Comment bien répondre à l’indicateur 1 du référentiel pour obtenir la certification Qualiopi

Un prérequis est une condition pour accéder à la formation et doit donc être défini de façon objective. Toute personne lisant la fiche formation doit pouvoir comprendre de quoi il s’agit. Donc ça ne doit pas être vague. Quand il n’y a pas de prérequis, il est nécessaire d’indiquer “aucun”. Cela semble assez administratif et peut “vendeur” pour les organismes de formation qui sont plus dans une communication fun et directe, mais il ne faut pas faire l’impasse !

Les objectifs de formation : les objectifs doivent être définis précisément et mesurables ensuite lors de la formation. Ils commencent par un verbe d’action !

La durée des formations : précisez, pour chaque formation, la durée donc le nombre d’heures, de jours répartis sur combien de mois ou d’années. Vous pouvez préciser le nombre d’heures au total quand la formation dépasse plusieurs jours. 

Modalité et délai d’accès : cette expression est souvent mal comprise. 

Pour les modalités d’accès, il faut indiquer clairement comment s’inscrire à la formation. Un contact en particulier ? Un formulaire téléchargeable sur le site internet ? Un bulletin d’inscription à retourner complété par email ? 

Pour les délais d’accès, il faut indiquer les délais pour accéder à la formation, c’est-à-dire :

• soit la dates des prochaines sessions
• soit, dans le cas où il n’y a pas de dates prévues d’avance, indiquer le temps entre maintenant (c’est-à-dire le jour où la personne s’intéresse à la formation) et le jour où effectivement la formation pourrait être dispensée. Est-ce 6 mois, un an ou deux semaines ? 
• Particularité pour les CFA : une législation oblige les CFA à avoir des entrées tout au long de l’année c’est-à-dire à accepter des alternants tout au long de l’année. Vous pouvez ainsi indiquer, par exemple : “nos entrées principales sont en septembre et janvier. Toutefois, en dehors de ces périodes, n’hésitez pas à nous contacter.”

Sur ce point, le guide de lecture précise que le délai d’accès correspond à : “la durée estimée entre la demande du bénéficiaire et le début de la prestation.” Certains auditeurs interprètent ce délai comme correspondant à la date limite pour s’inscrire. Par exemple : “inscription possible jusqu’à 3 jours avant la date de la formation’. 

Pour le prix, le législateur n’a pas présenté de position claire. A priori si on lit l’indicateur, le prix, comme les autres informations, peut être accessible sur demande. Pourtant, certains auditeurs considèrent qu’une indication de prix doit apparaître (et qu’il ne suffit donc pas de dire : “pour le prix, nous consulter!”). S’il n’y a pas trop de risques à donner le prix vis-à-vis des concurrents,  il est conseillé de l’afficher. Si cela est trop “risqué” il est préférable alors d’indiquer une fourchette de prix ou un moyen de le calculer : “notre prix de journée est de tant…” ou “pour vous donner une exemple…” ou “notre prix est calculé de la manière suivante…”, tout en indiquant “nous contacter pour recevoir un devis tenant compte de votre demande”. 

Pour les contacts : précisez le contact de la personne qui pourra donner plus d’informations si besoin et répondre aux différentes questions des personnes intéressées. N’oubliez pas d’indiquer un email ou un numéro de téléphone par exemple. 

Les méthodes mobilisées et modalités d’évaluation doivent être précisées pour chacune des formations. 

Concernant les méthodes mobilisées, il faut préciser à l’attention des personnes intéressées si la formation portera sur de la théorie par exemple, des cas pratiques, une méthode participative, des jeux de rôles ou mises en situation… N’oubliez pas de préciser si la formation aura lieu en présentiel, distanciel ou en blended. 

Concernant l’accessibilité des personnes handicapées, il est important de préciser si vos formations sont a priori accessibles aux personnes en situation de handicap. Et, le cas échéant, indiquer qui pour discuter des adaptations pouvant être mises en place lors de la formation. 

Vous pouvez par exemple indiquer :“Nos formations sont ouvertes à tous. Si vous avez des besoins spécifiques, notamment liés à une situation de handicap, n’hésitez pas à nous contacter. Notre équipe vous accueillera et se tient prête à répondre à vos besoins.”

Dater : cette obligation découle du niveau attendu qui mentionne que l’information doit être datée et actualisée. Il est préférable d’indiquer la date de mise à jour. 

Accessible : le niveau attendu mentionne également que l’information doit être accessible. Cela signifie que toutes les informations ci-dessus doivent être disponible “facilement”, ce qui est une donnée subjective. 

En conclusion, l’indicateur 1 est un de ceux où il y a le plus de non-conformités car il suffit d’une information oubliée pour avoir une non-conformité. Néanmoins, elle peut être corrigée facilement en ayant le webmaster sous la main en alerte les jours d’audit (si vos informations sont sur votre site internet), afin de pouvoir faire les corrections dans le temps de l’audit.