FAQ de Qualiview Conseil sur la formation professionnelle

Cette FAQ rassemble des questions fréquemment posées par nos clients et a pour objectif d’éclairer sur plusieurs aspects de la formation professionnelle

Général sur la formation professionnelle

  • Comment distingue-t-on coaching et formation ?

Il faut se référer à la définition d’action de formation donnée par le Code du travail :
“L’action de formation mentionnée au 1° de l’article L.6313-1 se définit comme un parcours pédagogique permettant d’atteindre un objectif professionnel. Elle peut être réalisée en tout ou partie à distance. Elle peut également être réalisée en situation de travail.”
En formation, il y a un parcours pédagogique défini d’avance, tandis qu’avec le coaching l’approche est différente.

  • Comment créer un organisme de formation ?

Vous pouvez consulter notre article qui explique les démarches à effectuer, notamment comment obtenir son NDA (Numéro de Déclaration d’Activité).

  • Doit-on produire un contrat de formation professionnelle pour des personnes résidant à l’étranger qui achètent des formations ?

Oui, l’obligation reste la même. Comme indiqué à l’article L6353-3 du Code du Travail, “Lorsqu’une personne physique entreprend une formation, […] un contrat est conclu entre elle et le dispensateur de formation.”

  • Les retraités sont-ils concernés par la formation professionnelle et qu’en est-il du CPF ?

Comme expliqué sur le site de “Mon Compte Formation”, le CPF des retraités bénéficiant d’une retraite à taux plein n’est plus mobilisable ou alimentable : le compte cesse d’être alimenté.
Dans le cas d’une retraite avec décote, en cas de reprise d’activité dans le cadre d’un cumul emploi retraite, vous pouvez acquérir de nouveaux droits.
Les titulaires qui vont bientôt partir à la retraite ont intérêt à mobiliser leur CPF avant leur départ de l’entreprise, c’est-à-dire avant la rupture de leur contrat de travail, et s’inscrire à la formation avant ce départ.

  • Un lieu de formation doit-il obligatoirement être ERP ?

Si vous recevez du public, vous êtes considérés comme ERP. Vous avez des obligations qui sont présentées sur ce site : https://entreprendre.service-public.fr/vosdroits/F32351 .

Qualiopi

  • Quels sont les indicateurs Qualiopi applicables à mon organisme de formation ?

22 indicateurs, sur les 32 du référentiel Qualiopi, s’appliquent à tous : ce sont les indicateurs 1, 2, 4, 5, 6, 9, 10, 11, 12, 17, 18, 19, 21, 22, 23, 24, 25, 26, 27, 30, 31, 32.

Pour les centres de bilans de compétences, par exemple, ces 22 indicateurs sont les seuls applicables.

Certains indicateurs sont plus spécifiques :
– Les indicateurs 3, 7, 8, 13, 14, 15, 16, 20, 28, 29 concernent les CFA.
– La VAE est concernée par les indicateurs 3 et 16.
– Enfin, les formations certifiantes (RS, RNCP) doivent se référer également aux indicateurs 3, 7, 8 et 16.

Depuis la huitième version du guide de lecture du référentiel Qualiopi publiée le 23 novembre 2023 (nous sommes désormais à la V9 depuis le 8 janvier 2024), l’indicateur 12 (sur l’engagement et la prévention des ruptures de parcours) ne s’applique désormais plus qu’aux formations de plus de deux jours.

  • Dans le cadre de Qualiopi, quand est-on considérés comme multi-sites ?

Dans le cadre de Qualiopi, les sites secondaires sont considérés comme des sites au titre de Qualiopi seulement si vous avez du personnel permanent sur place. Si vous êtes considérés comme multi-sites, ce n’est qu’à partir de environ 3 sites que cela peut avoir un impact sur le nombre de jours d’audit.

Indicateur 23 de Qualiopi sur la veille réglementaire :

  • Cet indicateur porte sur la formation professionnelle en général ou celle de notre domaine d’activité spécifiquement ?

L’indicateur 23 porte sur la veille réglementaire concernant la formation professionnelle en général, mais vous devrez démontrer une veille sur les éléments qui s’appliquent à votre organisme, pas sur des éléments dont vous n’avez pas “besoin”. Par exemple, si vous n’êtes pas CFA, vous n’allez évidemment pas effectuer de veille sur la législation qui s’applique aux CFA.

  • Quelles sont les bonnes pratiques pour mener une veille légale efficacement ? Quels exemples de preuves sont attendus / valables pour prouver une veille légale active ?

L’idée est de démontrer un processus, c’est-à-dire un “système”. La démarche de veille doit être organisée, prévue d’avance, “automatique”

Comme indiqué dans la V9 du guide de lecture du référentiel Qualiopi, des exemples de preuves sont : “abonnements, adhésions, participation aux salons professionnels, conférences, groupes normatifs, veille réglementaire en matière de handicap”. Par conséquent, il peut s’agir de s’inscrire à des newsletters de Centre Inffo, de France Compétences ou d’autres acteurs de la formation professionnelle, comme votre OPCO, mais aussi de l’Agefiph en ce qui concerne le handicap, ou de suivre des webinaires sur ces sujets, ou de s’abonner par exemple au Quotidien de la formation. Il est également possible d’effectuer une veille en suivant activement des comptes qui communiquent sur ces sujets sur Linkedin ou, pour le CPF, en consultant régulièrement le site de Mon Compte Formation. Il n’y a pas d’éléments de preuve obligatoires, c’est à vous de choisir lesquels sont les plus utiles et efficaces dans votre contexte.

  • De quelle manière présenter les preuves de veille légale ? Est-ce que c’est bon si je les mets dans un tableau Excel ?

L’idée de Qualiopi est qu’il faut adapter le référentiel à votre manière de faire, pas le contraire. Par conséquent, c’est à vous de voir quelle est la manière qui colle le mieux à vos pratiques et avec laquelle vous êtes à l’aise. Ce qui est important, c’est de respecter ce que vous dit l’indicateur, vous êtes libres de choisir la manière dont vous le faites.

  • Comment prouver l’application de la veille lors de l’audit ?

Le guide de lecture Qualiopi indique les éléments suivants pour l’application de la veille : “Actualisation des supports d’information (publicité) ou de contractualisation, des dispositifs mobilisés (règles CPF) en fonction des évolutions juridiques, diffusion des actualités légales et réglementaires au personnel du prestataire.
Consultation, analyse, diffusion au personnel de la documentation diffusée sur les sites institutionnels (ex : pages relatives à la formation professionnelle, l’apprentissage, la VAE et les bilans de compétences sur le site www.travail-emploi.gouv.fr ; portail d’information des organismes de formation de la Caisse des dépôts et consignations).
Exemples de preuves pour la VAE : documentation à jour sur le cadre légal du droit individuel à la VAE et de ses modalités de financement.”

Par conséquent, il faut démontrer que l’on applique

  1. sa veille notamment en :
    – se mettant en conformité avec la loi, par exemple :
    – Certificat Qualiopi sur le site internet et dans les locaux
    – Bon usage du logo Qualiopi
    – Mise à jour du règlement intérieur ou de la comptabilité analytique
    – Mise en place de contrats
    – Qualiopi en général : tout changement significatif en réponse aux indicateurs Qualiopi
    – Tenir compte de changements législatifs, par exemple en envoyant un mail au personnel de l’organisme de formation pour les informer lorsqu’il y a un changement législatif
  2. En tenant compte des changements en matière de financements (qui peuvent être communiqués par votre OPCO).

La façon dont vous présenterez votre veille et son application à l’oral de l’audit Qualiopi est fondamentale. A ce propos, vous pouvez lire notre article donnant des conseils pour l’audit.
Pour en savoir plus sur l’indicateur 23, vous pouvez lire notre article dédié.

Sous-traitance

  • Quelle définition donne-t-on à la sous-traitance dans le cadre de Qualiopi ?

Tout ce qui n’est pas salarié est sous-traitant : le sous-traitant est une personne ou un organisme auquel est confiée l’exécution d’une action de formation.

  • Un sous-traitant de formation, hors CPF, est-il obligé d’être certifié Qualiopi si l’organisme qui lui sous-traite est certifié Qualiopi ?

En dehors du CPF, le sous-traitant n’est pas obligé d’être certifié Qualiopi. La vérification des indicateurs auprès de l’organisme sous-traitant audité sera effectuée en fonction des missions qui lui ont été confiées.

  • Est-ce que, dans le pourcentage des 80% maximum de sous-traitants pour un prestataire dans le cadre du CPF, les indépendants sont considérés comme de la sous-traitance ?

Le décret du 30 décembre 2023 sur la sous-traitance en formation dans le cadre du CPF encadre la sous-traitance, notamment pour lutter contre d’éventuels abus. Un plafond de 80% a été mis en place par l’arrêté du 3 janvier 2024 pour qu’un organisme référencé sur la plateforme “Mon compte formation” ne sous-traite pas l’intégralité des formations. Les indépendants sont en effet considérés comme des sous-traitants. L’esprit de la loi est de favoriser l’internalisation des prestations.

Mis à jour le 14 janvier 2025