Quelques conseils sur l'oral de l’audit Qualiopi
Auteures : Esther Gagneux et Sandrine Baslé publié le 14 septembre 2024
Vous trouverez dans cet article des conseils pour vous aider à aborder l’oral de l’audit Qualiopi avec davantage de sérénité. En effet, pour un organisme de formation, même lorsqu’il est très bien préparé, le moment de l’audit Qualiopi est toujours source de stress.
Comment se déroule un audit Qualiopi :
En général, l’audit commence à 9h et finit à 17h pour les audits sur une journée.
L’auditeur procède en suivant les indicateurs dans l’ordre. À certains moments de la journée, il se concentre sur certaines personnes de la structure sur un indicateur :
- responsable (formation, procédures, liste des intervenants, planning)
- responsable de l’ingénierie de formation (inscription, questionnaire de satisfaction, convocation, feuille de présence)
- équipe d’enseignants / Responsable pédagogique (support de formation, ressources pédagogiques, veille pédagogique)
- RH (entretien annuel, recrutement, plan de développement des compétences, fiches de poste, CV)
- commercial (catalogue)
- financier (facturation, BPF)
- juristes (convention, contrats de formation, contrats de sous-traitance, veille légale sur la formation)
- autre (compte-rendu de réunions, tableau des réclamations et plan d’amélioration continue).
Ainsi, il peut interroger un formateur : « racontez moi, depuis le début, comment se passe une formation », « comment maintenez-vous vos compétences ? » (ceci concerne tout le monde au sein de la structure), « comment adaptez-vous vos formations aux publics concernés ? », etc. Dans les petites structures, une ou deux personnes sont auditées.
Pour chaque élément de preuve, l’auditeur note : date, nom du document et, le cas échéant, initiales de la personne nommée.
S’il relève une éventuelle non-conformité, il vous en informera normalement au fur et à mesure.
L’auditeur cherche la conformité, pas la non-conformité : s’il continue à poser des questions, cela peut être qu’il a besoin de chercher la réalité de la démarche.
A la fin de l’audit, avant la réunion de clôture, un moment est prévu pour l’auditeur seul. Cela lui permet de relire le projet de rapport et de préparer une synthèse. La relecture permet de vérifier que rien ne manque.
Puis la journée se termine par une réunion de clôture :
- Appréciation générale du déroulement de l’audit
- Reprise des indicateurs faisant l’objet d’éventuelles non-conformités détectées, discussion et rédaction des fiches de non-conformité
Conseil audit Qualiopi 1 : Le temps de l'audit est le temps de l'auditeur ou de l'auditrice : laissez le gérer la progression de l’audit
C’est lui ou elle qui doit gérer son temps afin de couvrir l’ensemble des indicateurs. Par exemple, il ou elle devra parfois accélérer le rythme ou au contraire sera en avance et pourra vous poser quelques questions en plus. Notamment, il passera peut-être plus ou moins de temps sur certains indicateurs. Par conséquent, laissez le être maître du temps.
Conseil audit Qualiopi 2 : Le silence est votre allié, prenez le temps pour bien répondre
Prenez le temps de réfléchir avant de répondre. En effet, avec le stress, le réflexe est plutôt de donner rapidement une réponse. Or, prendre votre temps vous permet de donner une meilleure réponse mais aussi cela permet à l’auditeur d’avoir un temps de pause pendant ce temps-là (sachant que la journée d’audit est très dense pour l’auditeur / auditrice).
Ne dites pas tout, gardez des réponses pour les questions de l’auditeur.
Conseil audit Qualiopi 3 : Soignez l’introduction !
L’audit Qualiopi commence par une réunion d’ouverture, avec les présentations et l’approbation du plan d’audit. Juste après, a lieu l’audit lui-même, qui débute par la présentation de l’organisme. Cette introduction est très importante, car c’est à ce moment que l’auditeur va faire son échantillonnage, c’est-à-dire une extrapolation par importance ou nombre de sessions, ou session récente. De plus, c’est la première impression que vous lui donnez.
Nous vous conseillons donc de préparer une présentation (PowerPoint par exemple) contenant des informations telles que :
- Chiffre d’affaires global de l’organisme et chiffre d’affaires pour les produits de formation professionnelle (ce qui entre dans le BPF), avec l’année de référence
- Historique, gouvernance, liens capitalistiques
- Organigramme
- Activités de l’organisme de formation (thèmes de formation, certifiant ou non)
- Types de clients / partenaires
- Organisme qui fait appel à la sous-traitance ou non
- Domaines de formation – certifiants / non certifiants – stages courts / stages longs – les plus représentatifs – modalités : présentiel / blended / distanciel
- Quelques chiffres : nombre de stagiaires / types de stages / nombre de formateurs internes et externes – nombre de salariés total – nombre de salariés pour la formation professionnelle
- Perspectives / projets / autres
En début d’audit, l’auditeur ou l’auditrice choisira deux sessions parmi celles que vous lui proposerez. Vous lui présenterez en introduction. Depuis l’arrêté du 31 mai 2023 (entré en vigueur le 1er septembre 2023, voir ici les nouveautés introduites par ce décret), l’auditeur / auditrice doit justifier cet échantillonnage.
Par exemple, parmi les critères de représentativité, il peut y avoir :
- l’importance de ce thème de formation dans votre BPF
- l’importance dans votre stratégie de développement de l’entreprise.
Ici aussi, il est donc fondamental de bien soigner ce que vous mettez en avant.
Conseil audit Qualiopi 4 : Pendant l’audit, démontrez la pérennité et la réalité de la démarche
L’auditeur vient vérifier :
- La pérennité de la démarche : Qualiopi est un processus certifié, il faut être en mesure de montrer qu’il y a des procédures en place, des process.
- La réalité de la démarche : ceci est attesté par les éléments de preuve et ce que vous allez dire à l’oral le jour de l’audit. L’auditeur viendra vous demander les éléments de preuve pour les différents critères et indicateurs.
C’est pour cette raison que Qualiview conseil réalise pour ses clients, dans le cadre des accompagnements, un manuel Qualiopi.
Conseil audit Qualiopi 5 : Aucun moyen de preuve, c’est une non-conformité : ayez des dossiers avec vos preuves pour chaque indicateur
La partie orale est appuyée par des moyens de preuve. Il faut donc toujours des écrits, ou des visuels, photos, vidéos, enregistrements de visio etc. Dans votre préparation de l’audit, organisez bien ces moyens de preuve par indicateur, afin d’être prêts.
Par ailleurs, essayez de ne pas admettre d’absence de preuve : dites que vous allez réfléchir et chercher, sans être de mauvaise foi, car si vous réfléchissez bien et que vous êtes préparés, à priori vous aurez des éléments pour tous les indicateurs. Ici, vous pouvez lire la V9 du guide de lecture du référentiel Qualiopi.
Conseil audit Qualiopi 6 : La posture d’audit : soyez à l’écoute de l’auditeur et soyez pédagogues
La posture d’audit n’est pas une posture évidente pour tous. Il faut laisser le temps à l’auditeur d’écrire, de réfléchir.
Soyez en posture d’écoute, c’est l’auditeur qui « mène la danse » et tient le planning.
Il est important également d’être pédagogue, de bien expliquer ce que vous faites. C’est pour cela que la préparation de l’audit est fondamentale : il faut trouver les bons mots pour expliquer ce que vous faites à quelqu’un qui ne connaît pas votre structure et dans une “optique Qualiopi”.
Enfin, Qualiopi est un processus d’amélioration continue, vous n’êtes pas censés être premier de classe !
En conclusion, il est important de savoir que ce n’est pas l’auditeur qui vous certifie mais l’organisme certificateur.
Une fois que l’auditeur a terminé la journée, il transmet son rapport d’audit à l’organisme certificateur : seul lui pourra prendre la décision de vous certifier ou pas. L’auditeur rend un avis et doit être rigoureux. L’organisme de certification ne souhaite pas vous piéger mais il est lui-même obligé d’être sévère parce que lui-même est audité (par le Cofrac).