La certification Qualiopi pour les formations à distance (e-learning)

formation distance qualiopi

Auteures : Sandrine Baslé et Esther Gagneux publié le 6 juin 2021

La certification Qualiopi s’applique aux formations à distance (en e-learning ou digital learning). Elle est obligatoire pour tout prestataire de formation recevant des fonds publics à partir du 1er janvier 2022. Les formations à distance sous soumises au même référentiel. Elles ne sont pas considérées comme un type d’action de formation différent des autres. Cependant, elles ont des spécificités.

En effet, un prestataire de formations à distance devra mettre l’accent sur certains éléments en particulier dans le cadre de la certification Qualiopi. 

Par formation à distance (e-learning), nous entendons les formations en ligne asynchrones. Il ne s’agit pas des formations en visioconférence, c’est-à-dire qui se déroulent avec le formateur (en synchrone). Nous utiliserons aussi le terme de digital learning pour désigner ces formations à distance en ligne. 

Nous vous proposons ici les principaux indicateurs du guide de lecture Qualiopi de France Compétences, pour lesquels une spécificité existe pour les formations à distance :

L’indicateur 1 du référentiel Qualiopi est important ; il concerne la communication de vos formations à distance

Le prestataire diffuse une information accessible au public, détaillée et vérifiable sur les prestations proposées : prérequis, objectifs, durée, modalités et délais d’accès, tarifs, contacts, méthodes mobilisées et modalités d’évaluation, accessibilité aux personnes handicapées.

Il vous demande notamment d’indiquer dans vos communications les prérequis de vos formations. En cas de formation qui ne demande pas de prérequis particuliers, Qualiopi vous impose de préciser a minima “prérequis : aucun” : l’information doit toujours être présente. En cas de formation à distance à travers par exemple une plateforme, il peut être intéressant pour éviter certains problèmes d’ordre technique d’indiquer des prérequis en termes de compétences numériques et d’équipements. A titre d’exemple, si une formation a été conçue pour le support mobile, vous pourrez indiquer “prérequis : avoir un support mobile”. L’accessibilité aux publics en situation de handicap concerne également les formations à distance. Il pourra être intéressant dans votre communication d’indiquer que des sous-titres sont disponibles, en cas de besoin, ou qu’un “replay” de la séquence de formation est envoyé, pour une personne ayant besoin de plus de temps avec des pauses par exemple.

L’indicateur 4 concerne l’analyse du besoin en amont de la souscription

Le prestataire analyse le besoin du bénéficiaire en lien avec l’entreprise et/ou le financeur concerné(s).

Dans le cas d’une formation à distance, le prestataire devra vérifier que le bénéficiaire a les compétences numériques et est suffisamment équipé pour recevoir la formation. Cette information pourra être indiquée dans le cahier des charges.

Une attention pourra être portée aux handicaps de type visuel, auditif ou cognitif nécessitant une adaptation ou une orientation vers d’autres acteurs (telle qu’indiquée dans l’indicateur 26, qui demande aux prestataires de ne pas laisser de personne en situation de handicap sans réponse). Pour l’analyse du besoin au niveau d’un groupe, un questionnaire en amont peut permettre de connaître la maturité numérique des collaborateurs (“comment j’aime apprendre à distance”) afin de dimensionner ou de concevoir les modalités adaptées.

L’indicateur 8 concerne les procédures de positionnement et d’évaluation des acquis à l’entrée de la prestation

Le prestataire détermine les procédures de positionnement et d’évaluation des acquis à l’entrée de la prestation.”

Il pourra contenir des spécificités “numériques” en cas de formation à distance. Par exemple, vous pourrez tenir compte des compétences et équipements du bénéficiaire dans le cadre de groupes de niveaux ou pour adapter la prestation. Voici quelques exemples d’application de l’indicateur 8 à des formations à distance :

  • Adaptation de la formation (automatique) au format mobile ou PC. 
  • Accueil des nouveaux arrivants : capsule “prise en main” sur Beedeez.
  • Test de maturité digitale

L’indicateur 9 vise à informer les bénéficiaires des conditions de déroulement de la prestation

Le prestataire informe les publics bénéficiaires des conditions de déroulement de la prestation.

En cas de formation à distance, les publics bénéficiaires devront donc recevoir toutes les données nécessaires en amont de la formation. Pour qu’ils puissent accéder à la formation dans les temps, vous leur communiquez les modalités d’inscription ainsi que les codes d’accès, liens et tout ce qui peut servir à la formation (lien vers un dossier partagé pour les contenus de formation par exemple). Nous recommandons de créer une FAQ avec les questions récurrentes des participants sur le déroulement, afin de le partager avec tous.

L’indicateur 10 concerne l’adaptation des formations en mettant en place un accompagnement des bénéficiaires

Le prestataire met en œuvre et adapte la prestation, l’accompagnement et le suivi aux publics bénéficiaires.

Le digital learning peut nécessiter un accompagnement ou un tutorat. Vous pourriez par exemple mettre en place :

  • un module de prise en main
  • un accompagnement en direct (live)
  • une hotline ou boite mail support

Ces outils vous permettront également de répondre à l’indicateur 12 sur la prévention des ruptures de parcours, grâce à une meilleure prise en main des outils par les participants qui prendront part plus “volontiers” aux formations.

L’indicateur 12 concerne l’engagement et la prévention des ruptures de parcours de formation

Le prestataire décrit et met en œuvre les mesures pour favoriser l’engagement des bénéficiaires et prévenir les ruptures de parcours.

Il sera d’autant plus important en digital learning où les personnes ne se voient pas physiquement. Il s’agira de démontrer comment vous favorisez l’engagement des bénéficiaires et comment vous prévenez les abandons en cours de formation.

Voici quelques exemples :

Engagement : 

  • organisation de partages d’expériences
  • forum des participants
  • lien avec les managers ou correspondants RH
  • lien vers la formation envoyé assez en amont, puis rappel quelques jours avant et de nouveau une ou deux heures avant chaque session
  • le contenu lui-même est gamifiant 
    • création de battle : afin qu’ils se retrouvent en fin de parcours pour qu’ils se challengent
    • Système de classement

Prévention des ruptures : 

  • Relances par les managers ou correspondants RH
  • Relances automatiques toutes les semaines
  • Toutes les parties prenantes sont encouragées à effectuer des relances (notamment par les managers terrain)
  • Création d’un escape game

L’indicateur 17 concerne la mise à disposition des moyens techniques adéquats pour vos formations

Le prestataire met à disposition ou s’assure de la mise à disposition des moyens humains et techniques adaptés et d’un environnement approprié (conditions, locaux, équipements, plateaux techniques…).

En cas de formation à distance, vous pourrez le démontrer en présentant la plateforme utilisée (montrer l’abonnement par exemple), son accès et ses modalités.

L’indicateur 18 concerne la coordination des différents intervenants

Le prestataire mobilise et coordonne les différents intervenants internes et/ou externes (pédagogiques, administratifs, logistiques, commerciaux…).”

L’utilisation de modalités à distance nécessite la coordination de différents acteurs (conception pédagogique, ingénieur pédagogique, responsable technique, accompagnateur ou tuteur, responsable de l’accès à la plate-forme…). Cette coordination entre les différents acteurs devra être démontrée.

Dans le cadre de l’audit : 

  • L’auditeur vérifiera que cette coordination a bien pour but d’atteindre les objectifs de la formation en tenant compte des caractéristiques éventuelles des bénéficiaires.
  • L’auditeur pourra aussi demander à l’organisme comment sont traités les imprévus (exemple : modification du planning).

L’indicateur 19 concerne la mise à disposition de ressources pédagogiques

Le prestataire met à disposition du bénéficiaire des ressources pédagogiques et permet à celui-ci de se les approprier.

La prestation en digital learning peut inclure l’accès à des ressources pédagogiques qu’il faudra démontrer. Attention, il ne s’agit pas de démontrer uniquement l’existence de ces ressources, mais aussi bien qu’elles sont mises à disposition des participants, par exemple à travers un mail clair de partage de dossier. Dans le cas d’un module en e-learning, la ressource pédagogique correspond au contenu du module. Il est accessible à tout moment.

Les indicateurs 21 et 22 concernent principalement le recrutement et la maintien des compétences des formateurs

Le prestataire détermine, mobilise et évalue les compétences des différents intervenants internes et/ou externes, adaptées aux prestations.

Le prestataire entretient et développe les compétences de ses salariés, adaptées aux prestations qu’il délivre.

Les intervenants au sein du prestataire devront démontrer leur qualification ainsi que le maintien de leurs compétences de façon régulière. 

L’indicateur 22 (sur le maintien des compétences) peut comprendre, particulièrement en digital learning, la formation des équipes à la prise en main des outils digitaux.

L’indicateur 25 porte sur la mise en place d'une veille sur les innovations pédagogiques et technologiques et l'exploitation des informations issues de cette veille

Le prestataire réalise une veille sur les innovations pédagogiques et technologiques permettant une évolution de ses prestations et en exploite les enseignements.

Dans le contexte du digital learning, cette veille technologique est particulièrement applicable. Démontrez que cette veille vous permet une évolution et amélioration constante de vos formations

Au-delà de ces indicateurs, en fonction du contexte (alternance ou parcours certifiants par exemple), le référentiel Qualiopi pourra être adapté aux différentes situations de digital learning.

Pour en savoir plus, contactez-nous ! 01 45 80 27 71 ou info@qualiview-conseil.com

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