Le droit applicable à la création et à l’exercice d'un centre de bilans de compétences

Auteure : Sandrine Baslé publié le 27 mars 2022, mise à jour le 29 mai 2022

Cet article rassemble toutes les règles applicables aux bilans de compétences, que ce soit pour créer l’activité ou pour l’exercer.

Ce texte a été réalisé sur la base des fiches pratiques de Centre Inffo qui regroupe tout le droit applicable au domaine de la formation professionnelle.

droit bilan competence

Cet article rassemble toutes les règles applicables aux bilans de compétences, que ce soit pour créer l’activité ou pour l’exercer. Ce texte a été réalisé à partir des fiches pratiques de Centre Inffo.

1- Le droit applicable à la création d'un centre de bilans de compétences

La déclaration auprès de la DREETS est la obligation légale

Toute personne physique ou morale qui réalise des bilans de compétences doit déposer auprès de la Direction Régionale de l’Economie, de l’Emploi du Travail et des Solidarités (DREETS) une déclaration d’activité. Article R6351-1 du code du travail.

Cette déclaration d’activité doit comprendre :

  • la dénomination, 
  • l’adresse,
  • l’objet de l’activité, 
  • le statut juridique du déclarant, 
  • et des éléments descriptifs de son activité. 

Article R6351-1 et 4 du code du travail.

Cette déclaration doit être faite dans les 3 mois après la signature d’un 1er contrat. La DREETS vous transmettre votre numéro d’activité (NDA). Voir aussi notre article sur la création d’un organisme de formation et l’obtention d’un numéro d’activité (NDA).

Remarque : les bilans de compétences ne peuvent être réalisés par une entreprise pour ses propres salariés. Le cas échéant, l’entreprise doit faire appel à un prestataire externe.

Quelles sont les règles applicables en cas d’activités multiples ?

Avoir une organisation interne spécifique et identifiée

Un organisme qui souhaiterait réaliser des bilans de compétences doit disposer, au sein de sa structure, d’une organisation identifiée, spécifiquement destinée à la réalisation de bilans de compétences :

  • outils spécifiques,
  • personnel spécifique.

Les prestataires de bilan de compétences qui exercent par ailleurs une ou plusieurs autres activités (par exemple les cabinets de recrutement, d’outplacement ou les dispensateurs de formation), sont tenus de mettre en oeuvre des moyens permettant de distinguer l’activité de bilan de compétences des autres activités. Art. R6313-6 du Code du travail

Selon l’administration, disposer d’une structure identifiée doit s’entendre du point de vue :

  • de l’usager, pour lequel il ne doit pas exister de confusion entre l’objet du bilan de compétences et les autres activités du prestataire,
  • du prestataire lui-même, qui ne peut entretenir de liaison directe entre son activité de bilan de compétences et d’actions d’évaluation ou d’orientation en matière professionnelle et ses autres prestations.

Circ. DFP n° 93-13 du 19.3.93 (BOT n° 93-9)

Avoir une comptabilité distincte

Si l’organisme délivre aussi des actions de formation, en plus de dispenser des bilans de compétences, et qu’il est Centre de Formation d’Apprentis (CFA), il devra tenir une comptabilité distincte pour chacune de ces activités (actions de formation et bilans de compétences, d’une part, apprentissage d’autre part). Art. L6352-7 du Code du travail

Que dit la jurisprudence au sujet de la comptabilité distincte ?

Un organisme a été sanctionné dès lors que sa comptabilité ne permettait pas de distinguer parmi l’ensemble de ses dépenses celles qui se rattachent à son activité de formation continue. CAA Versailles du 20.2.07, n° 04VE01236

Respect des règles de qualité des prestataires de bilans de compétences

Pour rappel, comme tout organisme de formation, le prestataire de bilan de compétences doit répondre aux critères qualité. Art. L6316-1 du Code du travail

La certification se fait sur la base des critères suivants :

  • les conditions d’information du public sur les prestations proposées, les délais pour y accéder et les résultats obtenus ;
  • l’identification précise des objectifs des prestations proposées et l’adaptation de ces prestations aux publics bénéficiaires, lors de la conception des prestations ;
  • l’adaptation aux publics bénéficiaires des prestations et des modalités d’accueil, d’accompagnement, de suivi et d’évaluation mises en œuvre ;
  • l’adéquation des moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement aux prestations mises en œuvre ;
  • la qualification et le développement des connaissances et compétences des personnels chargés de mettre en œuvre les prestations ;
  • l’inscription et l’investissement du prestataire dans son environnement professionnel ;
  • le recueil et la prise en compte des appréciations et des réclamations formulées par les parties prenantes aux prestations délivrées.

Art. R6316-1 du Code du travail

A ce sujet, vous pouvez lire notre article sur : le référentiel Qualiopi, quelles spécificités pour les bilans de compétences ? 

Qui peut réaliser des bilans de compétences ?

Les prestataires réalisant des bilans de compétences doivent justifier de compétences appropriées

En cas de contrôle, le prestataire doit pouvoir justifier :

  • des titres et qualités des personnels d’enseignement et d’encadrement qu’il emploie,
  • et de la relation entre ces titres et qualités et les prestations réalisées dans le champ de la formation professionnelle. Art. L6352-1 du Code du travail

La sous-traitance est possible sous certaines conditions

Il n’y a pas d’interdiction formelle de recours à la sous-traitance pour les bilans de compétences. 

Cependant, la réglementation apporte une précision quant au déroulement de la prestation : les trois phases que comprend le bilan de compétences se font sous la conduite du prestataire qui les effectue. Art. R6313-4 du Code du travail

Qui peut bénéficier d’un bilan de compétences ?

Le bilan de compétences est une prestation accessible à tous

Tout travailleur peut bénéficier d’un bilan de compétences. Art. L6313-4 du Code du travail

Les prestataires de bilan de compétences sont donc susceptibles d’accueillir :

  • des salariés,
  • des non-salariés (commerçants, professions libérales, …),
  • des agents publics,
  • des demandeurs d’emploi,
  • des particuliers.

Qu'appelle-t-on les CIBC ?

Les Centres Institutionnels de Bilan de Compétences (CIBC) ont été implantés par l’État. Ils réalisent des bilans de compétences dans le cadre de :

  • commandes publiques par Pôle emploi, les collectivités territoriales, l’État, des établissements publics financeur ;
  • de demande d’entreprise au titre du plan de développement des compétences
  • de salariés dans le cadre du congé de bilan de compétences
  • ou d’une demande individuelle par un financement d’un particulier 

Les CIBC sont organisés en réseau, le réseau des CIBC. Ils accompagnent les politiques publiques en matière d’emploi, de formation professionnelle avec le soutien notamment des partenaires sociaux. 

CIBC.net. Ils sont instances de labellisation via le label OBCAQT : contact@c-n-l.net

Peut-on faire appel à des fonds publics pour financer un bilan de compétences ?

Depuis le 1er janvier 2022, pour qu’un bilan de compétences puisse être financé par des fonds publics, le prestataire qui réalise le bilan de compétences doit être certifié Qualiopi.

Il peut exercer en tant que personne morale ou personne physique.

Une fois certifié Qualiopi le centre de bilan de compétences peut proposer ses services sur la plate-forme CPF. Et, le bilan de compétences peut être réalisé en mobilisant des droits inscrits au compte personnel de formation. Art. L6323-6 du Code du travail

Les CGU-CPF valent contrat pour une action de bilan de compétences

Lorsque le bilan de compétences est mis en oeuvre, pour tout ou partie, dans le cadre du compte personnel de formation (CPF), le prestataire et le titulaire du compte doivent s’engager à respecter les conditions générales d’utilisation (CGU) du service dématérialisé du CPF élaborées par la Caisse des dépôts. Ces CGU précisent les engagements souscrits par les titulaires du compte et les prestataires de formation. L’acceptation des CGU vaut contrat d’adhésion (au sens de l’article 1110 du Code civil). Art. L6323-9 du Code du travail

2- Le droit applicable à l’exercice d'un centre de bilans de compétences

Les règles de base à respecter

Tout d’abord, le prestataire de bilan de compétences est tenu :

  1. d’utiliser des méthodes et techniques fiables, 
  2. de faire appel à des personnels qualifiés,
  3. de respecter des règles encadrant ses relations avec le bénéficiaire.

Quelles sont les règles qui s’appliquent au prestataire dans le cadre de ses relations avec le bénéficiaire :

  • obtenir le consentement écrit du bénéficiaire, 
  • respecter le secret professionnel, 
  • transmettre des résultats aux bénéficiaires, 
  • respecter la vie privée du bénéficiaire, 
  • détruire les documents concernant le bénéficiaire, après un certain délais.

Respect des règles applicables à toute prestation de formation professionnelle

La prestation de bilan de compétences impose à celui qui la réalise : 

  • d’utiliser une convention dédiée à la formation professionnelle et respectant certaines mentions obligatoires,
  • de respecter les dispositions relatives aux clauses abusives,
  • de suivre l’exécution de la prestation, ce qui implique notamment, le cas échéant :
    • le remboursement des sommes indûment perçues,
    • une facturation détaillée.

La convention doit comporter les mentions obligatoires des conventions de formation, à savoir :

  • l’intitulé,
  • l’objectif et le contenu de l’action,
  • les moyens prévus,
  • la durée et la période de réalisation,
  • les modalités de déroulement, de suivi et de sanction de l’action,
  • le prix et les modalités de règlement.

Art. R6313-8 du Code du travail

Respect de la convention tripartite pour les salariés

Lorsque le bilan de compétences est réalisé dans le cadre du plan de développement des compétences ou celui d’un congé de reclassement, il fait l’objet d’une convention conclue entre l’employeur, le salarié et l’organisme prestataire. Art. L1233-71 du Code du travail

Une dérogation à la convention tripartite existe en cas de mobilisation du CPF pour réaliser un bilan de compétences. Dans ce cas, le prestataire de bilan de compétences et le titulaire du compte ne concluent pas de convention mais s’engagent à respecter les conditions générales d’utilisation du service dématérialisé du CPF géré par la Caisse des dépôts et consignations.

Respect du délai de réflexion du salarié : 10 ou 15 jours selon les cas

Délai de rétractation de 10 jours

Le salarié dispose d’un délai de dix jours pour signifier son acceptation en restituant à l’employeur la convention sur laquelle il appose sa signature.

L’absence de réponse du salarié dans ce délai vaut refus. Art. R6313-8 du Code du travail

Jurisprudence sur le délai de rétractation de 10 jours

Il n’est pas fait obligation à l’organisme de formation d’informer le candidat de ce droit de rétractation. Cass. crim. du 10.12.97, n° 97-80.061

Seule la conclusion d’un contrat fait courir le délai de dix jours de rétractation ; le bulletin d’inscription est sans effet pour l’appréciation du point de départ de ce délai. CA Lyon du 12.3.03, n° 2001-06623

Délai de rétractation de 15 jours pour les contrats à distance ou hors établissement

La réglementation applicable au délai de rétractation de quatorze jours s’applique à deux types de contrats : les contrats conclus « à distance » et  les contrats conclus « hors établissement ».

Contrat conclu « à distance » :

C’est un contrat conclu par un professionnel et un consommateur, dans le cadre d’un système organisé de vente ou de prestation de services à distance, sans la présence physique simultanée du professionnel et du consommateur, par le recours exclusif à une ou plusieurs techniques de communication à distance jusqu’à la conclusion du contrat  (par internet, téléphone, ou par correspondance par exemple).

Contrat conclu « hors établissement » :

C’est un contrat conclu en présence physique et simultanée des parties :

  • soit dans un lieu qui n’est pas l’établissement commercial où le professionnel exerce son activité en permanence ou de manière habituelle ;
  • soit dans l’établissement commercial du professionnel immédiatement après que le consommateur a fait l’objet d’une offre ou d’une sollicitation dans un lieu différent de celui où le professionnel exerce son activité habituellement (par téléphone, par courriel, dans la rue, etc.). Cette situation recouvre l’ancienne notion de « démarchage ».

Art. L221-18 du Code de la consommation, et suivants

Le consommateur dispose d’un délai de rétractation de 14 jours, qu’il peut exercer, sans motiver sa décision et sans en supporter les frais. Le point de départ du délai de rétractation court à compter du jour de conclusion du contrat puisqu’il s’agit d’une prestation de services. Art. L221-18 du Code de la consommation

Les contrats « à distance » et « hors établissement » doivent en plus du délai de rétractation :

Art. L221-5 et Art. L221-21 du Code de la consommation

Les objectifs d’un bilan de compétences

Objet principal : action rétrospective sur les expériences professionnelles passées

Les actions permettant de réaliser un bilan de compétences ont pour objet de permettre à des travailleurs

  • d’analyser leurs compétences professionnelles et personnelles
  • ainsi que leurs aptitudes et leurs motivations
  • afin de définir un projet professionnel
  • et, le cas échéant, un projet de formation.

Art. L6313-10 du Code du travail

Il s’agit donc de passer en revue les activités professionnelles de l’intéressé afin de :

  • faire le point sur ses expériences professionnelles et personnelles ;
  • repérer et évaluer ses acquis liés au travail, à la formation et à la vie sociale ;
  • mieux identifier ses savoirs, compétences et aptitudes ;
  • déceler ses potentialités inexploitées ;
  • recueillir et mettre en forme les éléments permettant d’élaborer un projet professionnel ou personnel ;
  • gérer au mieux ses ressources personnelles ;
  • organiser ses priorités professionnelles ;
  • mieux utiliser ses atouts dans des négociations d’emploi ou dans des choix de carrière.

Arrêté du 27.10.92 (JO du 28.11.92)

Outil de GPEC pour l'entreprise

Pour les entreprises, le bilan de compétences représente un outil de gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC) au même titre que les actions de formation professionnelle.

Il leur permet de mesurer « l’employabilité » de leurs salariés, afin de les affecter aux postes adéquats.

Outil d'orientation pour les salariés et les demandeurs d'emploi

Les titulaires du compte personnel de formation (CPF), qu’ils soient salariés ou demandeurs d’emploi ou de tout autre statut, peuvent mobiliser celui-ci pour suivre un bilan de compétences. Art. L6323-6 du Code du travail

L’objectif principal réside dans l’établissement d’un projet professionnel, interne ou externe à l’entreprise, accompagné ou non d’un projet de formation.

Le bilan est en effet devenu une occasion pour le salarié de s’évaluer, un instrument privilégié s’inscrivant totalement dans le concept du salarié « acteur de sa formation professionnelle tout au long de la vie ».

Quelles sont les 3 phases que doit respecter un prestataire de bilan de compétences ?

Ces trois phases sont conduites sous la responsabilité du prestataire de bilan de compétences.

Une phase préliminaire

Elle a pour objet :

  1. d’analyser la demande et le besoin d’un personne, 
  2. de déterminer le format le plus adapté à la situation et aux besoins du bénéficiaire,
  3. de définir conjointement les modalités de déroulement du bilan.

Article R 6413-4 du code du travail.

Une phase d'investigation

Cette phase d’investigation doit permettre aux bénéficiaires de :

  • construire son projet professionnel,
  • d’en vérifier la pertinence,
  • d’élaborer une ou des alternatives.

Article R 6313-4 du code du travail.

Une phase de conclusions

Cette phase de conclusions comprend des entretiens personnalisés qui permettent aux bénéficiaires :

  • de s’approprier les résultats détaillés de la phase d’investigation, 
  • de recenser les conditions et moyens favorisant la réalisation du ou des projets professionnels, 
  • de prévoir les principales modalités et étapes du ou des projets professionnels.

Cette phase de conclusion doit s’achever par la présentation bénéficiaire d’un document de synthèse et de conclusions détaillées.

En quoi consiste le document de synthèse qui doit être présenté au bénéficiaire ?

Ce document de synthèse correspond à la restitution des résultats du bilan de compétences. 

Il doit être détaillé. Le bénéficiaire en est le seul destinataire. Ces éléments ne doivent pas être transmis à l’employeur du bénéficiaire, par exemple. S’ils sont communiqués à un tiers cet après avoir obtenu l’accord du bénéficiaire. Cet accord doit être écrit afin que le prestataire soit en mesure d’en apporter la preuve. Article R 6313-4 du code du travail.

Présentation du document de synthèse au bénéficiaire

Lors de la phase de conclusions du bilan de compétences, l’organisme prestataire présente au bénéficiaire le document de synthèse. En effet, cette phase doit permettre au bénéficiaire du bilan de s’approprier les résultats détaillés de la phase d’investigation.

Le contenu de ce document de synthèse n’est pas réglementé. Cependant, il est préconisé de faire comporter sur le document de synthèse les indications suivantes :

  • les circonstances du bilan de compétences,
  • les compétences et les aptitudes du bénéficiaire au regard des perspectives d’évolution envisagées,
  • le cas échéant, les éléments constitutifs du projet professionnel et éventuellement du projet de formation du bénéficiaire, et les principales étapes prévues pour la réalisation de ce projet.

Ce document, établi par l’organisme prestataire et sous sa seule responsabilité, pourra être soumis au bénéficiaire pour d’éventuelles observations.

De même, l’organisme prestataire communique à l’intéressé les conclusions détaillées du bilan de compétences au terme de ce dernier. Art. R6313-4 du Code du travail

Résultats et document de synthèse : propriété du bénéficiaire

Le bénéficiaire du bilan de compétences est seul destinataire des résultats détaillés et du document de synthèse. Ils ne peuvent être communiqués à un tiers qu’avec son accord. Ce tiers est tenu, à ce titre, par le secret professionnel.

Le document de synthèse peut notamment être communiqué, à la demande du bénéficiaire du bilan, à l’opérateur du conseil en évolution professionnelle (CEP). Art. L6313-4 du Code du travail

En quoi consiste l’obligation d’un entretien de suivi ?

Enfin, le prestataire doit indiquer au bénéficiaire que le bilan comprend également la possibilité de bénéficier d’un entretien de suivi. 

Celui-ci sera réalisé par  le prestataire de bilan de compétences. Article R 6313-4 du code du travail.

Quelles sont les obligations du prestataire concernant l'issue et les objectifs du bilan de compétences ?

Le bénéficiaire doit avoir clairement identifié ses compétences professionnelles et personnelles susceptibles de correspondre à des situations professionnelles déterminées. 

Ainsi, doit-il être en mesure de définir ou confirmer son projet professionnel. Circulaire DFP numéro 93 tire 13.

Quelles sont les règles de confidentialité qui s'appliquent au bilan de compétences ?

Tout d’abord l’organisme prestataire de bilan de compétences s’engage à détruire les documents élaborés pour la réalisation du bilan de compétences au terme de l’action à l’exception :

  • du document de synthèse qui doit être conservées pendant 1 an,
  • de toute autre document, avec l’accord écrit du bénéficiaire dans le cadre d’un suivi de sa situation, encore une fois pendant 1 an.

Article 6313-7 du code du travail.

Seuls les documents nécessaires au suivi statistique et financier des activités de prestataires de bilan de compétences ne sont pas concernés par cette disposition. Ces derniers entrent dans le cadre des dispositions communes du contrôle de la formation professionnelle. Circulaire DFP numéro 93-13 point

La révélation d’une information à caractère secret par une personne qui en est dépositaire soit par état ou par profession, soit en raison d’une fonction ou d’une mission temporaire, est punie d’un an d’emprisonnement et de 15 000 euros d’amende. Art. 226-13 du Code pénal

Certaines actions organisées lors de la phase d’investigation peuvent être conduites de façon collective à condition qu’il ne soit pas porté atteinte au respect de la vie privée des bénéficiaires.

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