Comment bien répondre à l’indicateur 1 du référentiel pour obtenir la certification Qualiopi

Auteures : Sandrine Baslé, Valentine Lesser Galtier et Valentine Malan,
publié le 21 février 2022

Qualiview conseil vous aide à savoir comment répondre à l’indicateur 1 de Qualiopi, qui concerne l’information sur vos formations.

L’indicateur 1 est important car il est en premier. Vis-à-vis de l’auditeur, il donne le ton et instaure un niveau de confiance dans votre préparation. C’est un indicateur pour lequel il y a beaucoup de non-conformités. Nous présentons comment éviter toute non-conformité le jour de l’audit de certification Qualiopi.

Les éléments fournis par le guide de lecture du référentiel national Qualiopi sur l’indicateur 1

L’indicateur 1 du référentiel Qualiopi : Le prestataire diffuse une information accessible au public, détaillée et vérifiable sur les prestations proposées : prérequis, objectifs, durée, modalités et délais d’accès, tarifs, contacts, méthodes mobilisées et modalités d’évaluation, accessibilité aux personnes handicapées.

Niveau attendu : donner une information accessible, exhaustive (c’est-à-dire sur l’intégralité des items mentionnés) datée et actualisée.

L’indicateur 1 de Qualiopi correspond à la description de votre offre de formation

L’indicateur 1 du critère 1 de Qualiopi sur la communication fait référence à la description des offres de formation de votre organisme de formation.

Par cet indicateur, le législateur souhaite que tout organisme de formation rende accessible les informations concernant ses formations. L’indicateur 1 liste l’ensemble des informations spécifiques à communiquer.
Ainsi, toute personne intéressée par vos formations est-elle censée avoir ainsi toutes les informations pour contacter votre organisme en connaissance de cause.

Le jour de l’audit, pour toute formation entrant dans le périmètre de l’organisme, celui-ci doit prouver que toutes les informations sur ces formations sont accessibles.

En pratique, cela revient à publier les informations de l’indicateur 1 sur votre site Internet ou bien à les communiquer sur demande de toute personne intéressée :

I. Présenter son offre sur un site Internet est une solution simple même si ce n’est pas une obligation

En effet, pouvoir présenter votre offre sur un site internet est une solution simple pour répondre à l’indicateur 1 de Qualiopi.

Toutefois, certains organismes ne souhaitent pas publier leur offre sur leur site internet. Il peut y avoir plusieurs raisons à cela.

D’une part, le marché peut être très concurrentiel. Dans ce cas, l’organisme ne souhaite pas présenter tous les éléments à ses concurrents.

D’autre part, les formations peuvent être “secret défense”.

2. L’organisme de formation peut décider de ne fournir les informations que sur demande : 

L’organisme devra alors prouver que, une fois une demande reçue, il est à même de transmettre aux demandeurs toutes les informations listées à l’indicateur 1.

Si vous êtes dans ce cas, alors le jour de l’audit Qualiopi, vous pouvez présenter :

  • pour vos formations sur catalogue : une fiche formation ou une proposition (par exemple) ;
  • pour vos formations sur mesure : une proposition, une convention ou un devis spécifique du client avec tous les éléments listés à l’indicateur 1.

L’indicateur 1 de Qualiopi est à la fois facile et difficile !

L’indicateur 1 est facile puisqu’il liste point par point, tous les éléments qui doivent être accessibles pour chaque formation proposée par l’organisme de formation. A partir du moment où l’organisme de formation suit cette liste, il n’y a donc pas de surprise. Il sera conforme à l’indicateur 1.

Pourtant, les difficultés sont de trois ordres :

  • La 1ère difficulté de l’indicateur 1 est que cette liste n’est pas complète et comprend également la datation des informations. Il faut que les informations soient datées. De quelque manière que ce soit : par exemple, l’organisme peut indiquer une date de la prochaine session de formation. Quand il n’y a pas de date, l’organisme peut préciser sur la page, la date de la dernière modification de cette page (c’est le plus sûr moyen) ;
  • La 2ème difficulté de l’indicateur 1 réside dans le nombre de formations existantes. S’il y a des centaines de formations, toutes doivent respecter cet indicateur. Quand cela nécessite trop de travail, l’organisme peut trier et ne garder que les formations essentielles à son activité ; 
  • La 3ème difficulté réside dans la compréhension des informations demandées. Par exemple, qu’est-ce qu’un prérequis ? Que veut dire “modalités et délais d’accès” ? … Ci-dessous, nous vous donnons quelques précisions sur ces termes.

Quelques précisions sur les informations listées par l’indicateur 1 du référentiel Qualiopi

Un prérequis est une condition pour accéder à la formation et doit donc être défini de façon objective. Toute personne lisant la fiche formation doit pouvoir comprendre de quoi il s’agit. Donc ça ne doit pas être vague. Quand il n’y a pas de prérequis, il est nécessaire d’indiquer “aucun”. Cela semble assez administratif et peut “vendeur” pour les organismes de formation qui sont plus dans une communication fun et directe, mais il ne faut pas faire l’impasse !

Les objectifs de formation : les objectifs doivent être définis précisément et mesurables ensuite lors de la formation. Ils commencent par un verbe d’action !

La durée des formations : précisez, pour chaque formation, la durée donc le nombre d’heures, de jours répartis sur combien de mois ou d’années. Vous pouvez préciser le nombre d’heures au total quand la formation dépasse plusieurs jours. 

Modalité et délai d’accès : cette expression est souvent mal comprise. 

Pour les modalités d’accès, il faut indiquer clairement comment s’inscrire à la formation. Un contact en particulier ? Un formulaire téléchargeable sur le site internet ? Un bulletin d’inscription à retourner complété par email ? 

Pour les délais d’accès, il faut indiquer les délais pour accéder à la formation, c’est-à-dire :

  • soit la dates des prochaines sessions
  • soit, dans le cas où il n’y a pas de dates prévues d’avance, indiquer le temps entre maintenant (c’est-à-dire le jour où la personne s’intéresse à la formation) et le jour où effectivement la formation pourrait être dispensée. Est-ce 6 mois, un an ou deux semaines ? 
  • Particularité pour les CFA : une législation oblige les CFA à avoir des entrées tout au long de l’année c’est-à-dire à accepter des alternants tout au long de l’année. Vous pouvez ainsi indiquer, par exemple : “nos entrées principales sont en septembre et janvier. Toutefois, en dehors de ces périodes, n’hésitez pas à nous contacter.”

Sur ce point, le guide de lecture précise que le délai d’accès correspond à : “la durée estimée entre la demande du bénéficiaire et le début de la prestation.” Certains auditeurs interprètent ce délai comme correspondant à la date limite pour s’inscrire. Par exemple : “inscription possible jusqu’à 3 jours avant la date de la formation’. 

Pour le prix, le législateur n’a pas présenté de position claire. A priori si on lit l’indicateur, le prix, comme les autres informations, peut être accessible sur demande. Pourtant, certains auditeurs considèrent qu’une indication de prix doit apparaître (et qu’il ne suffit donc pas de dire : “pour le prix, nous consulter!”). S’il n’y a pas trop de risques à donner le prix vis-à-vis des concurrents,  il est conseillé de l’afficher. Si cela est trop “risqué” il est préférable alors d’indiquer une fourchette de prix ou un moyen de le calculer : “notre prix de journée est de tant…” ou “pour vous donner une exemple…” ou “notre prix est calculé de la manière suivante…”, tout en indiquant “nous contacter pour recevoir un devis tenant compte de votre demande”. 

Pour les contacts : précisez le contact de la personne qui pourra donner plus d’informations si besoin et répondre aux différentes questions des personnes intéressées. N’oubliez pas d’indiquer un email ou un numéro de téléphone par exemple. 

Les méthodes mobilisées et modalités d’évaluation doivent être précisées pour chacune des formations. 

Concernant les méthodes mobilisées, il faut préciser à l’attention des personnes intéressées si la formation portera sur de la théorie par exemple, des cas pratiques, une méthode participative, des jeux de rôles ou mises en situation… N’oubliez pas de préciser si la formation aura lieu en présentiel, distanciel ou en blended. 

Concernant l’accessibilité des personnes handicapées, il est important de préciser si vos formations sont a priori accessibles aux personnes en situation de handicap. Et, le cas échéant, indiquer qui pour discuter des adaptations pouvant être mises en place lors de la formation. 

Vous pouvez par exemple indiquer :“Nos formations sont ouvertes à tous. Si vous avez des besoins spécifiques, notamment liés à une situation de handicap, n’hésitez pas à nous contacter. Notre équipe vous accueillera et se tient prête à répondre à vos besoins.”

Dater : cette obligation découle du niveau attendu qui mentionne que l’information doit être datée et actualisée. Il est préférable d’indiquer la date de mise à jour. 

Accessible : le niveau attendu mentionne également que l’information doit être accessible. Cela signifie que toutes les informations ci-dessus doivent être disponible “facilement”, ce qui est une donnée subjective. 

En conclusion, l’indicateur 1 est un de ceux où il y a le plus de non-conformités car il suffit d’une information oubliée pour avoir une non-conformité. Néanmoins, elle peut être corrigée facilement en ayant le webmaster sous la main en alerte les jours d’audit (si vos informations sont sur votre site internet), afin de pouvoir faire les corrections dans le temps de l’audit.

Vous pouvez lire nos articles sur Qualiopi et sur la formation professionnelle dans notre blog Qualinews.

 

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