Que savoir sur le Bilan Pédagogique et Financier 2022 ? Comment bien remplir le BPF ?

Auteure : Sandrine Baslé publié le 18 avril 2022, mise à jour le 11 juin 2022

Le bilan pédagogique et financier (BPF) est une obligation légale des organismes de formation.

Afin de vous faire gagner du temps, nous répondons aux questions les plus fréquentes sur le BPF 2022.

Nous vous présentons les points de vigilance à partir des erreurs que nous avons constatées dans le cadre des audits Qualiopi. Nous traiterons également du cas de la sous-traitance, une des rubriques du bilan pédagogique et financier BPF 2022.

Au même titre que la déclaration d’activité d’un organisme de formation (pour obtenir un NDA), remplir le Bilan Pédagogique et Financier (BPF) fait partie des obligations légales de tous les prestataires de formation professionnelle y compris les CFA (article 6352-11 du code du travail). 

Cette déclaration d’activité doit intervenir dans les 3 mois de la signature d’une convention de formation ou du 1er contrat de formation professionnelle. Le BPF, quant à lui, est à remplir chaque année au cours du mois d’avril à partir de l’activité réalisée sur le dernière exercice comptable.  

Il doit y avoir une déclaration d’activité (NDA) et un Bilan Pédagogique et Financier (BPF) par entité juridique. Toutes les actions que vous effectuez doivent figurer au BPF, qu’elles soient financées par des fonds publics ou privés. 

Les autres obligations des organismes de formation sont notamment : 

  • avoir une comptabilité analytique, 
  • avoir un règlement intérieur
  • établir une convention (OF, entité juridique) ou un contrat (OF, personne physique) 

Le bilan pédagogique et financier (BPF) est une obligation légale des organismes de formation.

Afin de vous faire gagner du temps, nous répondons aux questions les plus fréquentes sur le BPF. Nous vous présentons les points de vigilance à partir des erreurs que nous avons constatées dans le cadre des audits Qualiopi. Nous traiterons également du cas de la sous-traitance, une des rubriques du bilan pédagogique et financier BPF.

Le BPF est une obligation légale

Au cours du mois d’avril de chaque année tout organisme de formation doit remplir ce formulaire :

Vous devrez le déposer sur : 

Mes démarches emploi et formation

Document réalisé par Centre Inffo pour remplir le BPF :

Cette année 2022, vous avez exceptionnellement 2 mois pour le remplir : du 1er avril au 30 mai pour compléter le BPF sur l’année 2021.

C’est une obligation légale au même titre que le fait d’avoir une comptabilité analytique qui permet de bien séparer les activités de formation et les autres activités éventuelles. Ceci vous permettra de connaître les chiffres et éléments à saisir dans votre BPF.

Cette obligation de remplir le BPF incombe à :

  • tout prestataire d’action développement des compétences 
  • quel que soit le statut juridique, marchand ou non marchand 
  • que l’activité de formation soit exercée à titre principal ou accessoire

Si ce n’est pas fait à temps, la sanction est lourde. En effet, l’organisme perd son numéro d’activité. Il est ainsi radié de la liste rendue publique des organismes de formation.  

Que contient le BPF 2022 globalement ?

Bilan financier (page 1)

  • Les origines des fonds : privés, publics 
  • La proportion de sous-traitance 
  • La proportion de charges par rapport aux revenus

Bilan pédagogique (page 2)

  • Le nombre d’heures de formation réalisées
  • Les types de stagiaires
  • Les sujets des formations

Y a-t-il des nouveautés concernant le BPF pour 2022 ou est-ce le même que les années précédentes ?

Le format de BPF n’a pas changé en 2022. 

Le BPF avait évolué entre celui de 2020 et celui de 2021. Il avait évolué pour tenir compte de l’entrée de l’apprentissage dans le champ de la formation

Quel est l’objectif du BPF ?

Ce document n’a pas d’incidence sur votre activité (sauf si vous oubliez de le remplir). Il permet à l’Etat d’analyser les chiffres de la formation professionnelle et de les communiquer.

C’est un outil de contrôle de la DREETS (DRIEETS en Ile-de-France)

C’est utilisé par la DARES pour analyser l’impact des politiques publiques.

Quel est le lien entre Qualiopi et le BPF ?

Pour calculer la durée de l’audit Qualiopi, l’organisme certificateur vous demandera votre dernier Bilan Pédagogique et Financier. Il regardera le chiffre d’affaires réalisé en formation (ligne “Total des produits réalisés au titre de la formation professionnelle”, encadré C). Voir notre article sur la durée d’audit.

Il est donc important que vous indiquiez dans l’encadré C uniquement ce qui relève de la formation professionnelle. 

L’erreur que l’on voit parfois en audit Qualiopi : certains organismes de formation indiquent en ligne 11 “autres produits au titre de la formation professionnelle”, le chiffre d’affaires réalisé sur des activités autres que la formation. 

On va voir plus bas dans cet article ce que comprend cette ligne 11 (uniquement des éléments se rapportant à la formation : un livre, un repas, ….)

Le périmètre du BPF ne porte que sur votre activité de formation. Le reste ne concerne pas le BPF.

La seule ligne qui fait un lien avec le reste de votre activité est la ligne “part du chiffre d’affaires global réalisé dans le domaine de la formation professionnelle” en % (sous l’encadré C). Par déduction, cela permet de calculer votre chiffre d’affaires global. C’est le seul endroit où on fait le lien avec le reste de votre activité. 

Si vous avez des doutes n’hésitez pas à nous contacter.

Que faire en cas d’absence d'activité sur une année ?

En l’absence d’activité, il est recommandé de remplir les cadres A et B et de porter la mention « néant » dans les cadres C et D de la page 1 et dans les cadres de la page 2. Ceci a été effectivement le cas pour certains pendant la période Covid.

Cette obligation incombe-t-elle aussi au service formation d’une entreprise ?

Les formations qui se rapportent aux formations internes (formations de vos salariés) ne doivent pas être prises en compte. 

L’entreprise a une obligation de former qui répond au droit du travail mais, pour cela, l’entreprise n’a pas besoin d’être déclarée comme organisme de formation ou de créer un organisme de formation.

En revanche, quand l’entreprise vend ses formations à l’extérieur (en accueillant des personnes extérieures à l’entreprise), elle n’a pas la casquette d’employeur. Dans ce cas, l’entreprise doit créer un organisme de formation, c’est-à-dire faire une déclaration et demander un numéro d’immatriculation (NDA).

Le terme “entreprise” de l’encadré C correspond-il aux entreprises clientes ? Quid des associations ?

Ligne C1 indique “entreprise” : ce terme signifie ici toute entité juridique, y compris entité du secteur marchand ou non, une fondation ou une association.

A quoi correspondent les éléments du Cadre C “origine des produits de l’organisme” ?

Pour connaître l’origine des produits de votre organisme, vous pouvez réfléchir de la manière suivante : 

1. Raisonner par la facture : qui m’a payé ? 

2. Quel dispositif est utilisé par le stagiaire ? 

Si le produit ou revenu reçu par l’organisme de formation provient

  • d’ une entreprise pour ses salariés => ligne 1 
  • d’un des 11 OPCO  => ligne h
  • du CPF => ligne e
  • d’un non-salarié  => ligne g
  • d’un particulier => ligne 9 du cadre C

Que comprend la dernière ligne “autre produit de la formation professionnelle” (C11) ?

La ligne C11 “autre produit de la formation professionnelle” peut concerner par exemple :

  • les modules d’elearning, 
  • les ressources pédagogiques, 
  • les repas ou les transports, 
  • les équipements de sécurité (sauf si ces équipements ne sont pas uniquement liés à la formation pro !).

Quel est le nombre de formateurs internes / externes (cadre E) ?

Les personnes de l’organisme de formation déclarant dispenser des heures de formation peuvent-être :

1. des salariés de l’organisme, 

2. des bénévoles de l’organisme, 

3. des dirigeants ou le gérant associé de l’organisme ayant le statut de non salarié, 

4. des personnes :

  • n’appartenant pas à l’organisme
  • mais mis à disposition par une entreprise externe, une administration ou un établissement public,
  • que ce soit à titre gratuit ou sous forme de portage salarial.

Ne pas oublier de renseigner : “autres stagiaires” du cadre F

Par “autres stagiaires”, il s’agit d’identifier les stagiaires n’entrant pas dans les 4 catégories précédentes citées (c’est-à-dire : stagiaires salariés d’employeur privé hors apprentis, apprentis, personnes en recherche d’emploi, particuliers à leurs propres frais).

Ces “autres stagiaires” peuvent être par exemple : 

  • des agents publics titulaires ou non de la fonction publique de l’État, territoriale ou hospitalière, 
  • des travailleurs non salariés, 
  • des bénévoles, 
  • des jeunes non inscrits comme demandeurs d’emploi, 
  • des détenus,
  • des stagiaires de clients étrangers formés à l’étranger.

Spécialités de formation (F4)

Une ligne par code. Donc si un seul code correspond à votre activité (par exemple 128 “droit, sciences politique”) mettez l’ensemble de votre activité sur une seule ligne. 

N’utiliser les autres lignes que si vous avez plusieurs spécialités. 

Et si plusieurs codes correspondent à vos activités, et si vous avez plus de 5 spécialités (il n’y a que 5 lignes), regroupez le reste sur la liste “autres spécialités”. 

Pour la liste des codes, regarder page 52 du mode d’emploi Centre Inffo : 

Quelles sont les méthodes en vigueur pour la comptabilisation (d’un point de vue financier et pédagogique) des actions de formation ?

“Afin de préparer au mieux la réalisation du bilan pédagogique et financier, l’organisme doit prévoir, en début d’exercice comptable, différents outils de suivi des prestations de formation professionnelle (logiciels, documents Excel…). » (sources BPF 2022)

Ces outils doivent permettre d’extraire les informations liées à :

1. la gestion des actions entrant dans le champ de la formation professionnelle et les prestations annexes (actions de formation, actions de bilan de compétences, actions de VAE, actions d’apprentissage, prestations d’hébergement, de nourriture et de transport directement liées aux actions)

2. la gestion commerciale des prestations et la facturation de celles-ci :

  • Qui me paye ?
  • Quand l’action de formation est-elle engagée ? 

3. la comptabilité de l’activité de formation professionnelle (en cas d’activités multiples)

4. la gestion du personnel (personnel prestataire d’actions et autre personnel affecté à l’activité de formation professionnelle).”

5. ou au nombre de stagiaires, nombre d’heures, types de stagiaires.

Quelles sont les règles applicables aux actions de formation réalisées en sous-traitance (Cadre C ligne 10) ? Quelles sont les règles applicables aux actions de formation réalisées en sous-traitance ?

Vous êtes « sous-traitant » vous devez remplir ces 2 lignes :

C – 10 : origine des produits de l’organisme : “produits provenant de contrats conclus avec d’autres organismes de formation (y compris des CFA).

G – 5 : Stagiaires dont la formation a été confiée à votre organisme par un autre organisme de formation.

Remarque : pour la partie “financière” C – 10, les produits issus de l’activité de l’organisme en tant que sous-traitant d’une autre entité, ces produits sont inclus dans le total. Alors que par la partie “pédagogique” G – 5, le nombre de stagiaires et les heures de formation, ces montants sont indiqués séparément. 

Vous êtes « donneur d’ordre » vous devez remplir ces 3 lignes :

D : Charges de l’organisme : total des charges de l’organisme liées à l’activité de formation dont achat de prestation de formation et honoraires de formation

E : Personnes dispensant des heures de formation : personnes extérieures à votre organisme

F – 2 Dont activité sous-traitée de l’organisme: “stagiaire ou apprentis dont l’action a été confiée par votre organisme à un autre organisme

Pour conclure, nous partageons quelques conseils méthodologiques pour remplir le BPF :

  • Garder la même méthode de calcul d’une année sur l’autre
  • Garder trace de la méthode appliquée d’une année sur l’autre
  • Savoir expliquer cette règle de calcul (en cas de contrôle)
  • Faire simple : par exemple, quand il y a plusieurs activités, utiliser une règle de 3 pour calculer les charges proportionnelles au CA (pour les petites structures) 
  • Bien identifier et remonter les données dans ses outils : pour éviter d’agir dans la précipitation
  • Utiliser les possibilités “analytiques” de vos outils
  • Prendre votre liasse fiscale et valider la base (cela pourra vous être demandé en cas de contrôle)

Enfin,   le BPF est l’occasion de  se poser certaines questions sur le développement possible de votre organisme de formation.

contactez-nous ! 01 45 80 27 71 ou info@qualiview-conseil.com

Nous proposons un accompagnement sur-mesure comprenant : 

  • présentation du BPF ;
  • remplir le BPF ensemble en ligne, avec les données collectées par vous ;
  • avis sur le suivi des données pour faciliter cette démarche les années à venir.

Cette prestation inclut toutes questions complémentaires que vous pourriez avoir ultérieurement sur ce sujet et notamment revoir la version finale le cas échéant.

Cette prestation est à 150 € HT.