Calculer la durée de l’audit initial dans le cadre de la certification Qualiopi 2022

Auteures : Sandrine Baslé et Esther Gagneux, publié le 2 janvier 2021

Pour obtenir la certification Qualiopi, il est prévu l’organisation d’un audit, appelé audit initial.

Comment calculer la durée de cet audit ? Cela dépendra de votre situation.

La durée de l’audit dépend des 3 paramètres :

  1. le montant du chiffre d’affaires annuels réalisé par le prestataire :
    1. moins de 150K euros ;
    2. de 150K à inférieur à 750K euros ;
    3. de plus de 750K euros ;
  2. le périmètre de la certification : actions de formations (L. 6313 1°), Bilan de compétences (L. 6313 2°), VAE (L. 6313 3°) et alternance (L. 6313 4°) ;
  3. le nombre de sites en plus du site principal (appelé fonction centrale).

Nous vous proposons ci-dessous une aide au calcul du nombre de jours de votre audit initial.

Pour cela, nous avons utilisé le tableau présenté sur le site de Défi-Métiers : 

Durée audit initial Qualiopi 2022

Source : https://www.defi-metiers.fr/dossiers/certification-qualite-des-prestataires-de-formation-ce-que-prevoit-la-loi-avenir

Les articles cités dans le tableau ci-dessus (L 6313=1 1° à 4°) font référence aux :

  • 1° actions de formation
  • bilans de compétences (BDC)
  • 3° actions permettant de faire valider les acquis de l’expérience, la VAE
  • 4° actions de formation par apprentissage

Ce qui varie et nécessite un calcul, pour calculer la durée de l’audit initial Qualiopi, est fonction du nombre de sites. Vous devez calculer la racine carrée du nombre de sites, arrondir puis multiplier par 0,5 jour. 

Calcul nombre de sites audités

Pour aider à calculer, nous avons établi la table de calcul ci-dessus. Nous voyons qu’avec l’application de l’arrondi, il n’y a pas de différence entre : 

  • avoir 1 ou 2 sites : 0,5 jour en plus ;
  • avoir 3 à 6 sites : 1 jour en plus ;
  • avoir 7 à 12 sites : 1,5 jours en plus.
Table calcul durée de l'audit Qualiopi 2022

Un prestataire de développement des compétences qui ne dispose que d’une unité centrale de production et de gestion de la formation n’est pas multi-site. 

Qu’appelle-t-on un site et une fonction centrale ? 

L’article D. 6316-1 1° du code du travail précise les caractéristiques d’une telle organisation comme suit :

« Un organisme multi-sites est couvert par un seul système qualité comprenant une fonction centrale (pas nécessairement le siège) qui régit plusieurs sites sur lesquels tout ou partie des activités (administrative, commerciale ou ingénierie) entrant dans le champ de la certification sont réalisées. Un site est caractérisé par la présence permanente de personnel de l’organisme.” 

France compétences a précisé : 

“Les sites font l’objet d’une surveillance régulière définie par la fonction centrale qui est responsable des mesures correctives nécessaires sur les sites. La fonction centrale doit veiller à ce que les données de chaque site soient collectées et analysées, et doit être capable de démontrer son autorité et sa capacité à amorcer au besoin des changements organisationnels.”

Pour être qualifié de multi-sites:

→  l’organisme candidat doit avoir un seul et unique système qualité ;
→  l’organisme candidat doit identifier sa fonction centrale qui fait partie de l’entité et n’est pas sous-traitée ;
→  la fonction centrale doit avoir l’autorité organisationnelle pour définir, mettre en place et faire fonctionner le système qualité unique ;
→  tous les sites doivent être inclus dans le programme de surveillance géré par la fonction centrale. »

Il appartient à l’organisme candidat à la certification de faire la démonstration, auprès de l’organisme certificateur, qu’il remplit ces différents critères.

Exemple 1 : dans le cas d’un prestataire de développement des compétences :

  • dont le chiffre d’affaires est inférieur à 150K
  • proposant des actions de formation (pas de BDC, pas de VAE, pas d’alternance)
  • et n’ayant aucun site (seulement une unité centrale)

=> la durée de l’audit initial est de 1 jour

Durée de l'audit Qualiopi 2022

Exemple 2 : dans le cas d’un prestataire de développement des compétences :

  • dont le chiffre d’affaires est inférieur à 150K
  • proposant des actions de formation et de la VAE
  • et ayant 2 sites (en plus d’une fonction centrale)

=> la durée de l’audit initial est de 1,5 jour

Durée de l'audit Qualiopi 2022

Exemple 3 : dans le cas d’un prestataire de développement des compétences :

  • dont le chiffre d’affaires est supérieur à 150K mais inférieur à 750K 
  • proposant des actions de formation et de l’alternance
  • et ayant 3 sites (en plus d’une fonction centrale)

=> la durée de l’audit initial est de 3 jours

Exemple 3 calcul audit initail Qualiopi 2022

Exemple 4 : dans le cas d’un CFA

  • dont le chiffre d’affaires est supérieur à 750K 
  • proposant des actions de formation et de l’alternance
  • et ayant 2 sites (en plus d’une fonction centrale)

=> la durée de l’audit initial est de 3,5 jours

Exemple 4 Durée audit inital CFA alternance

Ce qui précède peut vous aider à calculer le nombre de jours de l’audit initial Qualiopi. Les organismes certificateurs vous proposeront un prix pour l’audit initial en fonction de cette durée. 

Nous restons à vos disposition pour répondre à vos questions et vous accompagner, si besoin, pour vous préparer à l’audit initial.

Pour aller plus loin, vous pouvez consulter