Que faut-il savoir sur l’audit de surveillance Qualiopi ?

duree-audit-initiale

Auteure : Sandrine Baslé et Valentine Malan publié le 9 août 2021

Après l’audit initial Qualiopi, des questions se posent concernant l’audit de surveillance qui intervient entre les 14ème et 22ème mois de l’obtention de la certification Qualiopi. Voici les réponses aux questions les plus fréquentes : quels sont les objectifs de l’audit de surveillance (aussi appelé “audit intermédiaire”) ? Quelle est sa durée ? Est-il réalisé sur site ou à distance ? Quelles sont les différences avec l’audit initial ? Et pour les nouveaux entrants, que se passe-t-il ?

Définition de l’audit de surveillance :

L’audit de surveillance est le deuxième audit qui intervient au milieu du cycle de 3 ans de la certification Qualiopi. Il a pour but de vérifier que le référentiel en vigueur est toujours appliqué.

Il porte sur :

  1. les éléments administratifs relatifs à l’activité de l’organisme de formation,
  2. la conformité au référentiel via l’analyse d’une ou plusieurs actions de formation depuis le précédent audit
  3. et le suivi de la démarche d’amélioration continue de l’organisme.

Les points de vigilance concernent :

  • les éventuelles non-conformités identifiées lors du précédent audit,
  • l’efficacité des actions correctives et des mesures préventives du plan d’actions (le cas échéant),
  • la bonne utilisation du logo Qualiopi.

À quel moment intervient l’audit de surveillance Qualiopi ?

L’audit de surveillance Qualiopi intervient entre le 14ème et le 22ème mois à compter de la date d’obtention de la certification. 

Remarque : la durée de la certification que vous avez obtenue à la suite de l’audit initial est de 3 ans. L’audit  de renouvellement interviendra donc de toute façon 3 ans après votre certification. Vous n’avez donc pas d’intérêt particulier à  prévoir l’audit de surveillance le plus tard possible (dans la période du 14 au 22ème mois). Cela ne changera rien à la durée de certification. Prévoyez-le plutôt dans une période plus calme et mettez dans votre agenda un temps de préparation.

Pour les organismes qui ont obtenu la certification avant le 31 décembre 2020, la durée de la certification est de 4 ans. Par conséquent, l’audit de surveillance peut intervenir entre le 14ème et le 28ème mois du cycle de certification (cf. arrêté du 24 juillet 2020).

À quoi sert l'audit de surveillance Qualiopi ? Que comprend-il ?

L’audit de surveillance Qualiopi intervient au milieu du cycle de certification de 3 ans. L’objectif est de vérifier que le référentiel de certification est bien toujours appliqué par l’organisme.

Voici les éléments clés qui seront vérifiés au moment de l’audit de surveillance. 

1/ Le traitement des non-conformités de l’audit précédent

L’auditeur va s’appuyer sur les conclusions de l’audit initial qu’il a en général réalisé lui-même. 

Pour les organismes ayant eu des non-conformités mineures lors de l’audit initial, l’audit de surveillance viendra vérifier que le plan d’actions a bien été mis en place. Et plus globalement, s’il y a eu des non-conformités au cours de l’audit initial, l’auditeur s’attachera au cours de l’audit de surveillance à vérifier que le plan d’actions est bien en place. 

Certains organismes certificateurs mettent en avant, dans leur rapport d’audit, des points sensibles à surveiller. L’auditeur sera plus vigilant sur ces sujets.

Donc l’audit de surveillance sera impacté par les conclusions de l’audit initial.

2/ Une partie ou l’ensemble des indicateurs applicables à l’organisme selon la durée de l’audit prévue et si l’organisme est monosite ou multisite.

L’objectif est de démontrer que les processus que vous avez mis en place et présentés à l’auditeur au moment de l’audit initial, sont bien appliqués. 

Bien sûr, ces processus peuvent avoir évolué, notamment en fonction des :

  • changements que vous avez pu rencontrer (changements stratégiques, organisationnels, structurels,…)
  • projets d’amélioration continue (indicateur 32). 

C’est à vous de démontrer que les processus tels qu’ils sont appliqués aujourd’hui sont pérennes et vous permettent de délivrer aux bénéficiaires une prestation correspondant aux objectifs fixés.

Parmi les indicateurs (donnant lieu à une non-conformité majeur) : 4, 5, 6, 7,10, 11, 16, 21, 22, 26, 27, 31, les auditeurs pourront contrôler : 

  • 6 de ces critères minimum, au choix, pour un organisme monosite et un audit de 0,5 jour
  • 12 de ces critères minimum, au choix, pour un organisme monosite et un audit de 1 jour ou plus
  • Tous ces indicateurs pour un organisme multisite

Parmi les indicateurs (donnant lieu à une non-conformité mineur ou majeur) : 1, 2, 3, 8, 9, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20, 23, 24, 25, 28, 29  les auditeurs pourront contrôler : 

  • 2 de ces critères minimum, au choix, pour un organisme monosite et un audit de 0,5 jour
  • 4 de ces critères minimum, au choix, pour un organisme monosite et un audit de 1 jour ou plus
  • Tous ces indicateurs pour un organisme multisite

En résumé, pour un audit de 0,5 jour, 8 indicateurs seront audités (6 majeurs et 2 mineurs). Et pour un aidt d1 journée, 16 indicteurs seront audités (12 majeurs et 4 mineurs).

3/ La surveillance de l’indicateur 32

Lors de l’audit de surveillance, l’auditeur vérifiera l’indicateur 32 qui concerne le plan d’amélioration continue de l’organisme de formation. 

4/ L’enregistrement des réclamations 

Lors de l’audit de surveillance, l’auditeur vérifie si l’organisme à bien conserver un enregistrement de toutes les réclamations dont il a eu connaissance concernant la conformité aux exigences de certification. L’organisme doit pouvoir mettre ces enregistrements à la disposition de l’organisme de certification sur demande. 

5/ La bonne utilisation du logo Qualiopi

L’audit de surveillance permettra également à l’auditeur de vérifier la bonne utilisation du logo Qualiopi par votre organisme. Pour plus d’informations, nous vous recommandons de lire notre article à ce sujet : Comment bien utiliser le logo Qualiopi ? 

Quelle est la durée de l'audit de surveillance Qualiopi ?

Pour le calcul de la durée de l’audit, c’est le chiffre d’affaires inscrit au bilan pédagogique et financier transmis au moment de la conclusion du contrat avec l’organisme certificateur qui est pris en compte, comme pour l’audit initial. C’est donc parfois un bilan pédagogique et financier antérieur à celui qui a pu être déposé entre-temps par l’organisme de formation.

Toutefois, l’organisme de formation peut transmettre le nouveau bilan pédagogique et financier pour actualiser la durée de l’audit (cf FAQ France Compétences 2.7).

Par ailleurs, comme pour l’audit initial, les catégories d’action de formation, telles que définies à l’article L6313-1 du Code du travail, entrent en ligne de compte pour le calcul de la durée d’audit :

  • L.6313.1 – 1° : actions de formation (FC)
  • L.6313.1 – 2° : bilans de compétences (CBC)
  • L.6313.1 – 3° : Actions permettant de faire valider les acquis de l’expérience (VAE)
  • L.6313.1 – 4° : actions de formation par apprentissage (Alternance)

En cas de formation par apprentissage, par exemple, l’audit durera une demie journée en plus (cf tableau ci-dessous : arrêté du 6 juin 2019 relatif aux modalités d’audit).

                                                      Durée de base      FC              CBC             VAE       Alternance

duree audit

Pour le calcul de la durée de l’audit de surveillance, il n’est plus tenu compte du montant du chiffre d’affaires de 150.000 € comme pour l’audit initial. L’audit de surveillance fait uniquement une distinction pour les organismes de moins de 750.000 € de chiffre d’affaires. Pour les organismes ayant un chiffre d’affaires inférieur à 750.000 €, la durée d’audit est globalement raccourcie d’une demi-journée.

Exemple 1 : dans le cas d'un prestataire de développement des compétences :

  • dont le chiffre d’affaires est inférieur à 750K
  • proposant des actions de formation (pas de BDC, pas de VAE, pas d’alternance)
  • et n’ayant aucun site (seulement une unité centrale)

=> la durée de l’audit initial est de 0,5 jour (1 jour pour l’audit initial, dans le cas où le chiffre d’affaires est aussi inférieur à 150K)

duree audit 2

Exemple 2 : dans le cas d'un prestataire de développement des compétences :

  • dont le chiffre d’affaires est inférieur à 750K
  • proposant des actions de formation et de la VAE
  • et ayant 2 sites (en plus d’une fonction centrale)

=> la durée de l’audit de surveillance est de 1 jour (1,5 jour pour l’audit initial dans le cas où est aussi inférieur à 150K)

duree audit 3

Exemple 3 : dans le cas d'un prestataire de développement des compétences :

  • dont le chiffre d’affaires est inférieur à 750K 
  • proposant des actions de formation et de l’alternance
  • et ayant 3 sites (en plus d’une fonction centrale)

=> la durée de l’audit initial est de 3 jours (3 jours pour l’audit initial dans le cas où est supérieur à 150K)

duree audit 4

Exemple 4 : dans le cas d’un CFA

  • dont le chiffre d’affaires est supérieur à 750K 
  • proposant des actions de formation et de l’alternance
  • et ayant 2 sites (en plus d’une fonction centrale)

=> la durée de l’audit initial est de 2,5 jours (3,5 jours pour l’audit initial)

duree audit 5

L’audit de surveillance Qualiopi doit-il être réalisé à distance sur site ?

L’audit de surveillance peut être réalisé à distance, sauf si l’audit initial était déjà réalisé à distance. Dans ce cas, il doit être réalisé sur site (cf. Arrêté du 24 juillet 2020).

Pour les organismes multi-sites, il peut aussi être réalisé à distance mais dans ce cas il convient d’ajouter 0,5 jour de durée d’audit par site échantillonné (cf. FAQ France Compétences 1.11).

Quelles différences au niveau l'audit de surveillance pour les nouveaux entrants au moment de l'audit initial Qualiopi ?

Quand l’organisme était nouvel entrant au sens de Qualiopi, au moment de l’audit initial, l’auditeur n’a tenu compte que de l’existence d’un processus pour plusieurs indicateurs (voir la liste ci-dessous, extrait du guide de lecture). Il n’a donc pas demandé d’éléments de preuve en application de ces processus, considérant que l’organisme ne les avait pas. 

C’est au moment de l’audit de surveillance que ces éléments de preuve seront examinés pour la première fois. L’audit de surveillance est donc très important et plus conséquent que l’audit initial pour les organismes nouveaux entrants.

Pour en savoir plus, contactez-nous ! 01 45 80 27 71

Extrait des mentions concernant les nouveaux entrants dans le guide de lecture (V7) de France Compétences

Indicateur 2 sur les indicateurs de performance

“Nouveaux entrants : des indicateurs sont pré-identifiés au moment de l’audit initial et sont audités au moment de l’audit de surveillance.” 

Indicateur 3 sur les indicateurs liés aux certifications professionnelles

“​​Nouveaux entrants : la communication sur les taux d’obtention des certifications est auditée lors de l’audit de surveillance.” 

Indicateur 11 sur les évaluations

​​”Nouveaux entrants : un processus d’évaluation existe et est formalisé. Sa mise en oeuvre sera auditée lors de l’audit de surveillance.”

Indicateur 13 sur les liens avec l’entreprise

​​”Nouveaux entrants : un processus d’articulation des apprentissages est formalisé pour les deux lieux de formation : en centre de formation et en entreprise. La mise en oeuvre sera auditée lors de l’audit de surveillance.“

Indicateur 14 sur l’accompagnement socio-éducatif

“Nouveaux entrants : l’accompagnement est formalisé. Sa mise en oeuvre sera auditée lors de l’audit de surveillance.” 

Indicateur 19 sur les ressources pédagogiques

​​”Nouveaux entrants : démontrer que les ressources pédagogiques sont prévues, et des dispositions seront mises en place afin de permettre aux bénéficiaires de se les approprier. La mise en oeuvre sera auditée lors de l’audit de surveillance.” 

Indicateur 22 sur le maintien des compétences

“​​Nouveaux entrants : cet indicateur sera audité lors de l’audit de surveillance.”

Indicateur 24 sur la veille métier

“​​Nouveaux entrants : Démontrer la mise en place d’une veille économique. L’impact éventuel sera audité lors de l’audit de surveillance.” 

Indicateur 25 sur la veille pédagogique et technologique

“Nouveaux entrants : démontrer la mise en place d’une veille pédagogique et technologique. L’indicateur sera audité lors de l’audit de surveillance.” 

Indicateur 26 sur le handicap

“​​Nouveaux entrants : démontrer la mise en place d’un réseau de partenaires/experts/acteurs du champ du handicap.” 

Indicateur 32 sur l’amélioration continue

​​​​”Nouveaux entrants : l’indicateur sera audité à l’audit de surveillance.”

Vous pouvez consulter nos offres :