Que faut-il savoir sur l'AUDIT DE SURVEILLANCE Qualiopi ?

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Auteure : Sandrine Baslé et Valentine Malan publié le 9 août 2021, dernière mise à jour le 15 octobre 2022.

Après l’audit initial Qualiopi, des questions se posent concernant l’audit de surveillance qui intervient au milieu du cycle de 3 ans de la certification Qualiopi.

Voici les réponses aux questions les plus fréquentes :

  • Quels sont les objectifs de l’audit de surveillance (aussi appelé “audit intermédiaire”) ?
  • A quel moment intervient-il ? 
  • Que comprend-il ? 
  • Quelle est la durée de l’audit de surveillance ?
  • Que se passe-t-il en cas de non-conformité majeure ?
  • Est-ce le même auditeur que celui de l’audit initial ?
  • Doit-il être réalisé sur site ou à distance ?
  • Quelles différences au niveau de l’audit de surveillance pour les nouveaux entrants au moment de l’audit initial ?

Audit de surveillance, définition et objectifs ?

L’audit de surveillance est le deuxième audit qui intervient au milieu du cycle de 3 ans de la certification Qualiopi. Il doit être organisé entre les 14ème et 22ème mois.

Il a pour but de vérifier que le référentiel en vigueur est toujours appliqué.

Il porte globalement sur :

  1. les éléments “administratifs” relatifs à l’activité de l’organisme de formation (l’offre a-t-elle été élargies ? y a-t-il eu un changement significatif suite à un rachat par exemple ? Le périmètre a-t-il évolué : Formation continue, alternance, VAE et bilans de compétences ?
  2. la conformité au référentiel via l’analyse d’une ou plusieurs actions de formation depuis le précédent audit
  3. et le suivi de la démarche d’amélioration continue de l’organisme (indicateur 32).

Les points de vigilance concernent :

  • les éventuelles non-conformités identifiées lors du précédent audit,
  • l’efficacité des actions correctives et des mesures préventives du plan d’actions (le cas échéant),
  • la bonne utilisation du logo Qualiopi. voir notre article sur : Comment bien utiliser logo ?

À quel moment intervient l’audit de surveillance Qualiopi ?

L’audit de surveillance Qualiopi intervient entre le 14ème et le 22ème mois à compter de la date d’obtention de la certification. 

Exemple : pour un audit initial en juillet 2022, l’audit de surveillance pourra se tenir entre septembre 2023 et mai 2024. En revanche, l’audit de renouvellement pourra se tenir jusqu’en juillet 2025. Il vaut mieux prévoir un délai au cas où il y aurait des non-conformités et aussi pour laisser le temps à l’organisme certificateur de valider l’avis de l’auditeur. 

La durée de la certification que vous avez obtenue à la suite de l’audit initial est de 3 ans. L’audit  de renouvellement interviendra donc de toute façon 3 ans après votre certification. Vous n’avez donc pas d’intérêt particulier à  prévoir l’audit de surveillance le plus tard possible (dans la période du 14 au 22ème mois). Cela ne changera rien à la durée de certification (3 ans). Prévoyez-le plutôt dans une période plus calme et mettez dans votre agenda un temps de préparation.

Pour les organismes qui ont obtenu la certification avant le 31 décembre 2020, la durée de la certification est de 4 ans. Par conséquent, l’audit de surveillance peut intervenir entre le 14ème et le 28ème mois du cycle de certification (cf. arrêté du 24 juillet 2020).

À quoi sert l'audit de surveillance Qualiopi ? Que comprend-il ?

L’audit de surveillance Qualiopi intervient au milieu du cycle de certification de 3 ans. L’objectif est de vérifier que le référentiel de certification est bien toujours appliqué par l’organisme.

Voici les éléments clés qui seront vérifiés au moment de l’audit de surveillance, par ordre de priorité. 

1/ Le traitement des non-conformités de l’audit précédent

L’auditeur va s’appuyer sur les conclusions de l’audit initial qu’il a en général réalisé lui-même. 

Pour les organismes ayant eu des non-conformités mineures lors de l’audit initial, l’audit de surveillance viendra vérifier que le plan d’actions a bien été mis en place. Et plus globalement, s’il y a eu des non-conformités au cours de l’audit initial, l’auditeur s’attachera au cours de l’audit de surveillance à vérifier que le plan d’actions est bien en place. 

Certains organismes certificateurs mettent en avant, dans leur rapport d’audit, des points sensibles à surveiller. L’auditeur sera plus vigilant sur ces sujets.

Donc l’audit de surveillance sera impacté par les conclusions de l’audit initial.

2/ L’ensemble des autres indicateurs applicables à l’organisme (n’ayant pas donné lieu à des non-conformités)

L’objectif est de démontrer que les processus que vous avez mis en place et présentés à l’auditeur au moment de l’audit initial, sont bien appliqués. 

Bien sûr, ces processus peuvent avoir évolué, notamment en fonction des :

  • changements que vous avez pu rencontrer (changements stratégiques, organisationnels, structurels,…)
  • projets d’amélioration continue (indicateur 32). 

C’est à vous de démontrer que les processus tels qu’ils sont appliqués aujourd’hui sont pérennes et vous permettent de délivrer aux bénéficiaires une prestation correspondant aux objectifs fixés.

Tous les indicateurs sont susceptibles d’être audités au cours de l’audit de surveillance (source : communication de la DGEFP du 25 janvier 2022). Toutefois, l’auditeur examinera plus particulièrement :

  • ce qui a changé depuis le précédent audit
  • l’indicateur 32 qui concerne le plan d’amélioration continue de l’organisme de formation. 

En effet, la réforme de 2018 (à l’origine de la certification Qualiopi) attache une attention particulière à la mise en place d’une démarche d’amélioration continue. 

Précision : l’auditeur ou l’auditrice ne peut demander d’emporter des documents. 

3/ 2 exigences supplémentaires 

  • L’enregistrement des réclamations 

Lors de l’audit de surveillance, l’auditeur vérifie si l’organisme à bien conserver un enregistrement de toutes les réclamations dont il a eu connaissance concernant la conformité aux exigences de certification (quelqu’un qui se serait plaint de l’absence de diffusion des informations listées à l’indicateur 1, par exemple). L’organisme doit pouvoir mettre ces enregistrements à la disposition de l’organisme de certification sur demande. 

S’il n’y en a pas eu, vous l’indiquez. Et, si le cas se produit à l’avenir, vous êtes prêts à ajouter cette réclamation à votre “liste des réclamations” (quelque soit le nom du document que vous présentez à l’indicateur 31).

  • La bonne utilisation du logo Qualiopi

L’audit de surveillance permettra également à l’auditeur de vérifier la bonne utilisation du logo Qualiopi par votre organisme. Pour plus d’informations, nous vous recommandons de lire notre article : Comment bien utiliser le logo Qualiopi ? 

Quelle est la durée de l'audit de surveillance Qualiopi ?

Pour le calcul de la durée de l’audit, c’est le chiffre d’affaires inscrit au bilan pédagogique et financier transmis au moment de la conclusion du contrat avec l’organisme certificateur qui est pris en compte, comme pour l’audit initial.

C’est donc parfois un bilan pédagogique et financier antérieur à celui qui a pu être déposé entre-temps par l’organisme de formation. Toutefois, l’organisme de formation peut transmettre le nouveau bilan pédagogique et financier pour actualiser la durée de l’audit (cf FAQ France Compétences 2.7).

Par ailleurs, comme pour l’audit initial, les catégories d’action de formation, telles que définies à l’article L6313-1 du Code du travail, entrent en ligne de compte pour le calcul de la durée d’audit :

  • L.6313.1 – 1° : actions de formation (FC)
  • L.6313.1 – 2° : bilans de compétences (CBC)
  • L.6313.1 – 3° : Actions permettant de faire valider les acquis de l’expérience (VAE)
  • L.6313.1 – 4° : actions de formation par apprentissage (Alternance)

En cas de formation par apprentissage, par exemple, l’audit durera une demie journée en plus (cf tableau ci-dessous : arrêté du 6 juin 2019 relatif aux modalités d’audit).                         

audit surveillance Qualiopi

Pour le calcul de la durée de l’audit de surveillance, il n’est plus tenu compte du montant du chiffre d’affaires de 150.000 € comme pour l’audit initial. L’audit de surveillance fait uniquement une distinction pour les organismes de moins de 750.000 € de chiffre d’affaires. Pour les organismes ayant un chiffre d’affaires inférieur à 750.000 €, la durée d’audit est globalement raccourcie d’une demi-journée.

Exemple 1 : dans le cas d'un prestataire de développement des compétences :

  • dont le chiffre d’affaires est inférieur à 750K
  • proposant des actions de formation (pas de BDC, pas de VAE, pas d’alternance)
  • et n’ayant aucun site (seulement une unité centrale)

=> la durée de l’audit initial est de 0,5 jour (1 jour pour l’audit initial, dans le cas où le chiffre d’affaires est aussi inférieur à 150K)

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Exemple 2 : dans le cas d'un prestataire de développement des compétences :

  • dont le chiffre d’affaires est inférieur à 750K
  • proposant des actions de formation et de la VAE
  • et ayant 2 sites (en plus d’une fonction centrale)

=> la durée de l’audit de surveillance est de 1 jour (1,5 jour pour l’audit initial dans le cas où est aussi inférieur à 150K)

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Exemple 3 : dans le cas d'un prestataire de développement des compétences :

  • dont le chiffre d’affaires est inférieur à 750K 
  • proposant des actions de formation et de l’alternance
  • et ayant 3 sites (en plus d’une fonction centrale)

=> la durée de l’audit initial est de 3 jours (3 jours pour l’audit initial dans le cas où est supérieur à 150K)

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Exemple 4 : dans le cas d’un CFA

  • dont le chiffre d’affaires est supérieur à 750K 
  • proposant des actions de formation et de l’alternance
  • et ayant 2 sites (en plus d’une fonction centrale)

=> la durée de l’audit initial est de 2,5 jours (3,5 jours pour l’audit initial)

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Que se passe-t-il en cas de non-conformité majeure ?

En cas de non-conformité majeure, comme pour l’audit initial, la certification est suspendue pendant 3 mois maximum. Ceci pour laisser le temps au prestataire de mettre en place son plan d’actions. Cela ne remet pas en cause la perception des financements publics.

Est-ce le même auditeur que celui de l'audit initial ?

Dans la majorité des cas, l’audit de surveillance est effectué par le même auditeur ou la même auditrice qui a réalisé l’audit initial. 

En effet, quand tout s’est bien passé au 1er audit (la majorité des cas), vous aurez tout intérêt à garder le même auditeur qui vous connaît et peut suivre votre évolution. Même si l’auditeur n’est pas censé vous conseiller pendant l’audit, il pourra vous donner des indications précieuses au fil des années. C’est l’occasion de prendre un peu de recul et d’analyser votre évolution, en présence d’un spécialiste avec un regard neutre et bienveillant.

Toutefois, les termes de l’audit sont fixés par contrat de gré à gré entre l’entreprise auditée et l’organisme certificateur. Vous pouvez tout à fait changer d’organisme certificateur ou demander à changer d’auditeur ou d’auditrice tout en traitant avec le même organisme certificateur. 

Remarque : si votre organisme a déménagé dans une autre région, un nouveau numéro de déclaration d’activité vous a été attribué, pensez à le signaler à l’organisme certificateur qui vous suit. 

L’audit de surveillance Qualiopi doit-il être réalisé à distance ou sur site ?

L’audit de surveillance peut être réalisé à distance, sauf si l’audit initial était déjà réalisé à distance. Dans ce cas, il doit être réalisé sur site (cf. Arrêté du 24 juillet 2020).

L’audit de surveillance sera aussi obligatoirement sur site dans les cas suivants : 

  • nombre de non-conformités majeures  trop importants à l’audit initial ; 

  • si l’organisme a fait l’objet d’un audit complémentaire, suite à l’audit initial ;

  • si des plaintes vis-à-vis du certifié ont été  enregistrées.  

Pour les organismes multi-sites, il peut aussi être réalisé à distance mais dans ce cas il convient d’ajouter 0,5 jour de durée d’audit par site échantillonné (cf. FAQ France Compétences 1.11).

Quelles différences au niveau l'audit de surveillance pour les nouveaux entrants au moment de l'audit initial Qualiopi ?

Quand l’organisme était nouvel entrant au sens de Qualiopi, au moment de l’audit initial, l’auditeur n’a tenu compte que de l’existence d’un processus pour plusieurs indicateurs (voir la liste ci-dessous, extrait du guide de lecture). Il n’a donc pas demandé d’éléments de preuve en application de ces processus, considérant que l’organisme ne les avait pas. 

C’est au moment de l’audit de surveillance que ces éléments de preuve seront examinés pour la première fois. L’audit de surveillance est donc très important et plus conséquent que l’audit initial pour les organismes nouveaux entrants.

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Extrait des mentions concernant les nouveaux entrants dans le guide de lecture (V7) de France Compétences

Indicateur 2 sur les indicateurs de performance : “Nouveaux entrants : des indicateurs sont pré-identifiés au moment de l’audit initial et sont audités au moment de l’audit de surveillance.” 

Indicateur 3 sur les indicateurs liés aux certifications professionnelles : “​​Nouveaux entrants : la communication sur les taux d’obtention des certifications est auditée lors de l’audit de surveillance.” 

Indicateur 11 sur les évaluations : ​​”Nouveaux entrants : un processus d’évaluation existe et est formalisé. Sa mise en oeuvre sera auditée lors de l’audit de surveillance.”

Indicateur 13 sur les liens avec l’entreprise : ​​”Nouveaux entrants : un processus d’articulation des apprentissages est formalisé pour les deux lieux de formation : en centre de formation et en entreprise. La mise en oeuvre sera auditée lors de l’audit de surveillance.“

Indicateur 14 sur l’accompagnement socio-éducatif : “Nouveaux entrants : l’accompagnement est formalisé. Sa mise en oeuvre sera auditée lors de l’audit de surveillance.” 

Indicateur 19 sur les ressources pédagogiques : ​”Nouveaux entrants : démontrer que les ressources pédagogiques sont prévues, et des dispositions seront mises en place afin de permettre aux bénéficiaires de se les approprier. La mise en oeuvre sera auditée lors de l’audit de surveillance.” 

Indicateur 22 sur le maintien des compétences : “​​Nouveaux entrants : cet indicateur sera audité lors de l’audit de surveillance.”

Indicateur 24 sur la veille métier : “​​Nouveaux entrants : Démontrer la mise en place d’une veille économique. L’impact éventuel sera audité lors de l’audit de surveillance.” 

Indicateur 25 sur la veille pédagogique et technologique : “Nouveaux entrants : démontrer la mise en place d’une veille pédagogique et technologique. L’indicateur sera audité lors de l’audit de surveillance.” 

Indicateur 26 sur le handicap : “​​Nouveaux entrants : démontrer la mise en place d’un réseau de partenaires/experts/acteurs du champ du handicap.” 

Indicateur 32 sur l’amélioration continue : ​​​”Nouveaux entrants : l’indicateur sera audité à l’audit de surveillance.”

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