Quelles nouveautés Qualiopi à partir du 1er septembre 2023 ?

qualiopi formation professionnelle

Auteures : Esther Gagneux et Sandrine Baslé publié le 23 juillet 2023, mis à jour le 3 février 2023

L’arrêté du 31 mai apporte plusieurs nouveautés concernant les modalités d’audit Qualiopi, qui seront pour la plupart appliquées à partir du 1er septembre (certaines déjà appliquées). Concrètement, qu’est-ce que cela représente pour les organismes de formation ?

Audit initial

L’arrêté indique les données que l’organisme certificateur devra collecter auprès de l’organisme candidat à la certification, avant un audit initial, notamment : 

  • des informations telles que la dénomination, le numéro SIREN, le statut juridique et les coordonnées du dirigeant, le numéro d’enregistrement de la déclaration d’activité, l’organigramme, le dernier BPF
  • une description de l’activité de l’organisme, précisant les catégories d’actions, mais aussi par exemple s’il confie la réalisation de formations à un autre organisme ou s’il intervient pour le compte d’un autre organisme (sous-traitance)

Le changement principal réside donc dans la plus grande quantité de documents à fournir en amont de l’audit. 

Par ailleurs, l’organisme certifié devra afficher son certificat dans ses locaux et sur son site Internet. En l’absence de site internet, il devra en communiquer une copie à tout candidat, stagiaire, apprenti ou financeur qui en fait la demande.

De plus, il faut désormais avoir réalisé une action dans chaque catégorie présentée pour pouvoir déclencher un audit. 

Audit de surveillance

L’arrêté donne également des détails concernant l’audit de surveillance. 

En particulier, la durée de l’audit de surveillance d’un organisme nouvel entrant à l’audit initial est majorée d’une demie journée.

Les indicateurs qui seront audités lors de l’audit de surveillance sont : 

  • tous les indicateurs ne pouvant donner lieu qu’à des non-conformités majeures (4, 5, 6, 7, 10, 11, 14, 15, 16, 20, 21, 22, 26, 27, 29, 31 et 32)
  • les indicateurs 1, 3, 17 et 19
  • les indicateurs qui ont fait l’objet d’une non-conformité à l’audit initial
  • les indicateurs non observés à l’audit initial (en cas de conditions de durée aménagées)

L’organisme certificateur vérifiera également, lors de cet audit de surveillance, le respect de l’affichage et de communication du certificat.

L’audit de surveillance est réalisé à distance, sauf : 

  • si l’organisme audité fait la demande de le réaliser sur site
  • si le certificateur retient nécessaire de le faire sur site (signalements, etc)

Audit de renouvellement

L’audit de renouvellement, similaire à un audit initial, doit être réalisé en présentiel avant la date d’échéance du certificat Qualiopi. Ces délais doivent être compatibles avec la levée d’éventuelles non-conformités majeures avant que le certificat n’arrive à échéance. 

Il est par conséquent conseillé de prévoir un délai de quelques mois avant échéance. 

En cas de renouvellement, le nouveau certificat prend effet le lendemain de la date d’échéance du précédent certificat.

Audit complémentaire

Si nécessaire, l’organisme certificateur peut réaliser un audit complémentaire, notamment dans les cas suivants : 

  • pour vérifier le traitement des non-conformités
  • en cas de signalement portant sur le non-respect du référentiel par un organisme qu’il a certifié

Dans ce dernier cas, en fonction de la gravité du signalement, l’organisme certificateur peut décider de suspendre, à titre conservatoire, la certification de l’organisme dans l’attente de la réalisation d’un audit complémentaire.

L’identité de la personne à l’origine du signalement est confidentielle.

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