l’accompagnement,
- ce qu’il ou elle doit faire
- et s’il y a des rendez-vous, comment s’y rendre, à quelle heure (ou à distance : le lien de la visio).
Cela peut correspondre, par exemple, à un document “programme” et à un mail de rappelle à vos bénéficiaires.
Indicateur 10 : adaptation de la prestation
“ Le prestataire met en œuvre et adapte la prestation, l’accompagnement et le suivi aux publics bénéficiaires.”
L’indicateur 10 concerne l’adaptation de la prestation au public bénéficiaire.
Il précise dans le cas de la VAE d’adapter la durée et les modalités d’accompagnement en fonction du bénéficiaire, et de montrer comment sont mises en œuvre les phases individuelles et collectives.
Indicateur 11 : atteinte par les publics bénéficiaires des objectifs de la prestation
“Le prestataire évalue l’atteinte par les publics bénéficiaires des objectifs de la prestation.”
L’indicateur 11 oblige les prestataires à évaluer l’atteinte des objectifs.
Pour la VAE, il faudra présenter le dossier de suivi du candidat qui permette d’apprécier la progression du bénéficiaire tout au long de la prestation au regard des objectifs.
Indicateur 16 : le prestataire doit s’assurer que les conditions de présentation des bénéficiaires à la certification professionnelle respectent les exigences formelles de l’autorité de certification.
“Le prestataire respecte les exigences formelles de l’autorité de certification lorsqu’il présente des candidats à la certification qu’il propose.”
Par conséquent, le prestataire en VAE démontre qu’il a demandé au certificateur :
- les conditions de présentation aux certifications
- et les calendriers de jury.
Indicateur 18 : coordination des intervenants internes et externes
“Le prestataire mobilise et coordonne les différents intervenants internes et/ou externes (pédagogiques, administratifs, logistiques, commerciaux…).”
L’indicateur 18 concerne la coordination entre les différents intervenants, internes et/ou externes.
En cas de VAE, selon le guide de lecture : “les intervenants externes ne doivent en aucun cas être les certificateurs ou les financeurs”.
Le législateur ne souhaite donc pas que la personne accompagnant soit juge et partie.
Toutefois en pratique, ceci est parfois difficile à appliquer. Les auditeurs ne sont pas toujours trop regardants sur ce point. Ils prennent en compte le contexte et la difficulté à trouver des personnes accompagnant au-delà de l’organisme.
Indicateur 21 : compétence des intervenants
“ Le prestataire détermine, mobilise et évalue les compétences des différents intervenants internes et/ou externes, adaptées aux prestations.”
Selon l’indicateur 21, les compétences des intervenants internes et externes d’une entreprise de formation doivent être évaluées.
En tant qu’accompagnateur VAE, il convient d’apporter la preuve d’avoir été formé :
- à l’analyse des référentiels métiers et certifications dont il a la charge
- et à la méthodologie d’accompagnement.
Indicateur 23 : veille légale et réglementaire sur le champ de la formation professionnelle
“ Le prestataire réalise une veille légale et réglementaire sur le champ de la formation professionnelle et en exploite les enseignements.”
L’indicateur 23 demande de mettre en place une veille légale et réglementaire sur le champ de la formation professionnelle.
Pour un prestataire de VAE, cette veille doit concerner notamment le cadre légal du droit individuel à la VAE et ses modalités de financement. La veille ne se suffit pas à elle même : en effet, le référentiel Qualiopi, demande de démontrer que cette veille est véritablement utile au quotidien, c’est-à-dire qu’il faut en exploiter les enseignements.
Indicateur 32 : mettre en œuvre des mesures d’amélioration à partir de l’analyse des appréciations et des réclamations.
“Le prestataire met en œuvre des mesures d’amélioration à partir de l’analyse des appréciations et des réclamations.”
Le prestataire de VAE doit par exemple partager les résultats de l’accompagnement tels que le nombre de candidats en début et fin d’accompagnement, le taux et les causes d’abandon, le taux de réussite à la VAE.
Qualiopi représente donc pour les prestataires de VAE une opportunité pour améliorer de nombreux aspects de leur travail et ainsi gagner en légitimité sur leur terrain. Cela provoquera probablement à partir de cette année un fort essor du dispositif de VAE.
Prestataires de VAE, si vous vous posez des questions sur Qualiopi ou souhaitez vous faire accompagner, n’hésitez pas à nous contacter ! 01 45 80 27 71
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