La certification Qualiopi c'est quoi ? Comment répondre aux indicateurs Qualiopi ?
Auteures : Sandrine Baslé et Valentine Lesser Galtier, mis à jour le 8 avril 2023.
La certification Qualiopi c’est quoi ? Il s’agit de comprendre les exigences du référentiel Qualiopi : pour les indépendants non salariés et n’ayant pas de sous-traitants. Cet article s’adresse principalement à vous !
Qualiview conseil vous propose une explication des indicateurs Qualiopi qui s’appliquent à votre cas afin de vous aider à préparer l’audit Qualiopi.
Pour aller plus loin, vous pouvez télécharger le référentiel (ou guide de lecture) de France Compétence : ici. Ce guide de lecture de France Compétences peut paraître compliqué.
En effet, c’est le même guide que pour les organismes de grande taille ou pour les CFA, alors que la taille influe beaucoup sur les pratiques mises en place.
Toutefois, nous vous conseillons de bien vous référer à ce guide pour compléter la lecture de notre article : pour chaque indicateur, certaines particularités ou définitions sont précisées dans ce guide.
Pour les organismes de formation unipersonnel, typiquement les travailleurs indépendants formateurs , seulement 22 indicateurs sur les 32 indicateurs du référentiel national qualité Qualiopi sont applicables : les indicateurs 1, 2, 4, 5, 6, 8, 9, 10, 11, 12, 17, 18, 19, 21, 22, 23, 24, 25, 26, 30, 31 et 32.
Les formations certifiantes sont répertoriées sur le site de France Compétences. Pour vérifier si une formation est certifiante, c’est ici.
Cet article a pour objectif de vous permettre d’être autonome. Toutefois, si vous souhaitez être aidé, nous proposons une offre d’accompagnement à la certification Qualiopi. Pour en savoir plus, contactez-nous ! 01 45 80 27 71 ou info@qualiview-conseil.com
Précisions :
- être certifié Qualiopi permet à vos clients de pouvoir financer leur formation grâce aux fonds publics (OPCO, de Pôle emploi, de la Région, de l’Etat….) ;
- une fois certifié Qualiopi, c’est votre organisme de formation, pour l’ensemble de ses activités, qui est certifié Qualiopi ; cela signifie que :
- l’ensemble des formations que vous proposez doivent suivre les processus que vous allez présenter à l’audit Qualiopi ;
- vous ne pouvez pas décider de laisser de côté une formation, de l’extraire de votre périmètre Qualiopi.
La liste des organismes certifiés Qualiopi est disponibile ici.
CRITÈRE 1 : COMMUNICATION
Indicateur 1 : l’information du public bénéficiaire
“Le prestataire diffuse une information accessible au public, détaillée et vérifiable sur les prestations proposées : prérequis, objectifs, durée, modalités et délais d’accès, tarifs, contacts, méthodes mobilisées et modalités d’évaluation, accessibilité aux personnes handicapées.”
Cet indicateur 1 du référentiel Qualiopi vise à s’assurer que le descriptif de la formation soit détaillé et bien communiquer au public cible. Ainsi pour y répondre vous pouvez mettre une fiche par formation sur votre site ou communiquer à vos clients cette fiche descriptive comprenant les éléments suivants mentionnés dans l’indicateur 1 :
- prérequis,
- objectifs,
- durée,
- modalités,
- délais d’accès,
- tarifs,
- contact,
- méthodes mobilisées,
- modalités d’évaluation,
- accessibilité aux personnes en situation de handicap (sur le handicap, voir nos autres publications sur le sujet).
Pour plus de précisions, lire notre article spécifiquement sur l’indicateur 1 : “Comment bien répondre à l’indicateur 1 de Qualiopi ?”
Pour comprendre ce à quoi chacun de ces éléments fait référence, vous pouvez consulter le guide de lecture de France compétence: ici.
Indicateur 2 : les indicateurs de résultat
“ Le prestataire diffuse des indicateurs de résultats adaptés à la nature des prestations mises en œuvre et des publics accueillis.”
Cet indicateur est la suite du précédent : vous devez prouver que vous communiquer sur les performances de vos formations. Pour répondre à cet indicateur, vous pouvez par exemple ajouter à cette fiche par formation (toujours sur votre site internet ou sur les supports de communication que vous utilisez avec vos clients ) 2 indicateurs de résultats, par exemple le nombre de personnes formées et le taux de satisfaction (avec l’année de référence).
CRITÈRE 2 : CONCEPTION
Indicateur 4 : l'analyse du besoin
“ Le prestataire analyse le besoin du bénéficiaire en lien avec l’entreprise et/ou le financeur concerné(s).”
Cet indicateur 4 veille à ce que l’organisme de formation prenne bien en considération les spécificités de leurs futurs apprenants. Ainsi, devez-vous démontrer avoir vérifié que la formation correspond aux besoins des personnes qui vous contactent pour s’inscrire à vos formations.
Nous nous situons au début du parcours client. Cet indicateur correspond à la liste des questions que vous posez quand vous avez un client qui veut s’inscrire à votre formation et à cette même liste remplie ce qui vous permet de prouver la réalité de la démarche (pensez à inclure à cette liste une question sur les besoins spécifiques liés à une situation de handicap).
Indicateur 5 : les objectifs opérationnels et évaluables
“ Le prestataire définit les objectifs opérationnels et évaluables de la prestation.”
L’indicateur 5 correspond à l’évaluation des objectifs de chaque formation. Pour certains auditeurs, le fait de formuler les objectifs avec des verbes d’action suffit à les rendre opérationnels et évaluables. Mais on ne peut pas compter sur cette éventualité. Nous vous conseillons de prévoir a minima une auto-évaluation par les stagiaires à condition que le formateur soit présent (pour échanger avec eux).
Indicateur 6 : contenu et modalités de mise en œuvre de la prestation adaptés aux objectifs définis et aux publics bénéficiaires
“Le prestataire établit les contenus et les modalités de mise en œuvre de la prestation, adaptés aux objectifs définis et aux publics bénéficiaires. Niveau attendu : Démontrer que les contenus et modalités de mise en œuvre des prestations sont adaptés aux objectifs définis en fonction des bénéficiaires.”
L’idée de cet indicateur est de montrer que vos contenus de formations remplissent les objectifs fixés pour la formation. Ainsi, l’indicateur 6 correspond-il à vos déroulés pédagogiques par formation (pensez à inclure les objectifs de la formation).
Indicateur 8 : positionnement
“ Le prestataire détermine les procédures de positionnement et d’évaluation des acquis à l’entrée de la prestation. Niveau attendu : Démontrer la mise en œuvre des procédures de positionnement et d’évaluation des acquis à l’entrée de la prestation adaptée aux publics et modalités de formations. “
L’indicateur 8 du référentiel Qualiopi concerne la vérification des prérequis et la prise en compte des besoins de l’apprenant concernant la formation qu’il va suivre.
Cet indicateur correspond au minimum à votre tour de table en début de session de formation.
CRITÈRE 3 : RÉALISATION
Indicateur 9 : déroulement et modalités d'accès
“Le prestataire informe les publics bénéficiaires des conditions de déroulement de la prestation.”
Niveau attendu : Les modalités d’accueil et les conditions de déroulement de la prestation sont formalisées et diffusées.”
Avec cet indicateur 9, le législateur veut s’assurer que l’apprenant est bien informé des conditions de déroulement de la formation.
Ainsi, cet indicateur 9 correspond-il à votre convocation (avec toutes les informations nécessaires, y compris la mention du handicap).
Indicateur 10 : adaptation de la prestation
“ Le prestataire met en œuvre et adapte la prestation, l’accompagnement et le suivi aux publics bénéficiaires. Niveau attendu : La prestation est adaptée aux situations et profils des bénéficiaires : contenus (outils et méthodes), accompagnement, suivi (durées, emplois du temps, adaptation des rythmes).”
Pour l’indicateur 10 de Qualiopi, l’idée est de montrer que vous adaptez bien vos formations à vos apprenants.
Ainsi, l’indicateur 10 correspond à la preuve de l’adaptation que vous pouvez faire en fonction des personnes présentes dans vos formations (focus, répétition, tenir compte de l’état de fatigue ou du niveau de vos participants…). La preuve de cette adaptation peut être apportée par l’existence de supports pédagogiques modifiés par exemple.
Indicateur 11 : atteinte par les publics bénéficiaires des objectifs de la prestation
“Le prestataire évalue l’atteinte par les publics bénéficiaires des objectifs de la prestation. Niveau attendu : Démontrer qu’un processus d’évaluation existe, est formalisé et mis en œuvre. Il permet d’apprécier l’atteinte des objectifs.”
L’objet de l’indicateur 11 est de veiller à ce que les formations donnent bien lieu à une évaluation de l’apprentissage effectué par l’apprenant.
Ainsi, cet indicateur correspond à l’application de l’indicateur 5 concernant les évaluations. Vous devez montrer, prouver que vous utilisez bien les évaluations que vous avez prévues. Vous pouvez aussi présenter toute évaluation intermédiaire.
Indicateur 12 : favoriser l'engagement et prévenir les ruptures
“ Le prestataire décrit et met en œuvre les mesures pour favoriser l’engagement des bénéficiaires et prévenir les ruptures de parcours. Niveau attendu : Démontrer que des mesures formalisées existent et sont mises en œuvre.”
L’indicateur 12 correspond à tout ce que vous faites pour créer l’engagement ET éviter que des stagiaires arrêtent la formation avant la fin (par exemple, leur envoyer un rappel la veille, ou appeler systématiquement les absents).
L’idée est de bien répondre à ces deux grands éléments de l’indicateur 12. Vous pouvez répertorier l’ensemble des actions que vous faites en ce sens et réunir les éléments de preuve écrits associés. Il n’y a pas de preuves parfaites. Faites feu de tout bois.
CRITÈRE 4 : MOYENS TECHNIQUES ET HUMAINS
Indicateur 17 : moyens humains et techniques
“ Le prestataire met à disposition ou s’assure de la mise à disposition des moyens humains et techniques adaptés et d’un environnement approprié (conditions, locaux, équipements, plateaux techniques…) Niveau attendu : Démontrer que les locaux, les équipements, les moyens humains sont en adéquation avec la ou les prestation(s)”
Pour cet indicateur 17, vous devez démontrer que vous avez les moyens techniques et humains pour réaliser votre formation.
Ainsi, cet indicateur 17 correspond à une liste de tous vos moyens techniques et humains et les preuves liées à ces moyens. Présentez tous les contrats que vous avez avec des prestataires ou des outils en relation avec vos formations. Pour les moyens humains, présentez votre cv.
Indicateur 18 : coordination des intervenants internes et externes
“Le prestataire mobilise et coordonne les différents intervenants internes et/ou externes (pédagogiques, administratifs, logistiques, commerciaux…). Niveau attendu : Démontrer l’existence d’une coordination des fonctions nécessaires à la prestation.”
Cet indicateur 18 concerne la coordination au sein de l’organisme de formation.
Si vous êtes seul(e), il n’y a pas grand chose à dire car vous vous coordonnez avec vous-même ! Vous pouvez cependant expliquer les différentes fonctions que vous animées donc seule ; formateur, concepteur, responsable administratif…
Indicateur 19 : mise à disposition de ressources pédagogiques
“Le prestataire met à disposition du bénéficiaire des ressources pédagogiques et permet à celui-ci de se les approprier. Niveau attendu : Démontrer que les ressources pédagogiques existent, sont actualisées et disponibles et démontrer que des dispositions sont mises en place afin de permettre aux bénéficiaires de se les approprier.”
L’indicateur 19 correspond aux ressources pédagogiques que vous proposez à vos stagiaires et la preuve que vous leur transmettez ces éléments (mails, déroulé pédagogique le mentionnant, convention, inscription des participants à une plateforme de contenus grâce à vous…).
CRITÈRE 5 : RESSOURCES HUMAINES
Indicateur 21 : compétences des intervenants
“ Le prestataire détermine, mobilise et évalue les compétences des différents intervenants internes et/ou externes, adaptées aux prestations. Niveau attendu : Démontrer que les compétences requises pour réaliser les prestations ont été définies en amont et sont adaptées aux prestations. La maîtrise de ces compétences fait par ailleurs l’objet d’une évaluation par le prestataire.”
Si vous n’avez pas de salarié et si vous n’avez pas de sous-traitants, la preuve est essentiellement votre CV. Vos compétences, expériences ou formations doivent correspondre à ce qui est demandé pour être capable de dispenser vos formations.
Indicateur 22 : maintien des compétences
“ Le prestataire entretient et développe les compétences de ses salariés, adaptées aux prestations qu’il délivre.” Niveau attendu : Démontrer l’existence d’un plan de développement des compétences pour l’ensemble de son personnel.”
L’indicateur 22 concerne tout ce que vous faites pour maintenir vos compétences sur les sujets sur lesquels vous formez.
L’idée est donc de répertorier toutes ces actions et les preuves associées (par exemple, possession de livres sur votre domaine de formation et leurs preuves d’achat, suivre des conférences etc.)
CRITÈRE 6 : ENVIRONNEMENT PROFESSIONNEL
Indicateur 23 : veille légale et réglementaire sur le champ de la formation professionnelle
“ Le prestataire réalise une veille légale et réglementaire sur le champ de la formation professionnelle et en exploite les enseignements. Niveau attendu : Démontrer la mise en place d’une veille légale et réglementaire et son exploitation.”
L’indicateur 23 correspond à la veille légale sur le champ de la formation : que faites-vous pour vous tenir informé sur ce thème ? (suivre Qualiview conseil sur Linkedin par exemple !). Les preuves sont donc celles de vos abonnements, consultations de différentes.
Vous devez aussi apporter la et également les exemples d’application de cette veille à votre cas (Qualiopi par exemple ! ou renseigner vos bénéficiaires sur les financements de la formation).
Indicateur 24 : veille sur les évolutions des métiers
“Le prestataire réalise une veille sur les évolutions des compétences, des métiers et des emplois dans ses secteurs d’intervention et en exploite les enseignements. Niveau attendu : Démontrer la mise en place d’une veille sur les thèmes de l’indicateur et son impact éventuel sur les prestations.”
L’indicateur 24 correspond à la mise en place d’une veille cette fois sur votre domaine d’intervention (cf. indicateur 22 : tout ce que vous faites pour maintenir vos compétences sur les sujets sur lesquels vous formez). Pour répondre à cet indicateur comme les 3 indicateurs de veille, vous devez aussi démontrer l’application de cette veille concrètement (création de nouveaux exercices ou de nouvelles formations, par exemple).
Indicateur 25 : veille sur les innovations pédagogiques et technologiques
“Le prestataire réalise une veille sur les innovations pédagogiques et technologiques permettant une évolution de ses prestations et en exploite les enseignements.” Niveau attendu : Démontrer la mise en place d’une veille sur les thèmes de l’indicateur et son impact éventuel sur les prestations.”
L’Indicateur 25 correspond à la veille que vous avez mise en place sur tout ce qui est ingénierie pédagogique ou technologique dans le cadre de vos sujets de formation. De plus, vous devez toujours démontrer que vous appliquer cette veille de quelque manière que ce soit. Ainsi, voici quelques exemples d’application de cette veille : utilisation d’un nouvel outil de visioconférence, d’une nouvelle modalité pédagogique, d’une nouvelle plateforme, par exemple.
Indicateur 26 : réseau handicap
Voir nos articles consacrés au handicap et Qualiopi :
Handicap : quels indicateurs du référentiel Qualiopi en parlent ?
Qualiopi : une étude de Qualiopi pointe une insuffisante prise en compte du handicap (03/09/2020)
CRITÈRE 7 : AMÉLIORATION CONTINUE
Indicateur 30 : les appréciations de vos clients et financeurs
“Le prestataire recueille les appréciations des parties prenantes : bénéficiaires, financeurs, équipes pédagogiques et entreprises concernées. Niveau attendu : Démontrer la mise en place d’un système de collecte des appréciations à une fréquence pertinente, incluant des dispositifs de relance et permettant une libre expression.”
L’indicateur 30 correspond à :
- l’évaluation de vos formations par vos stagiaires,
- Le retour de vos clients “entreprises” le cas échéant (DRH, acheteurs,….),
- vos propres retours sur vos sessions de formation (en tant que formateur),
- dans le cas où vous faites appel à des fonds publics, vos contacts (par mail par exemple) avec vos financeurs demandant ce qu’ils pensent de vous ! En pratique, les financeurs ne répondent pas souvent. Il vaut mieux envoyer un mail aux financeurs, au cas où l’auditeur le demande.
Indicateur 31 : réclamations
“Le prestataire met en œuvre des modalités de traitement des difficultés rencontrées par les parties prenantes, des réclamations exprimées par ces dernières, des aléas survenus en cours de prestation. Niveau attendu : Démontrer la mise en place de modalités de traitement des aléas, difficultés et réclamations.”
Cet indicateur 31 correspond à la collecte des réclamations et à leurs traitements.
Ainsi, l’idée est d’expliquer par quel système vos clients peuvent exprimer leurs difficultés, aléas ou réclamations et d’en apporter la preuve.
Indicateur 32 : amélioration continue
“Le prestataire met en œuvre des mesures d’amélioration à partir de l’analyse des appréciations et des réclamations. Niveau attendu : Démontrer la mise en place d’une démarche d’amélioration continue.”
L”indicateur 32 correspond à votre plan d’amélioration continue (oui, il faut en faire un pour éviter une non-conformité !).
A partir des informations que vous avez pu collecter au travers des démarches mises en place pour les indicateurs 30 et 31, vous devez démontrer que vous avez identifié des axes d’action et d’amélioration pour votre organisme de formation.
Enfin, pour tous les éléments de preuve, vérifier que vous avez bien un nom de document, une date. Cela facilitera la tâche de votre auditeur ou auditrice.
Vous pouvez lire aussi notre article spécifiquement sur l’indicateur 32 : “nos conseils sur l’indicateur 32 du référentiel Qualiopi ?”
Nous espérons que cet article vous a été utile. Vous pouvez toujours nous appeler pour toute question. Contactez-nous ! 01 45 80 27 71 ou info@qualiview-conseil.com
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