La veille légale, indicateur 23 du référentiel Qualiopi : comment éviter une non-conformité ?

Auteure : Sandrine Baslé ancienne avocate, auditrice Qualiopi et co-responsable de la commission juridique du GARF (Groupement des Acteurs et Responsables Formation), publié le 9 juillet 2023, dernière mise à jour le 3 février 2024

I. Ce que prévoit l’indicateur 23 du guide de lecture Qualiopi sur la veille légale

Indicateur 23 : Le prestataire réalise une veille légale et réglementaire sur le champ de la formation professionnelle et en exploite les enseignements. Niveau attendu : Démontrer la mise en place d’une veille légale et réglementaire et son exploitation.


Cet indicateur comprend 2 obligations :

  • Organiser une veille légale et réglementaire
  • Mettre en application des éléments issus de cette veille.

1. Organiser une veille légale et règlementaire sur le champ de la formation professionnelle

En ce qui concerne la veille légale et règlementaire, il n’y a pas de définition stricte du périmètre de cette veille légale et règlementaire.

✅ Vous devez démontrer la mise en place d’un système ou processus qui vous permet de recevoir “automatiquement” ou régulièrement les nouveautés sur les lois et règlementations s’appliquant à votre organisme de formation.

Les sources légales sont assez larges et dépendent de votre contexte.
Interrogez-vous sur vos pratiques ? 

  • quelles sont les newsletters que vous recevez et que vous lisez ?
  • Il y a peut-être déjà des éléments juridiques dont vous pourrez mentionner le jour de l’audit.

✅ Cet aspect est relativement facile car il vous “suffit” d’être abonné à une newsletter par exemple celle de Centre Inffo : le journal de la réforme. Centre Inffo est une association avec une mission de service public consistant à expliquer les réformes de l’Etat en matière de formation aux professionnels du secteur de la formation.
Centre Inffo publie aussi régulièrement des posts sur Linked in.

Les newsletter des OPCO intègrent souvent des informations sur l’évolution des aspects légaux. Vous pouvez consulter notre article qui répertorie les OPCO par secteur : https://qualiview-conseil.com/nouvelles-missions-des-operateurs-de-competences/

Dans le domaine de l’alternance, certains CFA sont abonnés à la FNADIR. Selon les certifications auxquelles le CFA prépare, il peut recevoir le bulletin officiel de l’enseignement supérieur ou de la DRIAFF du Ministère de l’Agriculture.

✅ Vous devez ensuite expliquer à l’auditeur ou auditrice que, à partir de ces éléments issus de votre veille, vous décidez en interne de ce que vous allez mettre en place. C’est la 2ème partie de cet indicateur 23.

Pour information, Qualiview conseil réalise une veille légale sur le champ de la formation. Et nous proposons à nos clients, un webinaire, gratuit pour nos clients, sur l’indicateur 23. Cela peut être présenté comme élément de preuve de cette 1ère partie. 

2. Exploiter cette veille légale et réglementaire, : c'est la 2ème partie de l’indicateur 23

✅  Vous devez ensuite prouver la mise en application de cette veille.

En effet, le plus important pour le législateur c’est l’utilisation de cette veille, notamment par exemple, pour aux bénéfices des apprenants.

✅ Cela peut concerner :

  1. des nouveautés à mettre en place dans le cadre du référentiel Qualiopi avec la Version 8 et la Version 9 du guide de lecture
  2. des changements au niveau des audits Qualiopi avec l’arrêté du 31 mai 2023 (voir notre article : Quelles nouveautés Qualiopi à partir de septembre 2023) 
  3. des nouveautés dans le cadre du CPF avec le décret du 28 décembre 2023 et l’arrêté du 3 janvier 2024
  4. des nouveautés au niveau du Bilan Pédagogique et Financier (BPF) : il n’y en a pas eu depuis 3 ans
  5. d’un nouveau financement impactant vos bénéficiaires ; Si vous ne recevez pas du tout de financements (CPF ou région ou OPCO,…), alors il ne peut pas y avoir vraiment de bénéfice financier pour les bénéficiaires.
  6. Pour les CFA, il y a une législation qui leur demande de déclarer leurs chiffres tous les ans. cela peut constituer une application de la veille
  7. Autre exemple, pour les organismes dont les formations sont certifiantes : l’impact d’un changement de législation sur les examens car l’organisation des examens change régulièrement.

L’utilisation du logo Qualiopi : notre article sur le sujet
https://qualiview-conseil.com/comment-bien-utiliser-le-logo-qualiopi
Préparer l’audit de surveillance : article de Qualinews sur notre site
https://qualiview-conseil.com/audit-surveillance-qualiopi/

Pour le prochain audit, il vous incombe de démontrer que vous appliquez cette veille.

Remarque : vous pouvez indiquer les applications de la veille légale dans votre Plan d’Amélioration Continue.

II Les principales obligations légales des Organismes de formation et des CFA

1. La législation applicable aux Organismes de Formation (donc y compris au CFA) :

  1. Déclarer son activité donc avoir un numéro d’activité (NDA)que vous exerciez en tant que personne physique ou morale 
  2. Déposer le Bilan Pédagogique et Financier (BPF) tous les ans en avril : notre article sur le sujet
    https://qualiview-conseil.com/bilan-pedagogique-financier/
  3. Utiliser des conventions de formation (voir ci-dessous)
  4. Avoir un Règlement Intérieur (voir ci-dessous)
  5. Mettre en place une comptabilité analytique
  6. Respecter les règles en matière de publicité

2. Les obligations légales liées au fonctionnement d'un CFA (source : fiches pratiques Centre Inffo) :

  1. Mentionner dans les statuts l’activité de formation en apprentissage
  2. Prévoir un conseil de perfectionnement : Le conseil de perfectionnement se réunit au moins une fois par an pour examiner le fonctionnement du CFA et prévoir des améliorations en matière d’organisation. À partir d’une certaine taille (sessions d’une durée supérieure à 500 heures, article l 6352 – 3 du code du travail), ils doivent avoir un représentant des apprentis qui est élu par les apprentis. Il y a toute une législation applicable sur le conseil de perfectionnement l 6231 – 3 du code du travail
  3. Utiliser des conventions de formation par apprentissage, contrat tripartite
  4. Diffuser les statistiques sur la réussite des apprentis 
  5. Pour les formations d’une durée totale supérieure à 500 h, le Règlement Intérieur doit préciser les modalités de représentation des stagiaires et des apprentis. L’article l 6352-3 du code du travail mentionne l’élection d’un délégué titulaire et d’un délégué suppléant au scrutin uninominal à deux tours

3. Les mentions obligatoires à peine de nullité du contrat ou convention de formation

“Le contrat conclu entre la personne physique qui entreprend une formation et le dispensateur de formation précise, à peine de nullité :

1° La nature, la durée, le programme et l’objet des actions de formation qu’il prévoit ainsi que les effectifs qu’elles concernent ;

2° Le niveau de connaissances préalables requis pour suivre la formation et obtenir les qualifications auxquelles elle prépare ;

3° Les conditions dans lesquelles la formation est donnée aux stagiaires, notamment les modalités de formation dans le cas des formations réalisées en tout ou en partie à distance, les moyens pédagogiques et techniques mis en oeuvre ainsi que les modalités de contrôle des connaissances et la nature de la sanction éventuelle de la formation ;

4° Les diplômes, titres ou références des personnes chargées de la formation prévue par le contrat ;

5° Les modalités de paiement ainsi que les conditions financières prévues en cas de cessation anticipée de la formation ou d’abandon en cours de stage.”

Vous pouvez ajouter la période de réalisation qui elle est demandée pour les contrats financés par des fonds publics ou mutualisés (article D6353-1 du code du travail)

L’absence d’une seule de ces mentions obligatoires emporte la nullité du contrat.

Source : les fiches pratiques de centre inffo
Art. L6353-4 du Code du travail et Cass. soc. du 30.3.05, pourvoi n° 03-43.413

4. Le règlement intérieur

Le règlement intérieur est un document écrit déterminant les principales mesures en matière de :

  • santé et de sécurité ;
  • discipline ;
  • modalités de représentation des stagiaires et apprentis.

Source : Art. L6352-3 du Code du travail

5. Les règles en matière de publicité

“Est interdite la prospection directe au moyen d’un télécopieur ou de courriers électroniques utilisant les coordonnées d’une personne physique qui n’a pas exprimé préalablement son consentement à recevoir des prospections directes par ce moyen.
Toutefois, la prospection directe par courrier électronique est autorisée si les coordonnées du destinataire ont été recueillies auprès de lui à l’occasion d’une vente ou d’une prestation de services, si la prospection directe concerne des produits ou services analogues fournis par la même personne physique ou morale, et si le destinataire a la possibilité de s’opposer à l’utilisation de ses coordonnées au moment où elles sont recueillies et chaque fois qu’un courrier électronique de prospection lui est adressé au cas où il n’aurait pas refusé d’emblée une telle exploitation.
Les manquements sont sanctionnés par une amende administrative dont le montant ne peut excéder 75 000 € pour une personne physique et 375 000 € pour une personne morale.”
Art. L34-5 du Code des postes et des communications électroniques

6. Les sanctions pénales et administratives en cas de non-respect de la législation applicable

Toute infraction aux dispositions relatives à la déclaration d’activité est passible de sanctions pénales :

  • amende de 4 500 € ; Articles L. 6355-1 à L. 6355-7 du Code du Travail.
  • interdiction temporaire ou définitive d’exercer l’activité de dirigeant d’un organisme de formation. Article L. 6355-23 du Code du Travail.

Ainsi, par exemple, ces sanctions pénales et administratives peuvent s’appliquer en cas de :

  • de défaut des mentions légales dans une convention de formation (et dans ce cas, il y a nullité du contrat).
  • non-respect de la législation applicable au Règlement Intérieur.

dans ce dernier cas, pénalement, cela peut aller jusqu’à 4500 € d’amende :

  • s’il n’y a pas de règlement Intérieur,
  • s’il est incomplet ou
  • s’il n’est pas été transmis aux stagiaires ou apprentis avant leur inscription définitive.

A cela s’ajoute une peine complémentaire d’interdiction d’exercer temporairement ou définitivement l’activité de dirigeant d’un organisme de formation.

III Réponses à vos questions fréquentes :

  • Quelles sont les obligations en termes de document administratif à conserver sur des sessions en continue et les sessions en alternance ?

Notre réponse : tout d’abord, certains documents sont à conserver afin de pouvoir fournir une preuve. Cela peut être notamment :

  • dans le cadre de Qualiopi
  • dans le cadre d’une relation contractuelle notamment avec vos clients ou les financeurs

Pour Qualiopi : tous les documents produits en lien avec vos formations sur les 2 dernières années.

  • Y-a t-il un lieu homologué (sur internet) qui répertorie toutes les informations à ce sujet ?

Réponse : il n’existe pas de “lieu homologué”. La source la plus connue des professionnels du droit de la formation sont les fiches pratiques de Centre Inffo.

Les informations dont vous avez besoin en matière juridique peuvent varier en fonction de votre contexte. Dans cette article, nous abordons principalement les obligations juridiques de base? 

Les informations relatives aux financements par les 11 OPCO peuvent aussi faire partie du domaine juridique (au sens large).

  • “Quelles sont les obligations des centres de formation envers leurs apprenants de manière vulgarisée ? “

Voici vos obligations vis-à-vis de vos stagiaires (apprenants) :

  • Obligations d’information des stagiaires => reprises tout au long du référentiel Qualiopi
  • Respect des règles du Code de la consommation en cas d’achat de formation par un particulier
  • Protection des données personnelles des stagiaires et apprentis
  • Diffuser vos règlement intérieur

Source : Centre Inffo, les fiches pratiques

  • Y a-t-il une obligation d’un Etablissement Recevant du Public (ERP) pour un local d’un OF qui accueille les stagiaires le temps de la formation? Comment décrit-on ici le terme “Public” ?

Pour répondre à cette questions, les meilleures sources sont :

https://www.service-public.fr/professionnels-entreprises/vosdroits/F32351
https://entreprendre.service-public.fr/vosdroits/F31684

  • Comment remplir les heures, les natures de formations dans le Bilan Pédagogique et Financier, le BPF ?

Voir notre article sur “que savoir sur le Bilan Pédagogique et Financier 2023 ?”

  • Comment connaître les points d’alerte dans la gestion des données liées au digital learning?

Voir notre article : La certification Qualiopi pour les formations à distance (e-learning)
https://qualiview-conseil.com/la-certification-qualiopi-pour-les-formations-a-distance/

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