6 bonnes pratiques pour vos réunions à distance, en visio

Bonnes pratiques reunion distance

Auteure : Charlène Veillon et Sandrine Baslé, publié le 12 juillet 2021

Voici 6 bonnes pratiques à appliquer en amont et pendant vos réunions en visioconférence.

Le contexte : « On se fait un Zoom ? » : Qui aujourd’hui peut encore dire qu’il n’a jamais participé à une visioconférence (on dit aussi vidéoconférence), autrement dit une téléconférence permettant, en plus de la transmission de la parole et de documents graphiques, la diffusion de vidéos en live des autres participants. Que ce soit dans le monde du travail – ou plutôt du télétravail – ou dans la sphère intime, la visioconférence fut salutaire dans le contexte récent de la crise sanitaire mondiale, permettant d’échanger à distance avec sa hiérarchie et ses collègues ou encore sa famille et ses amis. 

Confinement oblige, de nouvelles façons de travailler ont dû se développer. Ces technologies numériques existaient déjà avant la crise, mais contrairement à d’autres pays européens comme l’Allemagne ou l’Angleterre bien plus performants dans leur utilisation d’outils collaboratifs, elles étaient assez peu développées en France. Elles ont explosé depuis mars 2020.

« La crise sanitaire a su rendre certains outils collaboratifs essentiels, à l’exemple de Zoom, dopé par le télétravail. Pour preuve de ce grand bond en avant, le chiffre d’affaires de l’entreprise a quadruplé en un an avec un CA qui s’élève à 2,65 milliards de dollars. De nombreuses entreprises ont adopté le travail à distance et 80% des collaborateurs souhaitent garder ce fonctionnement. »1

Zoom est un des principaux leaders du marché de la visioconférence d’entreprise, mais d’autres comme Meet, Teams, WebEx ou encore Whereby et Mural ont trouvé leur place dans le télétravail en France. Ce succès s’explique par les nombreux avantages offerts par ce nouveau type de réunion en distanciel.

Les avantages des visioconférences sont réels :

  • Faible « empreinte carbone » dans un contexte de plus en plus conscient de la nécessité de la lutte contre le réchauffement climatique, puisque l’on ne se déplace plus pour se rendre à une réunion
  • Pas de perte de temps dans les transports avant et après les réunions
  • Réunions effectives, même en temps de crise sanitaire ou grève de transport
  • Possibilité d’échanger en temps réel avec des collègues répartis dans divers pays ou régions
  • Facilité d’utilisation pour les générations d’usagers nés avec le numérique, en lien avec « l’impératif de révolution numérique » voulue par le Comité interministériel de la modernisation, établie dans la politique de Modernisation des administrations publiques (MAP)2

La nécessité de mettre en place de bonnes pratiques

Pourtant, s’appuyant sur des études toutes récentes, certains experts parlent aujourd’hui d’apparition de phénomènes de « zoomfatigue », voire d’une « zoomophobie », dus à un excès de visioconférences. Alors cet outil béni du distanciel est-il aussi miraculeux que ce qu’il paraît au premier abord ? En se basant sur plusieurs entretiens menés avec des utilisateurs de visioconférences sur leurs expériences et leurs ressentis, ainsi que sur diverses recherches récentes sur le sujet, il en ressort 6 bonnes pratiques des réunions à distance en visioconférence. 

Ce travail a été réalisé pour le groupe Paris horizon du GARF (Groupement des Acteurs et Responsables de la formation) dont les membres ont apporté leur contribution à la formulation de recommandations en juin 2021.

6 bonnes pratiques pour contrer les aspects négatifs des visioconférences

Bien sûr, le télétravail n’est pas un fléau pour tous les Français : « Les visioconférences ont notamment permis une meilleure autonomie pour beaucoup de Français (78% sont d’accord avec cette affirmation) et les managers ont pu évoluer dans leur façon de diriger, améliorant ainsi le quotidien des équipes pour 41% des répondants. »3

Mais on s’aperçoit que le fossé entre les usagers peut être la cause de tensions dans l’utilisation d’une technologie qui nécessite une formation au préalable pour certains plus que pour d’autres. Au-delà des compétences en informatique, des problèmes techniques peuvent aussi s’inviter lors de la visioconférence, par exemple des décalages entre l’émission et la réception de l’intervention orale, amenant des malentendus et de la frustration.

Bonne pratique 1 : préparer les participants sur les aspects techniques

  • Préparation en amont : par des tutos, des mini formations adaptées ou encore si possible une hot line.
  • Au début de chaque réunion, prévoir un temps pour vérifier que tout le monde connaît les fonctionnalités de la plateforme utilisée, et que le matériel de chacun (caméra, micro et débit Internet) fonctionne.

Un des aspects les plus importants de la « zoomfatigue » est un contact visuel rapproché trop long et trop intense, associé à un manque de mobilité. En effet, lors d’une conférence « classique » en présentiel, il est possible de regarder alternativement l’animateur et ses notes, ou encore de détourner le regard quelques instants. On peut aussi bouger un peu, notamment dans le cadre d’une réunion téléphonique. A l’inverse, lors d’une visioconférence, tout le monde est figé sur son siège face à l’écran, et tout le monde regarde tout le monde en permanence. Pire que cela, il a été prouvé qu’une taille trop importante sur l’écran des fenêtres présentant les vidéos des autres participants est nocive, dans le sens où ce contact visuel « forcé » et sans pause avec plusieurs individus « excite » notre cerveau de façon anormale et le fatigue à terme.

« Le cerveau humain a tendance à interpréter les appels prolongés avec des contacts rapprochés comme des situations intenses réelles, qui vont soit conduire à l’accouplement, soit au conflit. Jeremy Bailenson [professeur à l’université de Stanford, fondateur du laboratoire Virtual Human Interaction, N.D.L.R.] déclare que “Ce qui se passe, en effet, lorsque vous utilisez Zoom pendant de très nombreuses heures, c’est que vous êtes dans cet état hyper-excité. […] Il y a une recherche croissante maintenant qui dit que lorsque les gens bougent, ils fonctionnent mieux sur le plan cognitif”. »4

Bonne pratique 2 : éviter de mettre en permanence la caméra

  • Eviter d’afficher les visages en plein écran, en réduisant la fenêtre pour minimiser la taille des visages.
  • On peut aussi élargir le champ visuel de la webcam en se reculant par rapport à l’ordinateur, quitte à utiliser un clavier « externe » ou des écouteurs Bluetooth, pour aider à créer de la distance et une plus grande flexibilité gestuelle.
  • Eteindre périodiquement sa webcam afin de « souffler » un peu en se donnant un bref repos non verbal, permettant de se reposer à la fois l’esprit et le corps sous tension.
  • Masquer son propre retour vidéo (souvent désactivable via une option dans les paramètres des plateformes).

Un autre problème soulevé par les utilisateurs interrogés concerne leur propre image à l’écran. Dans la majeure partie des plateformes de vidéoconférence, il y a un retour vidéo permanent qui vous montre en direct ce que votre webcam diffuse aux autres participants. Cela crée un « effet miroir » qui provoque une gêne perturbatrice chez la personne.

« Jeremy Bailenson indique que “de nombreuses recherches montrent qu’il y a des conséquences émotionnelles négatives à se voir dans un miroir”. En effet, le fait de se voir dans un miroir nous rend généralement plus critique envers nous-mêmes que si nous n’avions aucun retour, et cette option fait passer ce phénomène de quelques secondes par jour à plusieurs heures par jour. »5

A la différence des échanges en présentiel qui ménagent de petits instants informels entre collègues – créateurs de liens – avant et après la réunion, la visioconférence implique une communication ciblée et centrée sur le sujet entre des participants ne pouvant communiquer entre eux en dehors du planning thématique imposé et du temps de connexion. L’absence d’interactivité sociale informelle de ce mode de communication renforce la difficulté de prise de parole de certaines personnes moins à l’aise en public, surtout devant des « étrangers ». Certaines informations utiles peuvent donc se perdre à cause de cette peur de la prise de parole, et on assiste alors à une perte de la qualité de la communication.

« Ce qui manque, ce sont les relations humaines. 32% des Français trouvent que le télétravail a détérioré la communication avec leurs collègues et pas moins de 68% se sentent plus isolés qu’avant, notamment du fait d’échanges amoindris avec leur manager ou le reste de l’équipe. »6

Bonne pratique 3 : ménager des temps informels

  • en début et fin de réunion, voire même des petites pauses favorables aux discussions,
  • afin que les participants puissent apprendre à se connaître un minimum
  • et osent davantage prendre la parole.

Cette difficulté de la prise de parole se trouve également renforcée par l’appauvrissement de la communication non verbale induite par la visioconférence. Lors d’une réunion classique, nous échangeons souvent de façon non verbale, par un simple hochement de tête ou un petit sourire. En visioconférence, la caméra permet bien de voir les autres, mais afin de se distinguer des multiples visages alignés sur un même écran, la gestuelle devra être artificiellement accrue, créant une charge cognitive supplémentaire.

« Vous devez vous assurer que votre tête est bien encadrée, au centre de la vidéo. Si vous voulez montrer à quelqu’un que vous êtes d’accord avec lui, vous devez faire un signe de tête exagéré ou lever le pouce. Cela ajoute une charge cognitive lorsque vous utilisez des calories mentales pour communiquer. »7     

Bonne pratique 4 : favoriser les échanges par chat

L’utilisation du chat peut être une solution pour :

  • favoriser les échanges notamment pour les plus timides à l’oral et également pour alléger la charge cognitive induite par une communication non verbale non naturelle. 
  • distribuer la parole de façon équitable.

La facilité d’organisation et de réalisation des visioconférences peut entraîner une multiplication excessive de ce type de réunion : on parlera alors de « réunionite ». Cet aspect répétitif au quotidien, parfois couplé avec des réunions derrière un écran s’étirant sur de longues heures, participe au phénomène déjà cité de la « zoomfatigue ». La déconcentration, la lassitude et le désintérêt générés par ces réunionites entraînent alors chez les participants des comportements opportunistes non professionnels qui ne seraient ni envisagés ni tolérés lors de réunions en présentiel, comme le fait de s’éclipser discrètement en plein milieu des échanges8 ou de lire des textos sur un téléphone hors caméra.

« L’excès de visioconférence épuise, il y a un véritable abus de réunions de ce type et l’attention n’est pas forcément présente chez tous les collaborateurs. […] 67% d’entre eux reconnaissent avoir déjà participé à des visioconférences qu’ils n’écoutaient pas vraiment, jugeant celles-ci peu pertinentes pour leur travail. »9

Bonne pratique 5 : prévoir des réunions plus courtes et avec un temps de pause

Bonne pratique 6 : mettre en place des règles déontologiques

  • Prévoir des réunions de 45 ou 50 minutes maximum ou de faire plus de pauses, éventuellement une pause-déjeuner plus longue qu’ordinairement pour se reposer de la fatigue mentale et oculaire, ou encore de démarrer plus tard le matin et finir plus tôt dans l’après-midi.
  • Envisager des réunions avec moins de participants à la fois, et avec un ordre du jour précis, communiqué en amont pour permettre à la personne de réfléchir au préalable.
  • Commencer la réunion par une séance de relaxation ou d’étirement ​
  • Prévoir des tutos sur les règles de confidentialité 
  • Indiquer en amont comment prévenir quand on doit s’absenter

Au vu de l’engouement professionnel actuel pour la visioconférence, la culture française de la réunion en présentiel pourrait bien disparaître. L’enjeu à venir sera de taille : les chefs d’entreprise et les responsables d’équipe sauront-ils repenser ce type de réunion en distanciel à la fois dans sa forme, son enjeu ou encore son rôle auprès des employés, afin de maintenir une cohésion entre les collaborateurs et une bonne qualité de travail ?

Sources :

1- Les visioconférences, fléau des temps modernes pour les télétravailleurs, par Célia Seramour , 09 Avril 2021 : https://www.lemondeinformatique.fr/actualites/lire-les-visioconferences-fleau-des-temps-modernes-pour-les-teletravailleurs-82544.html

2- Voir à ce sujet le portail de la Transformation de l’Action Publique, et notamment son Guide de la facilitation à distance : https://www.modernisation.gouv.fr/outils-et-methodes-pour-transformer/teletravail-la-ditp-publie-un-guide-de-facilitation-a-distance . Ce guide téléchargeable a été créé comme une boîte à outils de la facilitation en ligne pour concevoir et gérer des ateliers de travail collaboratif à distance : y sont détaillés des conseils de préparation, le développement d’une grammaire gestuelle entre participants pour éviter de couper la parole, les étapes de transformation d’activités du présentiel au digital, les clés comportementales, etc. Pour plus d’infos sur les implications politiques et administratives du développement du numérique, voir aussi l’article Téléconférence et visioconférence ou les paradoxes des outils de simplification des réunions, Raluca Iugulescu-Lestrade, Ecole nationale d’administration, « Revue française d’administration publique », 2016/1 N° 157, p. 105-116, ISSN 0152-7401 : https://www.cairn.info/revue-francaise-d-administration- publique-2016-1-page-105.htm

3- Les visioconférences, fléau des temps modernes pour les télétravailleurs, par Célia Seramour , 09 Avril 2021 : https://www.lemondeinformatique.fr/actualites/lire-les-visioconferences-fleau-des-temps-modernes-pour-les-teletravailleurs-82544.html

4- Zoom fatigue : l’université Stanford explique le phénomène et donne des solutions, par Arthur Aballéa, 1 mars 2021 : https://www.blogdumoderateur.com/zoom-fatigue-universite-standord-explique-phenomene-solutions/

5- Zoom fatigue : l’université Stanford explique le phénomène et donne des solutions, par Arthur Aballéa, 1 mars 2021 : https://www.blogdumoderateur.com/zoom-fatigue-universite-standord-explique-phenomene-solutions/

6- Les visioconférences, fléau des temps modernes pour les télétravailleurs, par Célia Seramour , 09 Avril 2021 : https://www.lemondeinformatique.fr/actualites/lire-les-visioconferences-fleau-des-temps-modernes-pour-les-teletravailleurs-82544.html

7- Zoom fatigue : l’université Stanford explique le phénomène et donne des solutions, par Arthur Aballéa, 1 mars 2021 : https://www.blogdumoderateur.com/zoom-fatigue-universite-standord-explique-phenomene-solutions/

8-  Un développeur américain du nom de Sam Lavigne a été jusqu’à créer un site, Zoom Escaper (https://zoomescaper.com/), vous permettant de vous forger un « alibi » pour vous sortir des visio-réunionites. Vous choisissez votre enregistrement (bruits de travaux, écho du micro, mauvaise connexion Internet, pleurs d’un bébé, aboiements de chien…), et vous voilà doté du sésame pour vous excuser auprès de vos collègues que vous assurez devoir quitter à regret… C’est le « zooméchappatoire » ! Les visioconférences, fléau des temps modernes pour les télétravailleurs, par Célia Seramour , 09 Avril 2021 : https://www.lemondeinformatique.fr/actualites/lire-les-visioconferences-fleau-des-temps-modernes-pour-les-teletravailleurs-82544.html

9- Les visioconférences, fléau des temps modernes pour les télétravailleurs, par Célia Seramour , 09 Avril 2021 : https://www.lemondeinformatique.fr/actualites/lire-les-visioconferences-fleau-des-temps-modernes-pour-les-teletravailleurs-82544.html

En lien avec ce sujet, vous pouvez aussi consulter notre article sur les conséquences du confinement sur les pratiques de formation.

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