Référentiel Qualiopi : quelles spécificités pour les Centres de Bilan de Compétences (CBC) ?
Auteures : Sandrine Baslé et Valentine Lesser Galtier, publié le 28 décembre 2021, mis à jour le 9 décembre 2022
Le référentiel Qualiopi, obligatoire depuis le 1er janvier 2022 pour tous les prestataires de formation recevant des fonds publics, concerne également les Centres de Bilan de Compétences (CBC). Le guide de lecture de Qualiopi contient des spécificités applicables aux Centres de Bilan de Compétences. Cet article vise à éclairer ces particularités du référentiel Qualiopi.
Créé en 1991, le bilan de compétences :
- permet de faire le point sur les compétences professionnelles et personnelles, les aptitudes et les motivations,
- puis de définir un projet professionnel
- et, le cas échéant, de définir un projet de formation.
En ce qui concerne le référentiel Qualiopi, les Centres de Bilans de Compétences sont soumis à tous les indicateurs transversaux du référentiel (qui s’appliquent à tous, par opposition aux indicateurs spécifiques). Si vous souhaitez en savoir plus sur la certification Qualiopi en vous faisant accompagner ou en suivant notre formation, n’hésitez pas à nous contacter. Pour en savoir plus sur le droit applicable aux Bilans de Compétences voir notre article.
Un Centre de Bilan de Compétences (CBC) ayant obtenu la certification Qualiopi pourra prétendre aux fonds publics (OPCO, Pôle Emploi, CPF (code 202), …)
Le guide de lecture donne des précisions applicables aux Centres de Bilan de Compétences pour les indicateurs 1,2, 4, 5, 9, 10, 17, 19 et 30. En complément, nous vous donnerons quelques explications pour les indicateurs 6, 11, 12, 18, 21, 23, 24, 25.
Les indicateurs 3, 7, 8, 13, 14, 15, 16, 20, 28 et 29 ne s’appliquent pas dans le cadre des bilans de compétences.
Pour les indicateurs 31 et 32, il n’y a pas rien de spécifique aux bilans de compétences. Vous pouvez lire les éléments figurant dans notre article “Qualiopi, c’est quoi ?” concernant ces 2 indicateurs.
Si vous êtes nouvel entrant au titre de Qualiopi, des spécificités sont également précisées dans le guide. Nous les avons intégrées dans cet article.
CRITÈRE 1 : COMMUNICATION
Indicateur 1 : l’information du public bénéficiaire
“Le prestataire diffuse une information accessible au public, détaillée et vérifiable sur les prestations proposées : prérequis, objectifs, durée, modalités et délais d’accès, tarifs, contacts, méthodes mobilisées et modalités d’évaluation, accessibilité aux personnes handicapées.”
Le guide de lecture précise les informations accessibles en amont pour les bénéficiaires dans le cadre des CBC sont : “tout support rappelant le cadre légal et réglementaire du bilan de compétences, ses objectifs, son financement.” Ainsi, vos supports de communication adressés à vos (potentiels) clients doivent préciser ces éléments ainsi que ceux indiqués dans l’énoncé de l’indicateur 1 : objectifs, durée, modalités et délais d’accès, tarifs, contacts, méthodes mobilisées et modalités d’évaluation, accessibilité aux personnes handicapées.
Les objectifs du bilan de compétences :
- analyser ses compétences personnelles et professionnelles, ses aptitudes et ses motivations ;
- définir son projet professionnel et, le cas échéant, un projet de formation ;
- utiliser ses atouts comme un instrument de négociation pour un emploi, une formation ou une évolution de carrière.
La durée du bilan de compétences varie selon le besoin de la personne. Elle dure 24 heures maximum, réparties généralement sur plusieurs semaines. C’est une durée maximum. Elle dépend du ou des objectifs fixés. Quand le bénéficiaire a “juste” besoin de valider un projet en fonction de tests (de personnalité par exemple), la durée pourrait être de 8 heures. C’est la 1ère étape qui permet justement de fixer cette durée, en fonction des objectifs.
Il n’y a pas de prérequis nécessaire. Ainsi, le guide de lecture précise bien que : “les prérequis n’ont pas à être mentionnés.”
Il s’agit également d’indiquer les méthodes mobilisées, tarifs, délai d’accès et accessibilité aux personnes en situation de handicap.
Ce qui fera votre différenciation sont notamment la durée, les objectifs, le prix et les méthodes mobilisés.
Cet indicateur est applicable aussi aux nouveaux entrants (terme spécifique au référentiel Qualiopi et applicable aux nouveaux centres). Il n’y a pas de différence avec un centre en exercice depuis des années.
Indicateur 2 : les indicateurs de résultat
“ Le prestataire diffuse des indicateurs de résultats adaptés à la nature des prestations mises en œuvre et des publics accueillis.”
Le guide de lecture prévoit que ces indicateurs de résultat peuvent être :
- le nombre de bénéficiaires en début et en fin d’accompagnement,
- le taux de réalisation des entretiens de suivi à six mois,
- la nature et le nombre d’enquêtes-terrain réalisées par les bénéficiaires pour valider leur projet.
Vous pouvez choisir parmi ces exemples ou en prendre d’autres. Ce sera à vous de démontrer que les indicateurs que vous avez choisi sont pertinents.
En tant que nouvel entrant, on vous demande de choisir des indicateurs mais il ne vous est pas demandé de les publier à ce stade.
CRITÈRE 2 : CONCEPTION
Indicateur 4 : l'analyse du besoin
“ Le prestataire analyse le besoin du bénéficiaire en lien avec l’entreprise et/ou le financeur concerné(s).”
Le guide de lecture précise : “ L’outil utilisé dans le cadre de la phase préliminaire (par exemple la grille d’analyse partagée de la situation – APS) doit déboucher sur la coconstruction d’un programme personnalisé avec le bénéficiaire.”
Il est recommandé de démontrer qu’il y a des paramètres qui permettent de définir un programme personnalisé. Le législateur veut éviter l’application d’un programme préétabli appliqué systématiquement quel que soit le participant.
Concrètement, vous pouvez constituer une liste de questions qui vous permettent de mieux connaître la personne afin d’adapter le programme. Il n’y a pas de liste de questions pré-établie. Par exemple, les questions peuvent concerner le contexte, la motivation, l’urgence, les objectifs, l’expérience, le secteur….
Indicateur 5 : les objectifs opérationnels et évaluables
“ Le prestataire définit les objectifs opérationnels et évaluables de la prestation.”
Le guide de lecture précise : “Il existe des outils et grilles utilisés pour co-définir les objectifs en phase préliminaire et des documents de synthèse. Il peut s’agir d’objectifs en lien avec le développement des compétences à s’orienter.”
Cela correspond à l’évaluation des objectifs, comme pour une action de formation. Cela peut consister en une évaluation des objectifs avant/après la formation, parfois en une auto-évaluation (en votre présence afin que vous puissiez donner votre avis).
Indicateur 6 : contenu et modalités de mise en œuvre de la prestation adaptés aux objectifs définis et aux publics bénéficiaires
“Le prestataire établit les contenus et les modalités de mise en œuvre de la prestation, adaptés aux objectifs définis et aux publics bénéficiaires.”
Cela correspond au programme du bilan.
En général, le bilan comprend trois phases sous la conduite du prestataire. Le temps consacré à chaque phase est variable selon les actions conduites pour répondre aux besoins spécifiques de la personne.
Par exemple :
“ Une phase préliminaire a pour objet de :
- d’analyser la demande et le besoin du bénéficiaire,
- de déterminer le format le plus adapté à la situation et au besoin,
- de définir conjointement les modalités de déroulement du bilan.
Une phase d’investigation permet au bénéficiaire :
- soit de construire son projet professionnel et d’en vérifier la pertinence,
- soit d’élaborer une ou plusieurs alternatives.
Une phase de conclusion, par la voie d’entretiens personnalisés, permet au bénéficiaire de :
- s’approprier les résultats détaillés de la phase d’investigation,
- recenser les conditions et moyens favorisant la réalisation du ou des projets professionnels,
- prévoir les principales modalités et étapes du ou des projets professionnels, dont la possibilité de bénéficier d’un entretien de suivi avec le prestataire de bilan.
Cette phase se termine par la présentation au bénéficiaire des résultats détaillés et d’un document de synthèse. Les résultats du bilan sont la seule propriété du bénéficiaire.”2
Remarque : l’indicateur 7 ne s’applique pas à la prestation de bilans de compétences.
Indicateur 8 : positionnement
Cette indicateur ne s’applique pas aux bilans de compétences.
CRITÈRE 3 : RÉALISATION
Indicateur 9 : déroulement et modalités d'accès
“Le prestataire informe les publics bénéficiaires des conditions de déroulement de la prestation.”
Le guide de lecture mentionne une obligation spécifique pour les CBC :
“L’obligation d’information sur les engagements déontologiques (respect du consentement, confidentialité, neutralité) est mise en œuvre.”
Ainsi, il est nécessaire de prévoir des engagements sur le respect du consentement, de la confidentialité et de la neutralité. Mis à part ça, cet indicateur concerne le rappel des lieux et dates des séquences de travail et la mention concernant les besoins spécifiques pour les personnes en situation de handicap (PSH).
Indicateur 10 : adaptation de la prestation
“ Le prestataire met en œuvre et adapte la prestation, l’accompagnement et le suivi aux publics bénéficiaires.”
Le guide de lecture mentionne une obligation spécifique pour les Centres de Bilans de Compétences :
“La convention de prestation précise la durée, le coût, le planning prévisionnel, la description des trois étapes du bilan de compétences, la description des moyens, outils, méthodes, modalités pédagogiques et postures utilisés.”
C’est le propre d’un bilan de compétences que d’être adapté et d’inclure de l’accompagnement. Cela rejoint ce qui est déjà prévu à l’indicateur 6. Vous pouvez écrire un texte indiquant à partir de quels paramètres vous adaptez le bilan de compétences.
Indicateur 11 : atteinte par les publics bénéficiaires des objectifs de la prestation
“Le prestataire évalue l’atteinte par les publics bénéficiaires des objectifs de la prestation.”
Les outils d’évaluation ou d’auto-évaluation, les bilans intermédiaires (ou compte-rendu) et parfois un livret de compétences permettent de suivre l’avancée des résultats du bilan. Ils sont essentiels.
Indicateur 12 : favoriser l'engagement et prévenir les ruptures
“ Le prestataire décrit et met en œuvre les mesures pour favoriser l’engagement des bénéficiaires et prévenir les ruptures de parcours.”
Cela correspond à tout ce que le prestataire peut mettre en place pour maintenir la motivation du bénéficiaire. Par exemple, quand la prestation se déroule sur plusieurs semaines, un suivi entre chaque séquence de travail peut s’avérer essentiel pour maintenir la motivation et éviter les décrochages.
Concernant les ruptures, il s’agit d’être à l’écoute des signes avant-coureurs et de relancer la personne dont l’assiduité faiblirait (qui n’aurait pas produit le travail attendu) ou qui ne s’est pas rendue à une session de travail prévue.
CRITÈRE 4 : MOYENS TECHNIQUES ET HUMAINS
Indicateur 17 : moyens humains et techniques
“ Le prestataire met à disposition ou s’assure de la mise à disposition des moyens humains et techniques adaptés et d’un environnement approprié (conditions, locaux, équipements, plateaux techniques…)”
Le guide de lecture précise :
“Mise à disposition des moyens dédiés à l’activité. Un environnement garantissant la discrétion et la confidentialité des échanges est prévu. Le cas échéant, l’habilitation des personnes devant faire passer les tests est précisée.”
Vous devez apporter la preuve que vous avez les moyens techniques et les moyens humains de faire des bilans de compétences et en particulier : :
- un bureau qui permet la confidentialité des informations,
- des exercices et des tests (ils sont souvent utilisés dans le cadre de bilans de compétences),
- des compétences spécifiques (moyens humains).
Les prestataires de bilans de compétences doivent notamment prévoir un local spécifique.
Indicateur 18 : coordination des intervenants internes et externes
“Le prestataire mobilise et coordonne les différents intervenants internes et/ou externes (pédagogiques, administratifs, logistiques, commerciaux…).”
Il s’agit de démontrer que les différents intervenants se coordonnent. Vous pouvez apporter la preuve de la réalité de cette coordination par tout compte-rendu ou prise de note ou échanges par mail. Cet indicateur ne s’applique pas quand le prestataire exerce seul son activité.
Indicateur 19 : mise à disposition de ressources pédagogiques
“Le prestataire met à disposition du bénéficiaire des ressources pédagogiques et permet à celui-ci de se les approprier.”
Le guide de lecture précise les éléments de preuve pour les Centre de Bilans de Compétences :
“espace documentaire ou outils dématérialisés ou plateforme pédagogique numérique, données socio-économiques relatives au projet professionnel, modalités d’appui à l’exploration des hypothèses d’évolution professionnelle (supports, liste de personnes ressources, ateliers).”
Cela correspond à tout document ou information transmis aux clients. Il n’y a pas de limite mais en revanche, il doit y en avoir (au moins un). En général, il y en a plusieurs : résultats aux différents tests, informations sur le secteur ou le métier, articles, …
CRITÈRE 5 : RESSOURCES HUMAINES
Indicateur 21 : compétence des intervenants
“ Le prestataire détermine, mobilise et évalue les compétences des différents intervenants internes et/ou externes, adaptées aux prestations.”
Dans le cas de l’existence de salariés, montrer que les compétences des intervenants ont été définies en amont et sont adaptées aux prestations et aussi qu’elles sont suivies dans le temps (évaluations) en cas de recrutement.
Dans le cas d’une entreprise unipersonnelle, les éléments présentés correspondent à ceux de l’indicateur 17 pour les moyens humains.
Indicateur 22 : maintien des compétences
“ Le prestataire entretient et développe les compétences de ses salariés, adaptées aux prestations qu’il délivre.”
Il s’agit, par exemple, de montrer que les compétences des intervenants font l’objet d’un plan de développement des compétences s’ils sont salariés.
Dans le cas d’une entreprise unipersonnelle, les éléments présentés correspondent à toute preuve du maintien des compétences. Cela va rejoindre ce qui sera présenté à l’indicateur 24 (veille métier).
CRITÈRE 6 : ENVIRONNEMENT PROFESSIONNEL
Indicateur 23 : veille légale et réglementaire sur le champ de la formation professionnelle
“ Le prestataire réalise une veille légale et réglementaire sur le champ de la formation professionnelle et en exploite les enseignements.”
Pour cet indicateur, ainsi que pour les deux indicateurs de veille suivant (indicateurs 24 et 25) vous devez démontrer :
- consulter des sources de veille : dans ce cas de la veille légale
Cela implique d’avoir mis en place un système de veille (abonnement par exemple) ; - et que vous mettez en application concrètement certains enseignements issus de cette veille.
Concernant le 2ème point, vous devez présenter des exemples d’application ou d’utilisation concrète de la veille.
La preuve peut correspondre à un changement dans un contrat, l’application de règles sanitaires, des changements au niveau des modes de financement des bilans de compétences. Ce dernier point est important puisque suivre les moyens de financement des bilans de compétences bénéficient directement au public visé.
Indicateur 24 : veille sur les évolutions des métiers
“Le prestataire réalise une veille sur les évolutions des compétences, des métiers et des emplois dans ses secteurs d’intervention et en exploite les enseignements.
Cela peut concerner la veille sur le métier de prestataire de bilan de compétences mais également sur les métiers sur lesquels vous êtes spécialisé et accompagné . Là aussi, il faut prouver à la fois la consultation de sources de façon régulière et la mise en application des enseignements tirés de cette veille. Cela peut correspondre, par exemple, à une meilleure efficacité des bilans de compétences concernant l’insertion des bénéficiaires.
Indicateur 25 : veille sur les innovations pédagogiques et technologiques
“Le prestataire réalise une veille sur les innovations pédagogiques et technologiques permettant une évolution de ses prestations et en exploite les enseignements.”
Cette veille peut s’appliquer au suivi des bilans de compétences dans le temps, à distance et en utilisant tous les moyens technologiques permettant une meilleure prise en charge et un meilleur suivi des bénéficiaires. Comme les autres indicateurs de veille, penser aux sources de cette veille mais aussi à leurs utilisations concrètes dans votre pratique.
CRITÈRE 7 : AMÉLIORATION CONTINUE
Indicateur 30 : les appréciations de vos clients et financeurs
“Le prestataire recueille les appréciations des parties prenantes : bénéficiaires, financeurs, équipes pédagogiques et entreprises concernées.”
Le guide de lecture précise en éléments de preuve pour les Centre de Bilans de Compétences : “questionnaire d’évaluation à l’issue du bilan et à 6 mois.”
A cela s’ajoutent les appréciations de vos financeurs. Oui, il faut les contacter pour avoir leur avis.
Nota bene : les Centres de bilans de compétences ont la possibilité de choisir le Label “Opérateur de Bilans de Compétences et d’accompagnement Qualité total”. Ce label est équivalent à Qualiopi. Pour en savoir plus : https://www.francecompetences.fr/app/uploads/2021/01/Fiche-de-pre%cc%81sentation-instance-de-labellisation-CIBC-.pdf
Et si vous souhaitez mettre votre offre sur le site Mon compte formation https://www.of.moncompteformation.gouv.fr/sites/default/files/2019-12/3.1.3_Fiche_Creer_offre_Bilan_de_Competences.pdf
Sources : https://travail-emploi.gouv.fr/ et Formation-professionnelle/Droit a la formation et orientation-professionnelle/Bilan de compétences.
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Pour en savoir plus, consultez notre article sur le droit applicable aux Bilans de Compétences.
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